Kopieer deze sms- en mailteksten voor je salon (10 sjablonen)

In het kort: hieronder staan tien kopieerbare berichten voor de momenten die elke salon kent: bevestiging, herinnering (24 uur en 2 uur vooraf), ziek en verzetten, wachtlijst-oproep, reviewverzoek, no-show-opvolging, vakantie-aankondiging, prijswijziging en een we-hebben-je-gemist-bericht. Vervang de [blokhaken] door je eigen gegevens en ze zijn klaar voor gebruik. Bij elk sjabloon staat kort wanneer je het stuurt en waarom het zo geformuleerd is.

Goede salonberichten zijn kort, warm en concreet. Ze klinken als jij, niet als een systeem. En ze bevatten altijd één duidelijke volgende stap: een tijd, een link, een vraag. Dat is het hele geheim; de tien sjablonen hieronder passen het alleen maar toe.

Over het kanaal: sms wordt vrijwel altijd gelezen (leesratio's van ruim 90% zijn gangbaar) en is dus het kanaal voor alles wat tijdkritisch is. E-mail is gratis en geschikt voor langere berichten. Per sjabloon staat erbij wat logisch is.

1. Afspraakbevestiging (sms of mail)

Direct na het boeken. De bevestiging is meer dan beleefdheid: het is ook de plek waar je annuleringsbeleid nog eens staat, wat later het verschil maakt als een klant wegblijft.

Hoi [naam], je afspraak staat! [Behandeling] op [dag] [datum] om [tijd] bij [salonnaam], [adres]. Verzetten of annuleren kan gratis tot 24 uur vooraf via [link]. Tot dan!

2. Herinnering, 24 uur vooraf (sms)

Het belangrijkste bericht van de tien: een groot deel van de no-shows is simpelweg vergeten. Stuur hem nét voor je annuleringstermijn verloopt, dan kan de klant nog kosteloos verzetten en kun jij de plek nog vullen.

Hoi [naam], tot morgen! Je [behandeling] staat gepland om [tijd] bij [salonnaam]. Lukt het toch niet? Verzetten kan nu nog gratis: [link]

3. Herinnering, 2 uur vooraf (sms)

Optioneel, vooral nuttig bij lange of dure behandelingen en bij klanten die vaker te laat komen. Kort houden: dit is een por, geen brief.

Hoi [naam], over 2 uur zien we je bij [salonnaam] voor je [behandeling] om [tijd]. Tot zo!

4. Ziek: afspraak verzetten (sms)

Voor de dag waarop jij het laat afweten. Eerlijk, kort, en mét oplossing erbij, zodat de klant een nieuwe afspraak zet in plaats van wegdrijft. Het volledige draaiboek voor zo'n dag staat in op vakantie of ziek als solo.

Hoi [naam], ik ben helaas ziek geworden, waardoor je afspraak van [dag] niet door kan gaan. Wat vervelend, sorry! Kies hier direct een nieuw moment: [link]. Tot snel!

5. Wachtlijst-oproep bij een vrijgekomen plek (sms)

Voor als iemand annuleert en je de plek wilt vullen. Snelheid en schaarste doen het werk; wie het eerst boekt, heeft de plek. Met een automatische wachtlijst gaat dit bericht vanzelf de deur uit.

Hoi [naam], goed nieuws: er is net een plek vrijgekomen op [dag] om [tijd] voor [behandeling]. Wil jij hem? Boek snel: [link]

6. Reviewverzoek (mail of sms)

Stuur dit een paar uur tot een dag na de afspraak, als het resultaat nog vers is. Vraag het alleen na een geslaagd bezoek en maak het klein: één klik, geen verplichting. Waarom timing en toon hier zo nauw luisteren lees je in Google-reviews vragen zonder dat het ongemakkelijk wordt.

Hoi [naam], dankjewel voor je bezoek! Was je blij met je [behandeling]? Met een korte review help je [salonnaam] enorm: [reviewlink]. Duurt nog geen minuut.

7. No-show-opvolging (mail)

Voor na een gemiste afspraak. Vriendelijk maar duidelijk: je noemt wat er gebeurde, wat je beleid is, en je geeft een uitweg. Verwijt niets; de meeste mensen zijn het gewoon vergeten en schamen zich al.

Hoi [naam], we hadden je vandaag om [tijd] verwacht voor je [behandeling], maar we hebben je gemist. Dat kan gebeuren! Volgens onze huisregels brengen we bij een gemiste afspraak [bedrag/percentage] in rekening; die ontvang je apart. Wil je een nieuwe afspraak maken? Dat kan hier: [link]. Tip: via de link in je bevestiging verzet je een afspraak voortaan gratis tot 24 uur vooraf.

Welke kosten je hier mag noemen en hoe je dat waterdicht regelt, staat in no-showkosten in rekening brengen.

8. Vakantie-aankondiging (mail)

Twee tot drie weken voor je vertrek. Dit bericht levert vaak boekingen op: vaste klanten plannen nog snel een plek vóór je weg bent.

Hoi [naam], van [datum] tot [datum] is [salonnaam] gesloten, dan ben ik er even tussenuit. Wil je er vóór die tijd nog bij? Er zijn nog een paar plekken: [link]. Vanaf [datum] sta ik weer voor je klaar.

9. Prijswijziging (mail)

Minimaal een maand voor de ingangsdatum, kort en zonder overdreven excuses: nieuwe prijs, ingangsdatum, en in één zin de reden. De volledige aanpak, inclusief hoe je de reactie van klanten inschat, staat in je prijzen verhogen zonder klanten te verliezen.

Hoi [naam], per [datum] passen we onze prijzen aan: een [behandeling] kost dan [nieuw bedrag]. Zo kunnen we blijven werken met de producten en tijd die jij van ons gewend bent. Boek je vóór [datum], dan geldt nog het huidige tarief: [link]. Bedankt voor je vertrouwen!

10. We hebben je gemist (mail)

Voor klanten die langer wegblijven dan hun normale ritme, bijvoorbeeld na 8 of 12 weken. Geen "waar was je?", wel een lage drempel om terug te komen. Let op: dit is een commercieel bericht, dus alleen sturen naar klanten die daarvoor toestemming gaven; zie klantgegevens en de AVG.

Hoi [naam], het is alweer even geleden sinds je laatste [behandeling], en we vroegen ons af hoe het ermee is! Zin om weer langs te komen? Je boekt je vertrouwde plekje hier: [link]. Tot snel bij [salonnaam]?

Zo hoef je dit nooit meer zelf te versturen

Sjablonen kopiëren werkt, maar het echte verschil zit in ze niet meer hoeven versturen. In Avana gaan bevestiging en herinneringen automatisch de deur uit per e-mail en sms, meldt de wachtlijst vrijgekomen plekken zelf, en gaat het reviewverzoek na afloop vanzelf. Jij stelt één keer de teksten en timing in; het systeem doet de rest, ook op de dagen dat jij met je handen in de kleur staat. Hoe je de herinneringen precies afstelt lees je in afspraakherinneringen slim instellen, en de actuele prijzen staan gewoon op de site.