Boekingen eerst zelf accepteren
Ga naar Instellingen›Boekingsregels, tik op Online boekingen bevestigen en kies Jij accepteert zelf. Je klant doet dan eerst een aanvraag. Die tijd blijft voor je vrij, en je klant hoort pas iets als je in de afspraak op Accepteren of Afwijzen tikt.
Zo zet je het aan
- Ga naar Instellingen›Boekingsregels.
- Tik onder Klanten en bevestiging op Online boekingen bevestigen. Rechts staat nu nog Meteen bevestigd.
- Kies Jij accepteert zelf.
- Laat je klanten online vooraf betalen? Kies dan bij Betaalt je klant bij de aanvraag? of dat al bij de aanvraag gebeurt (zie hieronder). Die vraag staat er alleen als online betalen aan staat.
- Tik op Opslaan.
Het geldt voor boekingen die je klant zelf online doet, op je boekingspagina en in je boekknop op je website. Een afspraak die je zelf in je agenda zet, staat gewoon meteen vast. Wil je terug, kies dan weer Meteen bevestigd.
Wanneer je klant betaalt
Deze keuze verschijnt zodra je Jij accepteert zelf kiest. Hij doet er alleen toe als je klant online vooraf betaalt, zie een aanbetaling instellen.
- Ja, meteen online: je klant betaalt meteen bij de aanvraag, online op je boekingspagina. Wijs je af, dan gaat het geld meteen terug naar je klant, zonder de servicekosten. Dit is de standaard.
- Nee, niet bij de aanvraag: je klant doet de aanvraag zonder te betalen. Op je boekingspagina staat dan geen aanbetaling en geen servicekosten, en je klant rekent bij de afspraak af.
Wat je klant ziet
- Op je boekingspagina staat onder Goed om te weten Je doet een aanvraag: de afspraak staat pas vast als jij de aanvraag accepteert.
- Bij het afronden heet de knop Aanvraag versturen. Betaalt je klant meteen, dan heet hij Betalen en aanvraag versturen, met het bedrag erbij. Boven de knop staat dat het een aanvraag is.
- Na het versturen krijgt je klant de mail Je aanvraag is binnen. Accepteer je, dan volgt de gewone bevestiging. Wijs je af, dan krijgt je klant de mail Je aanvraag gaat niet door, met jouw bericht erbij als je er een schreef.
Een aanvraag accepteren of afwijzen
Komt er een aanvraag binnen, dan krijg je bericht zoals bij een nieuwe boeking: de pushmelding heet dan Nieuwe aanvraag via Avana, de mail Nieuwe aanvraag. In je agenda heeft de afspraak een gestippelde rand en het label Aanvraag.
- Open de afspraak in je agenda. De knop in de mail brengt je er ook meteen heen.
- Bovenaan staat Wacht op je akkoord. Tik op Accepteren. Je klant krijgt dan meteen de bevestiging.
- Gaat het niet door? Tik op Afwijzen. Schrijf eventueel bij Bericht aan de klant waarom, bijvoorbeeld dat die dag niet lukt, en tik nog een keer op Afwijzen. De tijd komt weer vrij in je agenda.
Je besluit geldt voor de hele boeking, ook als je klant meer behandelingen koos. Zolang je niet hebt geaccepteerd, gaan de sms-bevestiging en de mail aan de medewerker nog niet de deur uit. Die volgen pas als je accepteert.
Beslis liefst dezelfde dag. Tot je accepteert, weet je klant niet of de afspraak doorgaat.
Als je niet reageert
Staat een aanvraag een dag voor de afspraak nog open, dan krijg je een mail Een aanvraag wacht op je en een pushmelding. Reageer je niet voordat de afspraak begint, dan vervalt de aanvraag vanzelf. De tijd komt weer vrij, je klant krijgt een mail dat je niet op tijd hebt gereageerd, en wat je klant online heeft betaald gaat automatisch terug, zonder de servicekosten.
Die mail en pushmelding krijg je ook als je meldingen voor nieuwe boekingen hebt uitgezet. Ook als een bericht je niet bereikt, vervalt de aanvraag.
Het op tijd accepteren of afwijzen is jouw verantwoordelijkheid. Avana is niet verantwoordelijk voor aanvragen die je afwijst of die vervallen, en vergoedt de inkomsten die je daardoor misloopt niet. Door Jij accepteert zelf te kiezen, ga je daarmee akkoord. Zo staat het ook in de algemene voorwaarden.
Veelgestelde vragen
Kan iemand anders de tijd boeken zolang ik niet beslis?
Nee. De tijd staat voor je vast zodra de aanvraag binnenkomt. Wijs je af, dan komt hij weer vrij.
Krijgt mijn klant geld terug als ik afwijs?
Had je klant al betaald, dan gaat dat automatisch terug, zonder de servicekosten. Heb je Nee, niet bij de aanvraag gekozen, dan is er nog niets betaald.
Wat gebeurt er als ik een aanvraag vergeet?
Een dag voor de afspraak krijg je een mail en een pushmelding. Reageer je dan nog niet, dan vervalt de aanvraag bij de starttijd en gaat het geld terug naar je klant, zonder de servicekosten. De inkomsten die je daardoor misloopt, vergoedt Avana niet.
Geldt dit ook voor afspraken die ik zelf inplan?
Nee. Alleen een boeking die je klant zelf online doet, wordt een aanvraag.