Een praktijkdag met model organiseren: klein houden loont

Reken op één docent voor vier tot zes cursisten, en bij lange of precieze behandelingen op drie of vier. Elke cursist krijgt een eigen tafel en een eigen model. Bij meer mensen sta je bij niemand lang genoeg om te zien waar het misgaat, en dat is nou juist waar ze voor betalen.

Wat hieronder aan bod komt:

• hoeveel cursisten je per docent aankunt
• waar je modellen vandaan haalt, en wat je ze biedt
• wat er per tafel klaarligt
• hoe je hygiëne regelt op een dag met meerdere tafels
• een dagplanning met tijden die je zo kunt overnemen
• wat je doet als een model of een cursist afzegt

Die dag moet ook ergens ingepland staan, naast je gewone klanten. Plan je met Avana, dan staat de praktijkdag als blok in diezelfde agenda, met een vast aantal plekken, zodat er niemand een behandeling overheen boekt.

Wat is een praktijkdag precies?

Een praktijkdag is het deel van je cursus waarin je cursist de behandeling op een echt mens uitvoert, in je salon, terwijl jij meekijkt en bijstuurt. De theorie hoort daar zo min mogelijk in. Die doet je cursist vooraf: hoe het product werkt, welke stappen er zijn, wanneer je een behandeling weigert.

Dat verschil maakt de dag veel rustiger. Wie binnenkomt, weet al wat een shield is of hoe je een fade opbouwt. Jij hoeft het alleen nog voor te doen en daarna de handen te corrigeren. Hoe je de rest van je cursus opbouwt, staat in cursus geven vanuit je salon.

Hoeveel cursisten kun je per docent aan?

Minder dan je denkt. Het moment dat een cursist hulp nodig heeft, valt bij iedereen ongeveer op hetzelfde punt in de behandeling. Bij zes mensen die tegelijk aan de lotion van een wimperlift beginnen, sta je op vijf plekken te laat.

Bij barber- en kappersopleidingen zie je groepen van vier tot zes per docent. Voor andere vakken is dit onze vuistregel:

Heb je een collega die mee kan kijken, dan kun je de groep verdubbelen. Laat die collega dan wel dezelfde uitleg geven als jij. Twee docenten die elk een eigen manier voordoen, maken een beginner onzeker.

Kijk ook naar je ruimte. Het aantal plekken is het kleinste van drie getallen: wat jij kunt begeleiden, hoeveel tafels of stoelen je hebt, en hoeveel lampen of wasbakken er zijn.

Hoe vind je modellen voor je praktijkdag?

Begin twee tot drie weken van tevoren. Later lukt het vaak nog wel, maar dan neem je wie er komt, en dat is bij een praktijkdag precies het probleem.

Waar je modellen vindt:

• vaste klanten die de behandeling toch al laten doen
• mensen die al eens naar een plek hebben gevraagd terwijl je agenda vol zat
• een verhaal op Instagram met de datum, de behandeling en wat het kost
• je cursisten zelf, die iemand uit hun eigen omgeving meenemen

Dat laatste scheelt jou werk, maar je hebt minder grip op wie er komt. Een model met een ooginfectie of met haar dat net zwart geverfd is, kun je die dag niet gebruiken. Laat cursisten die zelf iemand meenemen daarom een paar dagen vooraf een foto en de antwoorden op je intakevragen sturen.

Wat je een model biedt: een gratis behandeling of een klein bedrag dat je materiaal dekt. Een kleine bijdrage zorgt er vaak voor dat mensen ook echt komen. Zeg er eerlijk bij dat de behandeling langer duurt dan normaal en dat een cursist hem uitvoert terwijl jij meekijkt.

Waar je op selecteert:

• wimpers en brows: geen oogklachten, geen recente behandeling rond het oog, lenzen die dag uit of een bril mee
• nagels: geen wondjes of ontstoken nagelriemen, geen oude laag die er lang over doet om te verwijderen
• haar: de juiste uitgangssituatie voor de techniek, dus een foto vooraf, zeker bij kleur

Vraag ook toestemming voor foto's. Een cursist wil het resultaat vaak voor een portfolio gebruiken. Leg vast of dat mag, en of het gezicht erop mag.

Wat moet er per tafel klaarliggen?

Zet elke tafel de avond van tevoren klaar, zodat je 's ochtends alleen nog koffie hoeft te zetten. Deze lijst werkt voor de meeste vakken:

• een eigen set gereedschap per cursist, gedesinfecteerd en afgedekt
• het product dat je in de cursus gebruikt, met houdbaarheid en openingsdatum op de verpakking
• wegwerpmateriaal voor de hele dag, plus een reserve
• een lamp die op het werk schijnt, met de ogen van het model buiten het licht
• een afvalbak per tafel en een aparte plek voor gebruikt gereedschap
• een geprinte of digitale intake per model
• een stappenkaart van de behandeling, zodat je cursist niet op een telefoon hoeft te kijken
• bij wimpers en brows: oogspoeling binnen handbereik

Heeft je cursist eigen materiaal meegekregen of gekocht, laat dat dan meenemen en werk ermee. Wie op jouw product leert en thuis met iets anders begint, loopt meteen vast.

Hoe regel je hygiëne op een dag met meerdere tafels?

Op een gewone werkdag heb je hygiëne in je vingers. Met vier beginners in de ruimte gaat het mis op plekken waar je niet aan denkt: een pincet dat van tafel naar tafel gaat, een pot product waar iedereen in dipt, een handdoek die twee keer gebruikt wordt.

