Regels en verzekeringen voor personal trainers

Personal trainer is in Nederland geen beschermd beroep. Er is geen wettelijk verplicht diploma en geen vergunning die je nodig hebt om te beginnen. Dat klinkt als vrijheid, maar het werkt de andere kant op: juist omdat niemand vooraf toetst of je het kunt, ligt de verantwoordelijkheid volledig bij jou zodra er iets misgaat.

Dit artikel gaat over wat je in de praktijk nodig hebt: welke papieren de markt van je verwacht, welke twee verzekeringen er echt toe doen, en wat er extra speelt als je buiten of bij mensen thuis traint.

Diploma's: niet verplicht, wel nodig

De wet stelt geen eisen. De markt wel, en op drie plekken tegelijk.

Sportscholen. Wil je trainen op de vloer van een gym, dan vraagt vrijwel elke sportschool om een erkend diploma voordat je daar met klanten mag staan. Zonder papieren kom je die deur niet door.

Verzekeraars. Dit is de belangrijkste, en de minst bekende. Verzekeraars stellen vaak eisen aan je opleidingsniveau voordat ze je een beroepsaansprakelijkheidsverzekering geven. Train je zonder diploma en gaat er iets mis, dan kan een verzekeraar zich op het standpunt stellen dat je niet gekwalificeerd was.

Je klanten. Steeds meer mensen vragen ernaar, zeker in het duurdere segment en bij klanten die met een blessure of een aandoening bij je komen.

De gangbare norm is een erkende opleiding op minimaal niveau 3 of 4. Werk je met specifieke doelgroepen, bijvoorbeeld zwangere vrouwen, ouderen of mensen in revalidatie, dan is een aanvullende specialisatie geen luxe maar een voorwaarde om die klanten verantwoord aan te nemen.

De twee verzekeringen die ertoe doen

Voor een personal trainer zijn er twee die je niet overslaat, en het onderscheid ertussen is belangrijk omdat ze verschillende dingen dekken.

Bedrijfsaansprakelijkheid (AVB). Dit dekt schade aan personen of spullen. Een klant die tijdens een oefening valt, een gewicht dat op iemands voet terechtkomt, of een spiegel die sneuvelt in de ruimte die je huurt. Dit is de basis, en hij is relatief goedkoop.

Beroepsaansprakelijkheid (BAV). Dit dekt schade door je advies. Een schema dat een bestaande blessure verergert, een belastingopbouw die te snel ging, of een oefening die niet paste bij wat je klant had gemeld. Dit is de verzekering waar personal trainers het vaakst mee te maken krijgen, en precies degene die het vaakst wordt overgeslagen omdat "er toch niets fysiek kapotgaat".

Twee die je erbij overweegt. Een inventarisverzekering als je met eigen materiaal werkt, want een set kettlebells, banden en een trapmolen loopt sneller in de papieren dan je denkt. En een arbeidsongeschiktheidsverzekering voor jezelf, want dit is een vak waarin je inkomen volledig stilvalt zodra je zelf een blessure hebt.

Geef bij het afsluiten precies op wat je doet, inclusief buiten trainen en bij klanten thuis. Een polis die is afgesloten voor werk in een sportschool dekt een training in het park lang niet altijd.

Waar je traint bepaalt de rest

Dit is het punt waar personal training afwijkt van de meeste andere vakken: je hebt geen vaste plek, en elke plek heeft zijn eigen regels.

In een sportschool. De makkelijkste variant. De ruimte is verzekerd, de apparatuur is gekeurd, en de aansprakelijkheid voor het pand ligt bij de eigenaar. Wat jij regelt is je eigen aansprakelijkheid en de afspraken met de sportschool: huur je per uur, per maand, of draag je een percentage af.

In de buitenlucht. Hier zit de grootste onduidelijkheid. Veel gemeenten vinden kleinschalig trainen in een park prima, maar een deel vraagt een vergunning voor bedrijfsmatig gebruik van de openbare ruimte, en sommige parken zijn expliciet uitgesloten. Bel je gemeente en beschrijf concreet wat je doet: met hoeveel mensen, hoe vaak, op welke tijden en waar precies. Een algemene vraag levert een algemeen antwoord op waar je niets aan hebt.

Denk bij buiten trainen ook aan de praktische kant. Wat doe je bij onweer of gladheid, en wie beslist dat? Zet dat in je voorwaarden, want anders is het elke keer een discussie op het moment zelf.

