Je boekingsregels instellen

Wanneer je klant kan boeken

Onder Instellingen›Boekingsregels staan bovenaan, onder Wanneer je klant kan boeken, de regels over tijd. Elke regel laat rechts zien wat er nu staat. Tik erop, kies en tik op Opslaan. Het geldt meteen.

• Hoe ver vooruit online boeken: zo ver als je wilt, een vast aantal dagen vooruit (1 tot 365, schuift elke dag mee) of tot een datum die jij kiest. Die laatste is handig als je per maand je rooster maakt. Voor jezelf verandert er niets: in het dashboard plan je zo ver vooruit als je wilt.
• Laatste moment om online te boeken: van tot aan de starttijd tot 48 uur vooraf. Per dienst kun je hiervan afwijken bij Uiterlijk boeken in de dienst.
• Tijd tussen starttijden: om de hoeveel minuten je klant een tijd kan kiezen: 5, 10, 15, 20, 30 of 60 minuten. Zet je Strak achter elkaar aan, dan staan de tijden precies op dat ritme. Uit krijgt je klant een rustige lijst op hele en halve uren.
• Meerdere klanten tegelijk: alleen te zien als er minstens twee mensen in je team actief zijn. Staat hij uit, dan is er per locatie één klant tegelijk. Staat hij aan, dan heeft elke medewerker een eigen klant op hetzelfde uur, zie twee klanten tegelijk bij je team. Deze schakelaar slaat meteen op.

Vaste starttijden, zoals alleen 09:00, 11:00 en 14:00, stel je per dag in bij je openingstijden: tik daar op een dag en kies Vaste starttijden. Klanten zien dan alleen die tijden. Is er een bezet, dan valt die weg en komt er geen tijd tussendoor. Zie je rooster instellen.

Onder Klanten en bevestiging kies je bij Wie mag online boeken of iedereen online mag boeken, alleen klanten die al eens kwamen of alleen nieuwe klanten, zie alleen vaste klanten laten boeken. Bij Online boekingen bevestigen kies je Meteen bevestigd of Jij accepteert zelf. Bij die laatste doet je klant eerst een aanvraag, en staat de afspraak pas vast als jij accepteert, zie boekingen eerst zelf accepteren. Zet je Telefoonnummer verplicht aan, dan kan je klant alleen boeken met een telefoonnummer, zie het telefoonnummer verplicht maken. Onder Na het boeken zet je Volgende afspraak voorstellen en Klant zet zelf iets erbij aan of uit; wat dat laatste doet, lees je in je klant zet zelf iets bij de afspraak.

Afzeggen en verzetten

Onderaan Boekingsregels staat Afzeggen en verzetten. Je komt er ook via Instellingen›Afzeggen en verzetten. Hier stel je in:

• Gratis afzeggen: altijd, tot een aantal uur ervoor (2, 4, 12, 24, 48 of 72, of een eigen aantal), of nooit online en alleen door te bellen. Kies hier altijd zelf iets: zolang je niets kiest, kan je klant online afzeggen tot de afspraak begint.
• Te laat of niet gekomen: niets, een vast bedrag of een deel van de prijs. Je klant ziet dit bij je voorwaarden.
• Zelf verzetten: altijd gratis, tot dezelfde termijn als afzeggen, tot een aantal uur ervoor, of alleen door te bellen.
• Wie belt je klant als het online niet meer kan. Laat je het leeg, dan zet Avana je salonnaam en salonnummer erbij.
• Belknop bij de afspraak: uit, alleen op de dag van de afspraak, of altijd. Je klant belt je dan met één tik vanaf de pagina van de afspraak, zie een belknop bij de afspraak.
• Welkomsttekst: een korte zin die je klant in de checkout leest, zie een welkomsttekst bij het boeken.

Na de termijn kan je klant niet meer zelf online afzeggen. Hoe dat voor jou in de agenda werkt, lees je in een afspraak verplaatsen of afzeggen.

De wachtlijst

Is een dag vol, dan kan je klant zich aanmelden voor de wachtlijst. Die zet je aan bij Instellingen›Wachtlijst. Je kiest wie het hoort als er een plek vrijkomt: alle wachtenden meteen, waarbij wie het eerst boekt de plek heeft, of zelf kiezen, en dan bepaal je per vrije plek wie de mail krijgt en wanneer. Alles over de wachtlijst lees je in de wachtlijst gebruiken. Verder stel je in voor welke behandelingen het geldt, hoeveel mensen per dag mogen wachten en hoe lang een aanmelding blijft staan. De wachtlijst zit in Business Plus en Business Max.

Veelgestelde vragen