Déclaration de confidentialité

Avana est un service de Sweeber Technologies, établi Torenlaan 5B, 1402 AT Bussum, Pays-Bas. Pour toute question relative à la vie privée, écrivez à support-nl@getavana.com.

Des professionnels qui utilisent Avana, nous traitons notamment : le nom, la raison sociale, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, les données d’adresse et de facturation, les identifiants de connexion et les données relatives à votre utilisation du service.

De vos clients et membres, nous traitons les données nécessaires à la réservation ou à l’inscription : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, prestations ou cours réservés, cartes de séances ou abonnements, et statut de paiement. Ces données, nous les traitons en votre nom ; c’est vous qui déterminez quelles données vous demandez à vos clients et membres.

Nous utilisons les données à caractère personnel pour fournir et améliorer le service : gérer votre compte et votre abonnement, afficher votre page de réservation, traiter les réservations, les cours, les cartes de séances et les paiements, envoyer confirmations et rappels, assurer le service client, la facturation et la sécurité de la plateforme.

Les bases légales sont l’exécution du contrat conclu avec vous, le respect d’obligations légales, et notre intérêt légitime à maintenir le service sûr et opérationnel. Pour certains traitements, comme les e-mails marketing ou les cookies non fonctionnels, nous demandons votre consentement.

Pour vos données en tant que professionnel, nous sommes responsable du traitement. Pour les données de vos clients et membres que vous traitez via Avana, c’est vous le responsable du traitement et Avana agit comme sous-traitant. Ces engagements peuvent être consignés dans un accord de sous-traitance.

Nous ne partageons des données qu’avec les parties qui nous aident à fournir le service : notre hébergeur, notre prestataire de paiement (pour Bancontact, iDEAL et la domiciliation), et les services d’envoi d’e-mails et de SMS. Avec ces parties, nous concluons des accords de sous-traitance ou de traitement des données. Nous ne vendons pas vos données et n’utilisons pas les données de vos clients et membres pour notre propre marketing.

Lorsque des données sont traitées en dehors de l’Espace économique européen, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place.

Un salon peut connecter son compte Instagram professionnel à Avana. Avana Connect répond alors aux messages que les clients envoient à ce compte et les aide à prendre rendez-vous. La connexion n’existe que si le salon l’autorise lui-même dans Instagram, et elle ne vaut que pour le compte qu’il connecte.

Ce que nous enregistrons. Du compte connecté : le numéro Instagram, le nom d’utilisateur, le nom et la photo de profil, ainsi qu’une clé d’accès de Meta qui nous permet de lire et de répondre au nom du salon. Cette clé est conservée chiffrée. D’une conversation : les messages envoyés par le client et les réponses envoyées par Avana, le numéro Instagram du client, l’horodatage, et le fait que quelqu’un ait cliqué sur le bouton de réservation. Nous ne recevons que les messages adressés au compte connecté. Le reste du compte Instagram reste hors de portée : ni abonnés, ni photos, ni données publicitaires. Nous ne voyons jamais de mot de passe Instagram.

Pourquoi. Pour pouvoir répondre à la question du client, pour ne pas répondre deux fois au même message, pour montrer au salon dans son tableau de bord ce que l’on demande et combien de rendez-vous Instagram apporte, et pour prévenir les abus. La base juridique est l’exécution du contrat avec le salon. Pour les messages de ses clients, le salon est responsable du traitement et Avana agit comme sous-traitant. Nous n’utilisons pas ces messages pour notre propre marketing, nous ne les vendons pas et nous ne les partageons pas avec d’autres salons ni avec des annonceurs.

Combien de temps. La clé d’accès disparaît dès que le salon se déconnecte ou retire l’accès dans Instagram. Les conversations et les messages sont conservés tant que le salon utilise Avana Connect, car le salon les relit dans son tableau de bord ; une déconnexion les laisse donc en place. Les questions reconnues dans notre mémoire tampon expirent après 30 jours. Les chiffres mensuels sont des nombres sans noms et restent conservés. Le journal de sécurité des connexions et déconnexions reste lui aussi, mais sans le nom ni le numéro Instagram dès qu’une suppression a eu lieu.

Comment les faire supprimer. Un salon supprime ses conversations Instagram en écrivant à support-nl@getavana.com. Toute personne ayant envoyé un message et souhaitant voir ses données supprimées peut aussi passer par Instagram : retirez Avana dans les paramètres de votre compte Instagram et demandez-y la suppression de vos données. Meta nous transmet la demande, nous supprimons les conversations, les messages et les liens liés à ce numéro Instagram, et une page vous affiche le code de confirmation de votre demande. Cela se fait immédiatement, et en tout cas dans les 30 jours.

Un salon peut connecter son compte Google à Avana pour voir ses rendez-vous aussi dans Google Agenda. La connexion n’existe que si le salon l’autorise lui-même chez Google, et elle ne vaut que pour le compte qu’il connecte.

Ce à quoi Avana a accès. Avana demande l’accès aux agendas qu’Avana crée lui-même (l’agenda « Avana »), à la disponibilité dans son propre agenda (uniquement s’il est occupé ou libre à un moment donné), et à l’adresse e-mail du compte connecté, pour que le salon voie avec quel compte il est connecté. Avana ne peut lire ni les titres, ni les noms, ni les lieux, ni le contenu de ses propres rendez-vous, et ne peut pas modifier ses propres agendas. Nous ne voyons jamais de mot de passe Google.