Maak het daarom zichtbaar in de opzet:

• ieder heeft een eigen set en er wordt niets gedeeld
• product gaat in porties uit de verpakking, nooit met gebruikt materiaal terug de pot in
• handen wassen of desinfecteren bij elk volgend model en na elke pauze
• schoon en gebruikt liggen gescheiden, ook in een krappe ruimte

Maak hygiëne een onderdeel van je beoordeling. Wie het goed doet op de praktijkdag, doet het ook bij de eerste eigen klant.

Hoe ziet een dagplanning met tijden eruit?

Dit is een voorbeeld voor een behandeling van ongeveer een uur, zoals een wimperlift met browlamination of een fade, met vier cursisten. Bij langere behandelingen schuif je de modellen naar de ochtend en laat je de tweede ronde vallen.

Laat de modellen niet allemaal om 13:15 binnenkomen als je weet dat de eerste stap de langste is. Een kwartier tussen de modellen geeft je tijd om bij de eerste twee tafels te kijken voordat de andere beginnen.

Wat doe je als een model of cursist afzegt?

Reken erop dat het gebeurt. Bevestig elk model een week en een dag vooraf, en nodig één reservemodel uit dat 's middags kan invallen.

Komt er toch iemand niet, dan zijn er drie opties:

1. het reservemodel schuift aan
2. de cursist zonder model neemt bij een ander een deel van de behandeling over, bijvoorbeeld één oog
3. je plant een extra oefenmoment, en dat zet je vooraf in je voorwaarden

Zegt een cursist af, dan wil je vooraf hebben vastgelegd tot wanneer iemand kosteloos naar een volgende praktijkdag kan schuiven. Zo voorkom je een discussie over geld op het moment dat er een plek leeg blijft. Voorbeeldteksten daarvoor staan in voorwaarden voor je cursus.

Komt een cursist zonder bericht niet, dan telt de dag niet als gedaan en volgt het certificaat pas na een ingehaalde dag. Hoe je dat afhandelt, lees je in een cursist komt niet op de praktijkdag. Moet jij de dag zelf verzetten, kijk dan bij een praktijkdag verzetten.

Een lege plek door een afzegging vul je het makkelijkst met iemand die al had laten weten dat er interesse was. Hoe je dat voor gewone afspraken aanpakt, staat in een wachtlijst gebruiken om annuleringen op te vullen.

Hoe zet je die dag in je agenda?

In de Avana Academie plan je een praktijkdag als een datum met een tijd en een vast aantal plekken. Hij staat meteen in je gewone agenda, naast je afspraken, als één blok met het aantal ingeschreven cursisten erbij. Die uren zijn bezet, dus niemand boekt er een behandeling overheen, ook niet online.

Wat er verder gebeurt:

• je cursist schrijft zich in op je cursuspagina en betaalt online, via iDEAL (bij Belgische salons ook Bancontact), of jij regelt de betaling zelf
• met Academie Plus kan iemand op de wachtlijst als de dag vol is; plan je een extra dag, dan krijgt iedereen op die lijst vanzelf een mail, en wie het eerst inschrijft heeft de plek
• gaat de dag niet door, dan annuleer je hem en krijgt iedereen die erop stond een mail om een andere datum te kiezen
• een herinnering met datum, tijd en adres stuur je met één knop bij de dag; je modellen bel of app je zelf
• op de dag zelf vink je per cursist Aanwezig of Niet gekomen af; niet gekomen telt de dag niet als gedaan
• de theorie staat vooraf online, met video, pdf's en een toets, zodat de praktijkdag echt over oefenen gaat
• is alles af, dan krijgt je cursist automatisch een certificaat op naam met een nummer dat iedereen kan controleren

De data waar je cursist uit kiest, staan op je eigen cursuspagina met een vast webadres. Die link stuur je zelf rond, in een appje of in je Instagram-bio, en daar schrijft iemand zich in en betaalt meteen.

Wat je cursist voor de cursus betaalt, houd je zelf: Avana neemt 0% van de cursusprijs. Je cursist betaalt €4,99 servicekosten als aparte regel bij het afrekenen. De Academie zet je erbij op je Avana-pakket: Academie Start kost €9,99 per maand, Academie Plus €19,99, en bij Business Max zit Start erbij. Alles staat op de prijzenpagina van de Academie.

Kan het ook zonder boekingssysteem?

Ja. Plan je je klanten in een ander systeem of op papier, dan neem je de Academie los: €19,99 per maand voor Start, €29,99 voor Plus. Je cursuspagina, de data en het certificaat werken hetzelfde, en met Plus ook de wachtlijst.

Wat je dan mist, is precies het stuk waar deze pagina over gaat: de dag staat niet in de agenda waar je behandelingen in staan. Je houdt dus zelf bij dat je die uren vrijhoudt, en een klant die online boekt weet van niets. Voor een praktijkdag met modellen die je weken van tevoren regelt, is dat het onderdeel dat je het minst wilt missen.

Geef je een nagel- of wimpercursus, dan zie je op de vakpagina's hoe dat eruitziet: cursus geven als nagelstyliste en cursus geven als wimperstyliste.

Wanneer is één praktijkdag niet genoeg?

Bij technieken waar een beginner veel herhaling nodig heeft, zoals wimperextensions of acryl, leert niemand het in één dag. Dan zijn twee halve dagen met een week ertussen beter, of een praktijkdag plus een opdracht thuis op een oefenkop, waarvan je cursist foto's instuurt.

Kun je je salon niet een hele dag sluiten, dan is een praktijkavond of je vaste vrije dag een optie. Die blokkeer je in Avana op dezelfde manier. Heb je geen geschikte ruimte, lees dan een cursus geven zonder eigen salon.

En wat er op het certificaat staat, en wat het wel en niet waard is, lees je in mag je zelf een certificaat uitgeven bij je cursus?. Over je prijs, inclusief modellen en materiaal, gaat je cursusprijs bepalen.