Déclaration de confidentialité

Avana est un service de Sweeber Technologies, établi Torenlaan 5B, 1402 AT Bussum, Pays-Bas. Pour toute question relative à la vie privée, écrivez à support-nl@getavana.com.

Des professionnels qui utilisent Avana, nous traitons notamment : le nom, la raison sociale, l’adresse e-mail, le numéro de téléphone, les données d’adresse et de facturation, les identifiants de connexion et les données relatives à votre utilisation du service.

De vos clients et membres, nous traitons les données nécessaires à la réservation ou à l’inscription : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, prestations ou cours réservés, cartes de séances ou abonnements, et statut de paiement. Ces données, nous les traitons en votre nom ; c’est vous qui déterminez quelles données vous demandez à vos clients et membres.

Nous utilisons les données à caractère personnel pour fournir et améliorer le service : gérer votre compte et votre abonnement, afficher votre page de réservation, traiter les réservations, les cours, les cartes de séances et les paiements, envoyer confirmations et rappels, assurer le service client, la facturation et la sécurité de la plateforme.

Les bases légales sont l’exécution du contrat conclu avec vous, le respect d’obligations légales, et notre intérêt légitime à maintenir le service sûr et opérationnel. Pour certains traitements, comme les e-mails marketing ou les cookies non fonctionnels, nous demandons votre consentement.

Pour vos données en tant que professionnel, nous sommes responsable du traitement. Pour les données de vos clients et membres que vous traitez via Avana, c’est vous le responsable du traitement et Avana agit comme sous-traitant. Ces engagements peuvent être consignés dans un accord de sous-traitance.

Nous ne partageons des données qu’avec les parties qui nous aident à fournir le service : notre hébergeur, notre prestataire de paiement (pour Bancontact, iDEAL et la domiciliation), et les services d’envoi d’e-mails et de SMS. Avec ces parties, nous concluons des accords de sous-traitance ou de traitement des données. Nous ne vendons pas vos données et n’utilisons pas les données de vos clients et membres pour notre propre marketing.

Lorsque des données sont traitées en dehors de l’Espace économique européen, nous veillons à ce que des garanties appropriées soient en place.

Un salon peut connecter son compte Instagram professionnel à Avana. Avana Connect répond alors aux messages que les clients envoient à ce compte et les aide à prendre rendez-vous. La connexion n’existe que si le salon l’autorise lui-même dans Instagram, et elle ne vaut que pour le compte qu’il connecte.

Ce que nous enregistrons. Du compte connecté : le numéro Instagram, le nom d’utilisateur, le nom et la photo de profil, ainsi qu’une clé d’accès de Meta qui nous permet de lire et de répondre au nom du salon. Cette clé est conservée chiffrée. D’une conversation : les messages envoyés par le client et les réponses envoyées par Avana, le numéro Instagram du client, l’horodatage, et le fait que quelqu’un ait cliqué sur le bouton de réservation. Nous ne recevons que les messages adressés au compte connecté. Le reste du compte Instagram reste hors de portée : ni abonnés, ni photos, ni données publicitaires. Nous ne voyons jamais de mot de passe Instagram.

Pourquoi. Pour pouvoir répondre à la question du client, pour ne pas répondre deux fois au même message, pour montrer au salon dans son tableau de bord ce que l’on demande et combien de rendez-vous Instagram apporte, et pour prévenir les abus. La base juridique est l’exécution du contrat avec le salon. Pour les messages de ses clients, le salon est responsable du traitement et Avana agit comme sous-traitant. Nous n’utilisons pas ces messages pour notre propre marketing, nous ne les vendons pas et nous ne les partageons pas avec d’autres salons ni avec des annonceurs.

Combien de temps. La clé d’accès disparaît dès que le salon se déconnecte ou retire l’accès dans Instagram. Les conversations et les messages sont conservés tant que le salon utilise Avana Connect, car le salon les relit dans son tableau de bord ; une déconnexion les laisse donc en place. Les questions reconnues dans notre mémoire tampon expirent après 30 jours. Les chiffres mensuels sont des nombres sans noms et restent conservés. Le journal de sécurité des connexions et déconnexions reste lui aussi, mais sans le nom ni le numéro Instagram dès qu’une suppression a eu lieu.

Comment les faire supprimer. Un salon supprime ses conversations Instagram en écrivant à support-nl@getavana.com. Toute personne ayant envoyé un message et souhaitant voir ses données supprimées peut aussi passer par Instagram : retirez Avana dans les paramètres de votre compte Instagram et demandez-y la suppression de vos données. Meta nous transmet la demande, nous supprimons les conversations, les messages et les liens liés à ce numéro Instagram, et une page vous affiche le code de confirmation de votre demande. Cela se fait immédiatement, et en tout cas dans les 30 jours.

Nous ne conservons pas les données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou que la loi ne l’exige, par exemple au titre de l’obligation de conservation fiscale. Après la clôture de votre compte, nous supprimons ou anonymisons les données dans un délai raisonnable, sauf lorsque la loi nous oblige à les conserver plus longtemps.

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la perte et le traitement illicite, notamment le chiffrement des connexions et la limitation des accès. Aucun système n’est totalement exempt de risque ; en cas de violation de données, nous agissons conformément à nos obligations légales.

Avana et notre site web utilisent des cookies et des techniques comparables. Ce que nous utilisons exactement et comment les gérer, vous le lisez dans notre déclaration relative aux cookies.

Vous avez le droit de consulter vos données à caractère personnel, de les faire rectifier ou effacer, et dans certains cas de limiter le traitement ou de vous y opposer, ainsi que de faire transférer vos données. Si vous êtes client ou membre d’un professionnel qui utilise Avana, adressez votre demande en premier lieu à ce professionnel. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données.

Nous pouvons adapter cette déclaration de confidentialité. La version la plus récente se trouve toujours sur cette page. Une question ou une demande ? Contactez-nous à support-nl@getavana.com ou via notre page de contact.