Meer omzet in je tattoostudio: aanbetalingen, korte consults en flash days

Meer omzet in een tattoostudio komt uit minder verspild werk: een aanbetaling op elke sessie, een consult van twintig minuten, en flash die de gaten door verzetten vult. In een studio met sessies van vier uur zit daar meer geld dan in nieuwe klanten, want een no-show kost je geen halfuur maar een dag.

Waarom een tattoo-agenda anders is

Een kapper verliest bij een no-show een halfuur. Jij verliest een dagdeel, soms een dag. En daar gaat vaak al werk aan vooraf: een DM-gesprek van twintig berichten, een consult, een ontwerp van drie uur. Als de klant dan niet komt, ben je een dagomzet kwijt plus de avonden ervoor.

Daarom draait meer omzet in een tattoostudio niet om meer klanten. Het draait om minder klanten die je tijd kosten zonder te betalen, en om de gaten die ontstaan als iemand een sessie van vier uur een week van tevoren verzet.

1. Een aanbetaling op elke sessie

Dit is de grootste knop, en de meeste studio's hebben hem al half omgezet: een aanbetaling vragen, maar dan via een betaalverzoek in de DM, met een regel in de bio dat hij niet terugkomt. Dat werkt tot de eerste klant die zegt dat hij dat nooit heeft gezien.

Zet het beleid daarom in de boeking zelf. Voor custom werk 20 tot 30% van de geschatte prijs, of een vast bedrag per sessie bij grote stukken. Voor flash en kleine tattoos een vast bedrag van €50 tot €100. De aanbetaling gaat van de eindprijs af, vervalt bij een no-show, en schuift één keer mee als de klant minstens 48 uur van tevoren verzet. Die drie regels staan bij de behandeling op je boekingspagina en in de bevestiging, zodat je ze nooit meer hoeft uit te leggen en ze ook standhouden als het erop aankomt. Wat juridisch nodig is om een aanbetaling te mogen houden, staat in no-show-kosten rekenen en je huisregels.

Bij een groot stuk in meerdere sessies vraag je per sessie een aanbetaling. Dan kost een verzette sessie je nooit het hele project.

2. Een consult dat twintig minuten duurt

Een consult is nodig, maar het hoeft geen uur te duren en het hoeft niet te beginnen met 'wat wil je ongeveer'. Laat de klant bij het boeken van het consult vijf dingen invullen: de plek op het lichaam, de grootte in centimeters, de stijl, referentiebeelden en een budget. Dan kom je voorbereid, weet je binnen vijf minuten of het past en heb je de rest van het consult voor de vragen die ertoe doen.

Twee regels die veel tijd schelen:

• Begin pas met ontwerpen als de aanbetaling voor de sessie binnen is. Een ontwerp voor iemand die nog niet heeft geboekt, is werk op hoop.
• Plan de sessie in tijdens het consult. De klant zit tegenover je, is enthousiast en heeft zijn agenda bij zich. Dat moment komt in een DM nooit meer terug.

Voor kleine stukken en flash sla je het consult over. Een goede beschrijving bij de behandeling en een notitie bij het boeken vangen alles op.

3. Flash days en de gaten door verzetten

Een sessie van vier uur die een week van tevoren wordt verzet, laat een gat dat je niet zomaar met een andere custom klant vult; die heeft een ontwerp nodig. Flash wel. Vooraf getekende ontwerpen, vaste prijs, vaste tijd van een tot twee uur, en klanten die meteen klaar zijn om te komen.

Twee manieren om dat in te zetten. Een vaste flash day, één zaterdag per maand, met tijdsloten die klanten online boeken en vooraf betalen. En een 'flash-lijst': een story met 'donderdag vrijgekomen, deze ontwerpen, deze prijs' zodra er een gat valt. Voor custom klanten die graag eerder wilden, doet een wachtlijst hetzelfde zonder story: zij krijgen het gat aangeboden, jij belt niemand. Wat zo'n wachtlijst per week oplevert, staat in annuleringen opvullen met een wachtlijst.

Flash levert per uur minder op dan custom, maar het vult uren die anders leeg zijn, en het brengt klanten binnen die later voor een groter stuk terugkomen.

4. De klant die terugkomt

Een tattoo-klant is zelden een eenmalige klant, maar hij komt zelden uit zichzelf. Plan bij het afronden van een stuk het volgende consult in, of zet een notitie op de klantkaart met wat hij nog wil. Een touch-up na zes weken, als je die aanbiedt, is een vast moment om dat gesprek te voeren. En de nazorgcrème die je toch aanraadt, verkoop je gewoon mee.

5. Je prijs per uur

Als je uurtarief te laag is, helpen aanbetalingen en flash wel, maar niet genoeg. Reken één keer per jaar na wat een uur je moet opleveren, met je materiaal, je ontwerptijd en je lege dagen erin. Hoe je dat doet staat in wat verdient een tattoo-artiest.

De aanbetaling per behandeling, zoals het in Avana staat

In Avana krijgt elke behandeling een eigen aanbetaling: het consult €0, een flash-slot €50, een sessie van vier uur een percentage van de prijs. De klant ziet dat bedrag bij het boeken, betaalt het met iDEAL, Bancontact of kaart, en leest je drie regels in de bevestiging. Bij het consult vult hij het intakeformulier in met plek, grootte, stijl en budget, en zet hij een notitie bij de boeking. Op de klantkaart staan je notities per sessie en de behandelhistorie, zodat je bij sessie drie weet wat er in sessie twee is gedaan; het volgende consult plan je vanuit diezelfde kaart. De wachtlijst voor vrijgekomen dagen zit in Business Plus. Voor de rest, van meerdere artiesten in één agenda tot de factuur na elke sessie, is er boekingssysteem voor tattoostudio's; wat het kost en hoe de gratis week werkt staat op de prijzenpagina.

Het DM-gesprek van twintig berichten waar dit stuk mee begon, kun je er ook uit halen. Avana Connect beantwoordt de vraag naar prijs en beschikbaarheid met wat er in je eigen agenda staat, voor €9,99 per maand, en stuurt iemand naar je consult in plaats van naar je inbox.

De drie regels

Gaat van de prijs af, vervalt bij een no-show, schuift één keer mee bij 48 uur. Zet ze vandaag in de boeking zelf, bij elke behandeling. Dan hoef je ze nooit meer in een DM uit te leggen, en dat is de eerste avond die je terugkrijgt.