Praktijkdag verzetten: één bericht, en wat erin hoort
Verzet zo vroeg mogelijk, en stuur één bericht aan iedereen die ingeschreven staat. Daarin zet je het oude moment, het nieuwe moment, het adres, en wat je cursist kan doen als de nieuwe datum niet past. Modellen laat je apart weten, want die staan niet als cursist ingeschreven.
Wat hieronder aan bod komt:
- wanneer je verzet, en wanneer je beter afzegt
- hoe ver van tevoren dat nog netjes is
- hoe je de nieuwe datum kiest
- wat er precies in je bericht hoort
- wat je doet met een cursist die dan niet kan
- hoe je zorgt dat je minder vaak hoeft te verzetten
Dat bericht hoef je niet zelf te typen. Verzet je de dag in de Avana Academie, dan schuift het blok mee in je agenda en gaat de mail vanzelf naar iedereen die ingeschreven staat, met het oude en het nieuwe moment erin.
Wanneer verzet je een praktijkdag, en wanneer zeg je hem af?
Verzetten betekent dat de dag doorgaat op een ander moment, met dezelfde groep. Afzeggen betekent dat de datum vervalt en dat iedereen opnieuw een dag kiest. Welke van de twee past, hangt af van de reden.
| Reden | Wat meestal het beste werkt |
|---|---|
| Je bent ziek of er valt iets uit in je salon | Verzetten naar een datum binnen een paar weken |
| Te weinig aanmeldingen voor een zinvolle dag | Verzetten naar later, of cursisten naar een andere datum zetten waar al mensen staan |
| Je hebt per ongeluk dubbel gepland | Verzetten, zo snel mogelijk na het ontdekken |
| Je stopt met deze datum en plant later opnieuw | Afzeggen, zodat iedereen zelf een nieuwe dag kiest |
Verzetten houdt de groep bij elkaar. Dat is prettig als de cursisten elkaar al kennen van vragen bij de lessen, of als je de dag hebt opgebouwd rond een vaste verdeling van modellen.
Hoe ver van tevoren verzet je hem?
Zo vroeg als je het weet. Een cursist neemt voor een praktijkdag vaak vrij van eigen werk of regelt vervoer van ver. Elke dag eerder bericht maakt het makkelijker om de nieuwe datum wel te halen.
Bij te weinig aanmeldingen kun je dat moment zelf kiezen. Leg vooraf een beslismoment vast, bijvoorbeeld twee weken voor de dag. Staan er dan minder mensen dan je minimum, dan verzet je op dat moment. Hoe je een minimum in je voorwaarden zet, staat in voorwaarden voor je cursus.
Bij ziekte heb je die ruimte niet. Laat het dan dezelfde dag weten, ook als je nog geen nieuwe datum hebt. "De dag van zaterdag gaat niet door, uiterlijk maandag hoor je de nieuwe datum" is beter dan twee dagen stilte. Hoe je als solo-salon ziekte en vakantie opvangt in je gewone agenda, lees je in vakantie of ziek als solo-salon.
Hoe kies je de nieuwe datum?
Kijk eerst naar je eigen agenda en daarna naar je cursisten.
- Houd dezelfde dag van de week aan. Wie op zaterdag kon, kan vaker weer op een zaterdag.
- Blijf binnen een paar weken. Te ver weg en je cursist is de theorie kwijt, of heeft ondertussen een cursus ergens anders geboekt.
- Controleer je agenda op botsingen. Een praktijkdag duurt uren. Staat er één behandeling in dat blok, dan heb je op de dag zelf een probleem.
- Denk aan je modellen. Een datum die voor je cursisten past maar niet voor je modellen, lost niets op.
Twijfel je tussen twee data, vraag dan bij een kleine groep kort wat beter uitkomt. Doe dat in één bericht met twee opties en een uiterste reactiedatum, zodat het geen lange appdiscussie wordt.
Wat zet je in je bericht aan cursisten?
Houd het kort en volledig. Dit hoort erin:
- Het oude moment, zodat niemand twijfelt welke afspraak eruit moet.
- Het nieuwe moment, met datum, begintijd en adres.
- De reden in één zin. Meer uitleg is zelden nodig.
- Wat je cursist kan doen als de nieuwe datum niet past, en tot wanneer.
- Een agendalink, zodat de nieuwe datum met één tik in Google Agenda, Apple Agenda of Outlook staat.
Voorbeeldtekst. Hoi Sanne, je praktijkdag voor de BIAB-cursus schuift van zaterdag 3 okt. om 10:00 naar zaterdag 17 okt. om 10:00, op hetzelfde adres. Ik ben ziek en wil je niet halfslachtig lesgeven. Past de nieuwe datum niet, dan kies je een andere dag van deze cursus, of laat je het me weten, dan zoeken we samen een oplossing.
