Praktijkdag verzetten: één bericht, en wat erin hoort

Verzet zo vroeg mogelijk, en stuur één bericht aan iedereen die ingeschreven staat. Daarin zet je het oude moment, het nieuwe moment, het adres, en wat je cursist kan doen als de nieuwe datum niet past. Modellen laat je apart weten, want die staan niet als cursist ingeschreven.

Wat hieronder aan bod komt:

• wanneer je verzet, en wanneer je beter afzegt
• hoe ver van tevoren dat nog netjes is
• hoe je de nieuwe datum kiest
• wat er precies in je bericht hoort
• wat je doet met een cursist die dan niet kan
• hoe je zorgt dat je minder vaak hoeft te verzetten

Het eerste deel van dat bericht gaat vanzelf. Plan je in de Avana Academie eerst de nieuwe dag en annuleer je daarna de oude, dan krijgt iedereen die ingeschreven stond een mail met een knop om de nieuwe datum te kiezen.

Wanneer verzet je een praktijkdag, en wanneer zeg je hem af?

Verzetten betekent dat de dag doorgaat op een ander moment, met dezelfde groep. Afzeggen betekent dat de datum vervalt en dat iedereen opnieuw een dag kiest. Welke van de twee past, hangt af van de reden.

Verzetten houdt de groep bij elkaar. Dat is prettig als de cursisten elkaar al kennen van vragen bij de lessen, of als je de dag hebt opgebouwd rond een vaste verdeling van modellen.

Hoe ver van tevoren verzet je hem?

Zo vroeg als je het weet. Een cursist neemt voor een praktijkdag vaak vrij van eigen werk of regelt vervoer van ver. Elke dag eerder bericht maakt het makkelijker om de nieuwe datum wel te halen.

Bij te weinig aanmeldingen kun je dat moment zelf kiezen. Leg vooraf een beslismoment vast, bijvoorbeeld twee weken voor de dag. Staan er dan minder mensen dan je minimum, dan verzet je op dat moment. Hoe je een minimum in je voorwaarden zet, staat in voorwaarden voor je cursus.

Bij ziekte heb je die ruimte niet. Laat het dan dezelfde dag weten, ook als je nog geen nieuwe datum hebt. "De dag van zaterdag gaat niet door, uiterlijk maandag hoor je de nieuwe datum" is beter dan twee dagen stilte. Hoe je als solo-salon ziekte en vakantie opvangt in je gewone agenda, lees je in vakantie of ziek als solo-salon.

Hoe kies je de nieuwe datum?

Kijk eerst naar je eigen agenda en daarna naar je cursisten.

• Houd dezelfde dag van de week aan. Wie op zaterdag kon, kan vaker weer op een zaterdag.
• Blijf binnen een paar weken. Te ver weg en je cursist is de theorie kwijt, of heeft ondertussen een cursus ergens anders geboekt.
• Controleer je agenda op botsingen. Een praktijkdag duurt uren. Staat er één behandeling in dat blok, dan heb je op de dag zelf een probleem.
• Denk aan je modellen. Een datum die voor je cursisten past maar niet voor je modellen, lost niets op.

Twijfel je tussen twee data, vraag dan bij een kleine groep kort wat beter uitkomt. Doe dat in één bericht met twee opties en een uiterste reactiedatum, zodat het geen lange appdiscussie wordt.

Wat zet je in je bericht aan cursisten?

Houd het kort en volledig. Dit hoort erin:

1. Het oude moment, zodat niemand twijfelt welke afspraak eruit moet.
2. Het nieuwe moment, met datum, begintijd en adres.
3. De reden in één zin. Meer uitleg is zelden nodig.
4. Wat je cursist kan doen als de nieuwe datum niet past, en tot wanneer.
5. Een agendalink, zodat de nieuwe datum met één tik in Google Agenda, Apple Agenda of Outlook staat.

