Praktijkdagen plannen: kies de dag die je het minst kost

Plan je praktijkdagen op dagen die in jouw agenda toch al rustig zijn. Maandag werkt voor cursisten die zelf in een salon staan, het weekend voor wie nog in loondienst werkt. Zet twee of drie data tegelijk open in de komende drie maanden.

Hieronder per onderdeel:

• wat een praktijkdag je kost aan behandelomzet
• welke dag van de week en welke maanden het beste werken
• hoeveel data je tegelijk openzet
• hoe lang na de start van de lessen je de dag plant
• wat je doet als een datum vol zit, en wat als hij leeg blijft
• een voorbeeldplanning voor een half jaar

Plan je met Avana, dan zetten die data zichzelf vast: je praktijkdagen staan in dezelfde agenda als je behandelingen, en je cursist kiest zelf uit de dagen die jij openzet.

Wat kost een praktijkdag aan je agenda?

Een praktijkdag neemt een hele dag of een dagdeel van je behandeltijd in. Die uren verkoop je die dag niet aan klanten. Hoe zwaar dat weegt, hangt af van wanneer je hem plant.

Op een dag waarop je agenda toch half leeg staat, kost een praktijkdag je weinig. Op je drukste zaterdag kost hij je de omzet van een volle dag. Kijk daarom eerst in je eigen agenda van het afgelopen jaar: op welke dagen van de week en in welke weken was het rustig? Hoe je rustige dagen in je gewone agenda herkent en vult, lees je in rustige dagen vullen in je salon.

Welke dag van de week kies je?

Dat hangt af van twee agenda's: die van jou en die van je cursisten.

Werk je zelf op zaterdag vol, dan is een zondag of je vaste vrije dag vaak de beste keuze. Een praktijkdag hoeft ook geen hele dag te zijn. Bij een behandeling van een uur, zoals een wimperlift of een fade, past een dagdeel met vier cursisten ook.

In welke maanden plan je praktijkdagen?

Kijk naar twee dingen: wanneer je eigen salon rustiger is, en wanneer je cursisten tijd hebben.

• Na een drukke periode. De weken na de feestdagen zijn in veel salons rustiger. Hoe je rustige maanden in je gewone agenda opvangt, staat in je agenda vullen in rustige maanden.
• Niet midden in de schoolvakanties, als je doelgroep vooral ouders zijn.
• Niet vlak voor jouw eigen piek. Een praktijkdag in de week voor de feestdagen kost je de meeste omzet en je cursisten de meeste moeite om vrij te krijgen.
• Ruim voor je eigen vakantie. Plan geen dag in de week na je terugkomst, voor het geval je reis uitloopt. Hoe je vakantie en sluitingsdagen in je agenda zet, lees je in vakantie en sluitingsdagen in je agenda.

Hoeveel data zet je tegelijk open?

Begin met twee of drie data in de komende drie maanden. Met één datum valt iedereen af die dan niet kan. Met zes data verdeel je een kleine groep over te veel dagen, en sta je op elke dag met twee cursisten.

Laat de data niet te dicht op elkaar vallen. Een maand ertussen geeft je de tijd om na de eerste dag je lessen bij te stellen, en je nieuwe cursisten de tijd om de theorie te doen.

Voorbeeld voor een half jaar, voor een wimpercursus met vier plekken per dag:

Een behandeling van twee tot drie uur per model, zoals wimperextensions, past bij drie of vier plekken per dag. Bij een uur per model kun je er vier tot zes aan. Hoe je die aantallen bepaalt, staat in een praktijkdag met model organiseren.

Hoe lang na de start van de lessen plan je de dag?

Tel terug vanaf de praktijkdag. Je cursist moet de video's bekijken, de toets halen en thuis oefenen op een oefenhand, oefenhoofd of wimperpop. Bij een korte cursus is drie tot vier weken tussen inschrijven en praktijkdag een werkbare marge.

