Een afspraak verplaatsen, afzeggen of verwijderen
Open de afspraak in je agenda. Kies Verplaatsen voor een nieuwe tijd, of tik op de drie puntjes en kies Afspraak afzeggen. De klant krijgt in beide gevallen een mail, en een online betaling gaat bij afzeggen vanzelf terug.
Een afspraak verplaatsen
- Klik of tik in je agenda op de afspraak.
- Kies Verplaatsen. Op je telefoon kun je de afspraak ook opzij vegen en Verzetten kiezen.
- Kies bij Nieuwe datum en Nieuwe tijd het nieuwe moment en bevestig met Verzetten.
De klant krijgt een mail met de nieuwe tijd. Staat er op dat moment al een afspraak, dan zegt Avana dat en kies je een ander moment. Valt de nieuwe tijd in een blokkade, dan kun je kiezen voor Toch inplannen.
Een afspraak afzeggen
- Open de afspraak en tik bovenaan op de drie puntjes.
- Kies Afspraak afzeggen.
- Kies eventueel een Reden, bijvoorbeeld dat de klant te laat afbelde.
- Bevestig met Afzeggen.
Dit gebeurt er daarna:
- De klant krijgt een mail dat de afspraak niet doorgaat.
- De tijd komt weer vrij, zodat iemand anders hem online kan boeken.
- De afspraak blijft zichtbaar in de geschiedenis van de klant.
- Heeft de klant online betaald, dan gaat het bedrag vanzelf terug. De servicekosten blijven ingehouden. Zaten er producten bij, dan kies je met Ook de producten terugbetalen of die ook terug moeten. Meer in terugbetalen.
Afzeggen of verwijderen?
In hetzelfde menu staat ook Afspraak verwijderen. Verwijderen haalt de afspraak uit je agenda en uit de geschiedenis, en stuurt de klant geen mail. Er gaat ook geen geld terug. Gebruik verwijderen dus alleen voor een afspraak die er per ongeluk in kwam, zoals een dubbele boeking of een test.
Kwam de klant gewoon niet opdagen? Kies dan Markeer als no-show. De afspraak krijgt de status Niet verschenen en telt mee in de gegevens van die klant. De klant krijgt daar geen bericht over.
Wil je dat klanten zelf kunnen verzetten of afzeggen, en tot wanneer? Dat stel je in bij Instellingen›Online boeken›Afzeggen en verzetten. Zie klant wijzigt zelf.
Veelgestelde vragen
Kan ik afzeggen zonder dat de klant een mail krijgt?
Bij afzeggen gaat er altijd een mail naar de klant, als er een e-mailadres bekend is. Verwijderen stuurt geen mail, maar gebruik dat alleen voor afspraken die er per ongeluk in staan.
De klant zegt zelf af. Gaat het geld dan ook terug?
Nee, alleen als jij als salon afzegt gaat een online betaling vanzelf terug. Wil je toch iets terugbetalen, gebruik dan Terugbetalen in de afspraak. Zie terugbetalen.
De terugbetaling lukte niet. Wat nu?
Dan meldt Avana dat direct na het afzeggen. Open de afspraak en gebruik de knop Terugbetalen om het alsnog te doen.
Gaat de afspraak toch door na een afzegging?
Maak dan een nieuwe afspraak op dezelfde tijd, zie een afspraak maken. De klant krijgt daar weer een bevestiging van.