Voorbeeldtekst. Hoi Sanne, je praktijkdag voor de BIAB-cursus schuift van zaterdag 3 okt. om 10:00 naar zaterdag 17 okt. om 10:00, op hetzelfde adres. Ik ben ziek en wil je niet halfslachtig lesgeven. Past de nieuwe datum niet, dan kies je een andere dag van deze cursus, of laat je het me weten, dan zoeken we samen een oplossing.

Zorg dat er daarna nog een herinnering uitgaat vlak voor de nieuwe dag. Juist bij een verzette datum staat de oude afspraak soms nog in iemands hoofd. In Avana stuur je die met de knop bij de dag, met de datum, de tijd en het adres erin.

Wat als een cursist niet kan op de nieuwe datum?

Reken erop dat dit bij een deel van de groep gebeurt. Dit zijn de opties, in deze volgorde:

1. Een andere datum van dezelfde cursus. Heb je al een volgende dag gepland met vrije plekken, dan zet je je cursist daarop.
2. Een extra datum. Zitten er meerdere cursisten zonder passende dag, dan is een extra dag vaak de nettere oplossing.
3. Terugbetalen volgens je voorwaarden. Past echt niets, dan betaal je het deel van het cursusgeld terug dat voor de praktijkdag is. Heb je dat vooraf vastgelegd, dan is dit een korte afhandeling.

De online lessen blijven daarbij gewoon beschikbaar. Je cursist heeft de theorie al gekocht en kan die blijven bekijken.

Vergeet je modellen niet

Een model staat niet als cursist ingeschreven. Een bericht aan je cursisten bereikt je modellen dus niet. Bel of app elk model zelf en vraag direct of de nieuwe datum past. Past die niet, zoek dan meteen een vervanger. Hoe je modellen werft en een reservemodel achter de hand houdt, staat in een praktijkdag met model organiseren.

Hoe regel je het in Avana zonder iedereen apart te mailen?

In de Avana Academie staat je praktijkdag als blok in je gewone agenda. Een dag verplaatsen gaat zo:

• Plan eerst de nieuwe dag, met datum, tijd en aantal plekken. Hij komt als blok in je agenda, en er kan geen behandeling overheen geboekt worden. Heb je Academie Plus, dan krijgt wie op de wachtlijst staat er meteen een mail over.
• Annuleer daarna de oude dag. Iedereen die erop stond, krijgt een mail dat de dag niet doorgaat, met een knop om een andere datum te kiezen. De rest van de cursus blijft gewoon open.
• Stuur vlak voor de nieuwe dag een herinnering met de knop bij de dag. Iedereen die erop staat, krijgt dan een mail met de datum, de tijd en het adres.

In die volgorde staat de nieuwe datum al klaar op het moment dat de mail binnenkomt, en kiest niemand een dag die nog niet bestaat. Je modellen laat je zelf weten, want die staan niet in de Academie.

De nieuwe datum staat meteen op je eigen cursuspagina met een vast webadres, dezelfde link die je zelf rondstuurt. Wie later inschrijft, ziet dus het juiste moment.

Wat je betaalt: €9,99 per maand voor Academie Start bovenop je pakket, of €19,99 voor Plus. Op Business Max zit Start er al bij. Heb je geen Avana-pakket, dan kost de Academie los €19,99 of €29,99 per maand. Los werkt alles hierboven hetzelfde, behalve het stuk dat je praktijkdag in je eigen agenda zet.

Geef je een cursus in een bepaald vak, kijk dan hoe het eruitziet voor nagelstylistes, wimperstylistes, kappers of schoonheidsspecialistes.

Zo hoef je minder vaak te verzetten

Een deel van het verzetten is te voorkomen:

• Plan niet te vroeg vol. Zet twee of drie data open en voeg er een toe als ze vollopen. Hoe je dat door het jaar verdeelt, lees je in wanneer plan je je praktijkdagen?.
• Noem een minimum aantal cursisten in je voorwaarden, met het moment waarop je beslist.
• Houd een vervangende docent in beeld, bijvoorbeeld een collega die dezelfde werkwijze kent.

Wil je eerst de basis van je cursus rond hebben, begin dan bij zelf een cursus geven vanuit je salon.