Sluit de inschrijving voor een datum daarom op tijd. Wie zich drie dagen van tevoren aanmeldt, haalt de theorie niet en komt onvoorbereid binnen. Laat zo iemand liever een latere datum kiezen.

Wat als een datum vol zit?

Dat is het goede probleem. Houd een wachtlijst bij, en plan een extra datum zodra er genoeg mensen op staan om een dag te vullen. Wie op een wachtlijst staat, heeft al laten zien dat de interesse er is. Laat iedereen op de lijst het tegelijk weten en geef de plek aan wie het eerst inschrijft. Zo hoef je niemand na te bellen.

Wil je de wachtlijst ook gebruiken om nieuwe cursisten te werven, lees dan je eerste cursisten vinden.

Wat als een datum leeg blijft?

Kies vooraf een beslismoment, bijvoorbeeld twee weken voor de dag, en een minimum aantal cursisten. Staan er op dat moment te weinig mensen, dan heb je twee opties:

1. Cursisten naar een andere datum zetten waar al mensen staan. Zo maak je van twee halve dagen één volle.
2. De dag verzetten naar later, zodat er nog tijd is om hem te vullen.

Laat het je cursisten meteen weten, met een alternatief erbij. Hoe je dat bericht opstelt en wat je doet als iemand de nieuwe datum niet kan, lees je in een praktijkdag verzetten. Zet het minimum ook in je voorwaarden, zie voorwaarden voor je cursus.

Data openzetten en bijsturen

Met de Avana Academie staan je praktijkdagen in dezelfde agenda als je behandelingen. Je zet ze klaar met dezelfde soort schermen als waarmee je een behandeling aanmaakt. Dat werkt zo:

• Je zet meerdere data per cursus klaar, elk met een tijd en een maximaal aantal plekken. Je cursist kiest zelf de dag die uitkomt.
• Niemand boekt boven het aantal plekken, ook niet als twee mensen op hetzelfde moment inschrijven.
• De dag staat meteen in je agenda. Die uren zijn bezet, dus niemand boekt er online een behandeling overheen.
• Zit een cursus vol, dan komt wie wil op de wachtlijst. Plan je een nieuwe datum, dan krijgt iedereen op de lijst een mail.
• Verzet je een dag, dan schuift hij mee in je agenda en krijgt iedereen die erop staat een mail met het oude en het nieuwe moment. Botst het nieuwe moment met een afspraak, dan kan het niet.
• Een cursist zet je met één tik op een andere datum van dezelfde cursus, als daar plek is.
• Je cursist kiest tot 48 uur vooraf zelf een andere dag of meldt zich af. De plek komt dan vrij en jij krijgt een pushbericht.
• De herinneringen gaan vanzelf. Een week voor de dag en de dag ervoor krijgt iedereen die erop staat een mail met de datum, de tijd en het adres. Verzet je de dag, dan gaat de herinnering over het nieuwe moment.

De data staan op je eigen cursuspagina met een vast webadres. Die link stuur je zelf rond, en daar kiest je cursist de dag die uitkomt.

Bovenop je pakket is de Academie €9,99 per maand (Start) of €19,99 (Plus), en Business Max heeft Start al. Los, zonder boekingssysteem, kost hij €19,99 of €29,99. Los werkt alles hierboven hetzelfde, behalve het stuk dat je praktijkdag in je eigen agenda zet en de uren blokkeert.

Hoe dat er per vak uitziet, zie je voor nagelstylistes, wimperstylistes, kappers en schoonheidsspecialistes.

Begin met je rustigste dag

Pak je agenda van het afgelopen jaar erbij en zoek de dag van de week die het vaakst half leeg stond. Zet daar twee data op in de komende drie maanden. Na de eerste dag weet je of het tijdstip past, en dan plan je de rest. Heb je je cursus nog niet opgezet, begin dan bij zelf een cursus geven vanuit je salon. Moet een datum toch om, lees dan een praktijkdag verzetten, en wat je doet als iemand niet komt opdagen staat in cursist komt niet opdagen.