Zorg dat er daarna nog een herinnering uitgaat vlak voor de nieuwe dag. Juist bij een verzette datum staat de oude afspraak soms nog in iemands hoofd. In Avana gaat die herinnering vanzelf, over het nieuwe moment.
Wat als een cursist niet kan op de nieuwe datum?
Reken erop dat dit bij een deel van de groep gebeurt. Dit zijn de opties, in deze volgorde:
- Een andere datum van dezelfde cursus. Heb je al een volgende dag gepland met vrije plekken, dan zet je je cursist daarop.
- Een extra datum. Zitten er meerdere cursisten zonder passende dag, dan is een extra dag vaak de nettere oplossing.
- Terugbetalen volgens je voorwaarden. Past echt niets, dan betaal je het deel van het cursusgeld terug dat voor de praktijkdag is. Heb je dat vooraf vastgelegd, dan is dit een korte afhandeling.
De online lessen blijven daarbij gewoon beschikbaar. Je cursist heeft de theorie al gekocht en kan die blijven bekijken.
Vergeet je modellen niet
Een model staat niet als cursist ingeschreven. Een bericht aan je cursisten bereikt je modellen dus niet. Bel of app elk model zelf en vraag direct of de nieuwe datum past. Past die niet, zoek dan meteen een vervanger. Hoe je modellen werft en een reservemodel achter de hand houdt, staat in een praktijkdag met model organiseren.
Hoe verzet je een praktijkdag zonder zelf te mailen?
In de Avana Academie staat je praktijkdag als blok in je gewone agenda. Verzetten gaat zo:
- Je kiest een nieuwe datum en tijd bij de dag. Het blok in je agenda schuift mee, en wie ingeschreven staat gaat mee naar het nieuwe moment.
- Iedereen krijgt vanzelf een mail met het oude en het nieuwe moment, het adres en een agendalink voor Google, Apple of Outlook.
- Botst het nieuwe moment met een afspraak in je agenda, dan kan het niet. Je ziet dat meteen bij het veld, dus je plant nooit per ongeluk een behandeling en een praktijkdag over elkaar.
- Kan een cursist niet op de nieuwe datum, dan zet je die met één tik op een andere datum van dezelfde cursus, als daar plek is. Ook dan gaat er een mail met het oude en het nieuwe moment.
- Je cursist kan ook zelf een andere dag kiezen of zich afmelden, tot 48 uur voor de praktijkdag. De plek komt dan vrij en jij krijgt een pushbericht.
- De herinneringen gaan vanzelf, ook na het verzetten. Een week voor de dag en de dag ervoor krijgt iedereen een mail met de nieuwe datum, de tijd en het adres. Zelf een bericht sturen kan ook, met de knop bij de dag.
Een dag die al begonnen is, verzet je niet meer. Je modellen laat je zelf weten, want die staan niet in de Academie.
De nieuwe datum staat meteen op je eigen cursuspagina met een vast webadres, dezelfde link die je zelf rondstuurt. Wie later inschrijft, ziet dus het juiste moment.
Wat je betaalt: €9,99 per maand voor Academie Start bovenop je pakket, of €19,99 voor Plus. Op Business Max zit Start er al bij. Heb je geen Avana-pakket, dan kost de Academie los €19,99 of €29,99 per maand. Los werkt alles hierboven hetzelfde, behalve het stuk dat je praktijkdag in je eigen agenda zet.
Geef je een cursus in een bepaald vak, kijk dan hoe het eruitziet voor nagelstylistes, wimperstylistes, kappers of schoonheidsspecialistes.
Zo hoef je minder vaak te verzetten
Een deel van het verzetten is te voorkomen:
- Plan niet te vroeg vol. Zet twee of drie data open en voeg er een toe als ze vollopen. Hoe je dat door het jaar verdeelt, lees je in wanneer plan je je praktijkdagen?.
- Noem een minimum aantal cursisten in je voorwaarden, met het moment waarop je beslist.
- Houd een vervangende docent in beeld, bijvoorbeeld een collega die dezelfde werkwijze kent.
Wil je eerst de basis van je cursus rond hebben, begin dan bij zelf een cursus geven vanuit je salon.
Veelgestelde vragen
Dat kan, als het in je voorwaarden staat en je cursist een redelijk alternatief krijgt. Een gangbare afspraak is dat je cursist bij een verzette dag kosteloos een andere datum kiest, en dat het deel van het cursusgeld voor de praktijkdag terugkomt als geen enkele nieuwe datum past. Zet dat vóór de verkoop in je voorwaarden, zodat er achteraf geen discussie over is.