Bij klanten thuis. Je komt in een ruimte die je niet kent en niet in de hand hebt. Een gladde vloer, te weinig hoogte, een kind dat binnenloopt. Loop de eerste keer de ruimte na en zeg het eerlijk als een oefening daar niet verantwoord kan. Je bent er verantwoordelijk voor de training, ook al is het hun huis.

De afweging tussen die plekken staat uitgewerkt in aan huis trainen of een eigen ruimte.

Je intake is je belangrijkste papier

Als er iets misgaat, is de vraag niet of het ongeluk had gekund. De vraag is of je zorgvuldig hebt gehandeld, en dat toon je aan met wat je vooraf hebt gevraagd en vastgelegd.

Wat er in je intake hoort: blessures uit het verleden, huidige klachten, aandoeningen, medicijngebruik, of iemand onder behandeling is van een arts of fysiotherapeut, en de doelen waarmee ze komt. Plus een handtekening of een digitale bevestiging dat ze akkoord is met de training.

Twee dingen die vaak misgaan. Mensen vullen het bij de eerste sessie in en het wordt daarna nooit meer bijgewerkt, terwijl er in het jaar erna van alles verandert. Vraag er elk kwartaal kort naar. En de gegevens blijven ergens rondslingeren: in een notitieapp, in je mail, in een groepsapp met een collega. Dit zijn gezondheidsgegevens en die vallen onder de zwaarste categorie van de AVG. Wat dat betekent staat in klantgegevens en de AVG.

Houd daarnaast een kort logboek per training bij: welke oefeningen, welke gewichten, wat je klant meldde. Dat helpt je programmeren en het is tegelijk je onderbouwing als er ooit discussie ontstaat. In Avana zet je die aantekening bij de sessie zelf, dus je logboek ontstaat vanzelf terwijl je werkt in plaats van dat het een apart schriftje wordt dat je halverwege het jaar niet meer bijhoudt.

Je voorwaarden

Zet vier dingen op papier voordat je je eerste klant aanneemt.

Je annuleringstermijn, en wat er gebeurt als iemand niet komt opdagen. Dit is in dit vak de belangrijkste, want je verkoopt tijd die je niet opnieuw kunt vullen. Hoe je daar praktisch mee omgaat staat in no-shows als personal trainer.

De geldigheid van strippenkaarten. Verkoop je een tienrittenkaart, zet er dan een looptijd bij. Zonder termijn zit je jaren later nog met openstaande sessies van iemand die je niet meer traint.

Wat er gebeurt bij ziekte of blessure, van jouw kant en van die van je klant. Schuif je door, betaal je terug, of bevries je de kaart?

En betaling vooraf of achteraf. Vooraf is in dit vak gebruikelijk en het scheelt je het nabellen dat niemand wil doen.

De administratie eromheen

Naast de regels hierboven ben je gewoon ondernemer. Je schrijft je in bij de KVK, je krijgt een btw-nummer en je brengt 21% btw in rekening tenzij je onder de €20.000 blijft en voor de kleineondernemersregeling kiest. Wat er verder bij die inschrijving komt kijken staat in personal trainer worden.

Waar het praktisch schuurt is je planning en je intake. Je klanten trainen op vaste tijden, je locatie wisselt, en je moet per klant bijhouden waar je gebleven was en hoeveel sessies er nog openstaan.

In Avana staan die dingen bij elkaar: je klant boekt zelf een tijd binnen de uren die jij vrijgeeft, haar intake en aantekeningen staan bij haar klantkaart afgeschermd achter je account, en een strippenkaart telt automatisch af zodat je nooit hoeft te zoeken hoeveel sessies er nog over zijn. Automatische herinneringen halen daarnaast de no-shows eruit, en dat scheelt in een vak waar een leeg uur niet in te halen is.

Avana rekent geen commissie over je omzet, dus wat je per sessie afspreekt houd je ook. Wat het kost staat op de prijzenpagina.

De volgorde die werkt

Regel eerst je diploma en daarna je twee aansprakelijkheidsverzekeringen, en geef bij het afsluiten eerlijk op waar je overal traint. Bel je gemeente voordat je structureel buiten gaat werken. Zet dan je intake en je voorwaarden op papier, en pas daarna neem je je eerste klant aan.

Dat je zonder diploma mág beginnen betekent niet dat het verstandig is. Het betekent alleen dat niemand je tegenhoudt tot het moment waarop het misgaat.