Cursist komt niet opdagen bij je praktijkdag: wat doe je?

Bel na tien minuten, en begin na een kwartier met de rest van de groep. Het model van die cursist zet je in bij een andere tafel, zodat die niet voor niets is gekomen. De rest van de dag laat je gewoon doorlopen.

In dit stuk:

• waarom een lege plek op een praktijkdag zwaarder weegt dan een no-show bij een behandeling
• wat je doet op de dag zelf
• hoe je het afvinkt, en wat dat met het certificaat doet
• of je een nieuwe datum aanbiedt, en wat die kost
• hoe je zorgt dat het minder vaak gebeurt

Dat laatste is grotendeels een kwestie van berichten op tijd. Werk je met de Avana Academie, dan gaan de herinneringen voor de praktijkdag vanzelf de deur uit en kan je cursist tot 48 uur vooraf zelf ruilen, zodat de plek vrijkomt in plaats van leeg te blijven.

Waarom een lege plek op een praktijkdag zwaarder weegt

Bij een gewone afspraak kost een no-show je een uur. Bij een praktijkdag kost het meer. Je hebt een tafel klaargezet, materiaal ingeslagen en vaak een model uitgenodigd dat speciaal voor die cursist komt. Die plek had je ook aan iemand op de wachtlijst kunnen geven.

Voor je cursist is het ook een verlies. De praktijkdag is het moment waarop de techniek op een echt mens wordt geoefend onder begeleiding. Zonder die dag is de cursus half af.

Hoe je no-shows bij gewone afspraken aanpakt, lees je in no-shows voorkomen in je salon. Voor een praktijkdag werkt een deel daarvan ook, maar er komt meer bij kijken.

Op de dag zelf

Houd de rest van de groep voorop. Eén cursist die niet komt, mag de dag voor vier anderen niet laten uitlopen.

1. Bel na tien minuten. Vaak staat iemand in de file of zoekt die nog een parkeerplek. Een telefoontje is sneller dan een appje dat pas later gelezen wordt.
2. Begin na een kwartier. Zeg tegen de groep dat je start, zodat niemand op de klok zit te kijken.
3. Zet het model in. Een model dat al gekomen is, stuur je niet naar huis. Laat een andere cursist de behandeling in stappen overnemen, of doe hem zelf als extra demo.
4. Komt de cursist alsnog binnen, sluit dan aan bij het deel waar de groep is. De gemiste demo kan in de lunchpauze nog kort.

Heb je een reservemodel geregeld, dan helpt dat hier niet: er is juist een model te veel. Hoe je de verdeling van modellen over de dag regelt, staat in een praktijkdag met model organiseren.

Na de dag: afvinken en het certificaat

Leg direct na de dag vast wie er was. Doe je dat pas een week later, dan weet je het niet meer zeker, en juist aan die dag hangt het certificaat.

Voor een cursist die niet kwam geldt:

• De dag telt niet als gedaan. Het certificaat zegt dat iemand de cursus heeft afgerond, inclusief het werken op model.
• De online lessen blijven beschikbaar. Die zijn al geleverd, en je cursist kan de theorie blijven terugkijken.
• Het certificaat komt pas na een ingehaalde dag. Geef het niet uit medelijden. Een certificaat dat je te makkelijk uitgeeft, zegt straks niets meer over je andere cursisten.

Wat er op een certificaat hoort en wanneer je het uitgeeft, lees je in mag je zelf een certificaat uitgeven?.

Bied je een nieuwe datum aan?

Neem eerst contact op en vraag wat er gebeurde. Een cursist die ziek was, is een ander geval dan iemand die de datum vergat.

Wat je daarna aanbiedt, hoort al in je voorwaarden te staan. Drie gangbare regelingen:

Wat je ook kiest: schrijf het op voordat je de eerste plek verkoopt. Dan hoef je per cursist niet te onderhandelen en behandel je iedereen hetzelfde. Voorbeeldteksten staan in voorwaarden voor je cursus.