Ce que nous enregistrons et ce qui part chez Google. Nous conservons l’adresse e-mail du compte Google connecté, le numéro de l’agenda Avana et une clé d’accès de Google. Cette clé est conservée chiffrée. Dans l’agenda Avana, Avana place pour chaque rendez-vous le nom du client, la prestation, le collaborateur, le numéro de téléphone du client, l’adresse du salon et un lien vers le rendez-vous dans Avana. Les adresses e-mail et les notes des clients ne partent pas chez Google. Si l’option « Occupé dans Google, fermé dans Avana » est activée, Avana demande quand le salon est occupé au moment où un client consulte les créneaux libres. Nous ne conservons pas ces horaires ; ils restent tout au plus quelques minutes dans la mémoire de travail de notre serveur.

Pourquoi. Uniquement pour placer et tenir à jour les rendez-vous du salon dans son propre Google Agenda, et pour fermer aux réservations en ligne les moments où il est occupé en privé. Nous n’utilisons ce que nous recevons de Google pour rien d’autre : pas de publicité, pas d’entraînement de modèles, et nous ne le vendons ni ne le partageons avec personne. L’utilisation et le transfert des données qu’Avana reçoit des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use). Pour les données de ses clients, le salon est responsable du traitement et Avana agit comme sous-traitant.

Combien de temps, et comment l’arrêter. Si le salon déconnecte Google Agenda dans Avana, nous retirons l’agenda Avana de son Google Agenda, nous retirons l’autorisation chez Google et nous supprimons la clé. La même chose se produit si le salon supprime son compte Avana. L’accès peut aussi être retiré chez Google, dans les paramètres du compte Google.

Un salon peut créer dans Avana un lien d’agenda pour voir ses rendez-vous dans l’agenda de son iPhone, de son Mac, dans Outlook ou dans une autre app d’agenda. Le salon ajoute lui-même ce lien à son app d’agenda ; Avana ne le partage avec personne.

Ce que contient l’agenda. Pour chaque rendez-vous, le nom du client, la prestation, le membre de l’équipe, l’adresse du salon et un lien vers le rendez-vous dans Avana. Les numéros de téléphone, les adresses e-mail et les notes n’y figurent pas.

Comment le lien est protégé. Le lien contient une longue clé aléatoire impossible à deviner. Quiconque possède le lien peut voir les rendez-vous, le salon le garde donc pour lui. Si le salon crée un nouveau lien, l’ancien cesse immédiatement de fonctionner. L’app d’agenda du salon (par exemple d’Apple ou de Microsoft) récupère les rendez-vous et les conserve selon les conditions de ce service.

Combien de temps, et comment l’arrêter. Si le salon désactive le lien ou supprime son compte Avana, le lien cesse immédiatement de fonctionner. Le salon retire lui-même l’abonnement dans son app d’agenda.

Si un client d’un salon demande la suppression de ses données, le salon s’en charge lui-même dans Avana, avec Supprimer le client sur la fiche client. Si le client a encore un rendez-vous prévu, un forfait qui n’est pas encore épuisé ou payé, ou une commande qui doit encore être envoyée, le salon règle d’abord cela.

Ce qui disparaît. La fiche client avec les notes, les étiquettes, l’adresse, la date de naissance et le consentement marketing, la photo du client, les documents que le salon a téléversés, les rapports de soin, une place sur la liste d’attente, la carte de fidélité et la mention dans les listes marketing.

Ce qui reste, de façon anonyme. Les rendez-vous restent, sans nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, remarque, réponses aux questions d’accueil, accord sur une déclaration ni notes, pour que le chiffre d’affaires du salon reste juste. Un avis garde sa note sans nom. Une carte cadeau garde son code et son solde, un forfait ou une commande ses paiements, et d’un SMS il ne reste que le fait qu’il a été envoyé. Dans un Google Agenda connecté et dans le lien d’agenda, le nom change aussi.

Ce qui est conservé. Les factures, avec les données qui y figurent, car le salon doit légalement les conserver. Et une désinscription des offres, pour que le client ne reçoive plus jamais d’offre de ce salon.

Nous ne conservons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou que la loi ne l’exige, par exemple au titre de l’obligation de conservation fiscale. Après la clôture de votre compte, nous supprimons ou anonymisons les données dans un délai raisonnable, sauf lorsque la loi nous oblige à les conserver plus longtemps.

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la perte et le traitement illicite, notamment le chiffrement des connexions et la limitation des accès. Aucun système n’est totalement exempt de risque ; en cas de violation de données, nous agissons conformément à nos obligations légales.

Avana et notre site web utilisent des cookies et des techniques comparables. Nous ne déposons les cookies de statistiques (Google Analytics, Microsoft Clarity, PostHog) et de publicité (Meta Pixel, Google Ads) qu’avec votre consentement. Ce consentement est valable 6 mois et vous pouvez le modifier ou le retirer à tout moment via Paramètres des cookies en bas de chaque page. Ce que nous utilisons exactement et comment le gérer, vous le lisez dans notre déclaration relative aux cookies.

Vous avez le droit de consulter vos données à caractère personnel, de les faire rectifier ou effacer, et dans certains cas de limiter le traitement ou de vous y opposer, ainsi que de faire transférer vos données. Si vous êtes client ou membre d’un professionnel qui utilise Avana, adressez votre demande en premier lieu à ce professionnel. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

Nous pouvons adapter cette déclaration de confidentialité. La version la plus récente se trouve toujours sur cette page. Une question ou une demande ? Contactez-nous à support-nl@getavana.com ou via notre page de contact.