Een afspraak verplaatsen, afzeggen of verwijderen
Open de afspraak in je agenda. Kies onderaan Verplaatsen voor een nieuwe tijd, of tik bovenaan op de drie puntjes en kies Afspraak afzeggen. De klant krijgt in beide gevallen een mail. Is er online betaald en kies je dat de salon afzegt, dan gaat het geld vanzelf terug.
Een afspraak verplaatsen
- Klik of tik in je agenda op de afspraak.
- Kies onderaan Verplaatsen.
- Kies bij Nieuwe datum en Nieuwe tijd het nieuwe moment en bevestig met Verplaatsen.
De klant krijgt een mail met de nieuwe tijd. Staat er op dat moment al een afspraak, dan zegt Avana dat en kies je een ander moment. Valt de nieuwe tijd in een blokkade of buiten je openingstijden, dan kun je kiezen voor Toch inplannen. Na het verplaatsen zie je Verplaatst naar met de nieuwe dag en tijd, en of je klant een mail krijgt.
Pas je ook iets anders aan, zoals de dienst? Tik dan bij Diensten op Bewerken. Bovenin staat Datum en tijd: daar kies je de nieuwe dag en tijd, en in dezelfde stap de diensten. Zie een afspraak bewerken.
Je kunt het ook aan Avana AI vragen, bijvoorbeeld: kun je de afspraak van Hanna verplaatsen? Avana AI vraagt welke afspraak je bedoelt als er meer zijn, en geeft vijf tijden die passen: eerst zoals de klant meestal komt, dan zo dicht mogelijk bij de oude tijd. Tik een tijd aan en bevestig op de kaart met Verplaatsen. Kan een tijd niet, dan zegt Avana AI waarom, bijvoorbeeld je pauze of een andere afspraak. Zie Avana AI.
Een afspraak afzeggen
- Open de afspraak en tik bovenaan op de drie puntjes.
- Kies Afspraak afzeggen.
- Is er online betaald, dan vraagt Avana eerst Wie zegt af? Kies De salon of De klant.
- Kies bij Reden waarom de afspraak niet doorgaat, bijvoorbeeld dat de klant te laat afbelde.
- Bevestig met Afzeggen.
Dit gebeurt er daarna:
- De klant krijgt een mail dat de afspraak niet doorgaat.
- De tijd komt weer vrij, zodat iemand anders hem online kan boeken.
- De afspraak blijft zichtbaar in de geschiedenis van de klant.
- Heeft de klant online betaald en koos je De salon, dan gaat het bedrag vanzelf terug. De servicekosten blijven ingehouden. Zaten er producten bij, dan kies je met Ook de producten terugbetalen of die ook terug moeten. Koos je De klant, dan blijft het betaalde bedrag bij jou. Meer in terugbetalen.
Afzeggen of verwijderen?
In hetzelfde menu staat ook Afspraak verwijderen. Verwijderen haalt de afspraak uit je agenda en uit de geschiedenis, en stuurt de klant geen mail. Er gaat ook geen geld terug. Is de afspraak online betaald, dan kun je hem daarom niet meteen verwijderen: Avana vraagt je hem eerst af te zeggen, zodat het geld goed geregeld wordt. Daarna kun je hem wel verwijderen. Gebruik verwijderen dus alleen voor een afspraak die er per ongeluk in kwam, zoals een dubbele boeking of een test.
Kwam de klant gewoon niet opdagen? Kies dan in hetzelfde menu Markeer als no-show. De afspraak krijgt de status Niet verschenen en telt mee in de gegevens van die klant. De klant krijgt daar geen bericht over. Zie een no-show markeren.
Wil je dat klanten zelf kunnen verzetten of afzeggen, en tot wanneer? Dat stel je in bij Instellingen›Afzeggen en verzetten. Zie klant wijzigt zelf.
Veelgestelde vragen
Kan ik afzeggen zonder dat de klant een mail krijgt?
Bij afzeggen gaat er altijd een mail naar de klant, als er een e-mailadres bekend is. Verwijderen stuurt geen mail, maar gebruik dat alleen voor afspraken die er per ongeluk in staan.
De klant zegt af. Gaat het geld dan ook terug?
Nee. Alleen als je bij Wie zegt af? kiest voor De salon, gaat een online betaling vanzelf terug. Wil je toch iets terugbetalen, gebruik dan Terugbetalen in de afspraak. Zie terugbetalen.
De terugbetaling lukte niet. Wat nu?
Dan meldt Avana dat direct na het afzeggen. Open de afspraak en gebruik de knop Terugbetalen om het alsnog te doen.
Gaat de afspraak toch door na een afzegging?
Maak dan een nieuwe afspraak op dezelfde tijd, zie een afspraak maken. De klant krijgt daar weer een bevestiging van.
Mijn klant zegt binnen mijn afzegtermijn af. Moet die dan betalen?
Binnen je termijn kan je klant niet meer zelf online afzeggen en moet je klant je bellen. Zeg de afspraak dan zelf af. Is er online betaald, kies dan bij Wie zegt af? voor De klant: wat er betaald is, blijft bij jou. Het bedrag dat je bij Te laat of niet gekomen noemt, schrijft Avana niet vanzelf af, en een afgezegde afspraak krijgt geen factuur. Wil je toch iets rekenen, maak dan zelf een losse factuur met Nieuwe factuur bij Facturen. Zie ook no-shows voorkomen.