Geld terugbetalen hoeft na de bedenktijd meestal niet als iemand zonder bericht wegblijft. Staat er in je voorwaarden iets anders, dan geldt dat.

Zo komen er minder cursisten niet opdagen

De meeste no-shows op een praktijkdag komen door drie dingen: de datum is vergeten, afzeggen voelde ongemakkelijk, of de cursist was nog niet klaar met de theorie en zag er tegenop.

• Stuur een bevestiging met alles erin. Datum, tijd, adres, wat er meegenomen moet worden, en een agendalink. Wie de dag in de eigen agenda heeft staan, vergeet hem minder snel.
• Stuur twee herinneringen. Een week vooraf, zodat iemand nog iets kan regelen of ruilen, en de dag ervoor als laatste geheugensteun.
• Maak op tijd afzeggen makkelijk. Een cursist die een drempel voelt om af te zeggen, zegt niets en komt niet. Kan iemand zelf een andere dag kiezen zolang dat nog kan, dan houd jij een plek die je nog kunt vullen.
• Laat de theorie en de toets vooraf afronden. Wie de stof kent, komt met meer zin. Maak de toets verplicht voordat iemand een dag kan kiezen. Hoe je die toets opbouwt, lees je in een lesplan en toets maken.
• Houd de groep klein. In een groep van drie valt afwezigheid meer op dan in een groep van acht, en dat voelt voor een cursist ook zo.

Hoe vink je aanwezigheid af, en hoe voorkom je afzeggers?

Voor een cursist die niet komt, regelt de Avana Academie dit:

• Je vinkt per cursist Aanwezig of Niet gekomen af. Dat doe je in het overzicht van de dag, vanaf de dag zelf. Aanwezig geeft meteen het certificaat, als alle lessen af zijn. Niet gekomen telt de dag niet als gehaald.
• Je zet een cursist met één tik op een andere datum van dezelfde cursus, als daar plek is. Je cursist krijgt een mail met het oude en het nieuwe moment.
• Je cursist kan tot 48 uur voor de dag zelf een andere dag kiezen of zich afmelden. De plek komt vrij en jij krijgt een pushbericht, zodat je hem nog kunt vullen. Die termijn ligt vast.
• De herinneringen gaan vanzelf. Een week voor de dag en de dag ervoor krijgt elke cursist een mail met datum, tijd en adres. Wil je er zelf nog een sturen, bijvoorbeeld over wat iemand meeneemt, dan zit daar een knop voor bij de dag.
• De bevestiging bevat een agendalink voor Google Agenda, Apple Agenda en Outlook.
• De toets kun je verplicht maken voordat iemand een praktijkdag kiest.
• Zit een dag vol, dan komt wie wil op de wachtlijst. Plan je een extra datum, dan krijgt iedereen op die lijst een mail.

Je cursist ziet de datum ook terug op je eigen cursuspagina. Die heeft een vast webadres, en dat is de link die je zelf rondstuurt als je je cursus deelt.

Prijzen: €9,99 per maand voor Academie Start bovenop je pakket, €19,99 voor Plus, en op Business Max zit Start inbegrepen. Zonder Avana-pakket wordt dat €19,99 en €29,99. Los werkt alles hierboven hetzelfde, behalve het stuk dat je praktijkdag in je eigen agenda zet.

Hoe dat er per vak uitziet, zie je voor nagelstylistes, wimperstylistes, kappers en schoonheidsspecialistes.

Begin met je voorwaarden

Het meeste gedoe rond een cursist die niet komt, ontstaat achteraf, als er niets is afgesproken. Schrijf daarom vandaag twee zinnen op: wat er gebeurt als iemand niet komt, en wanneer het certificaat wordt uitgegeven. Moet jij de dag verzetten, dan lees je in een praktijkdag verzetten hoe je dat aanpakt. De hele opbouw van een cursus staat in zelf een cursus geven vanuit je salon, en wat je verder in je voorwaarden zet in voorwaarden voor je cursus.