No-shows voorkomen: wat echt helpt
Vraag een aanbetaling bij het boeken, kies zelf een termijn voor gratis afzeggen, stuur een sms-herinnering en zet de wachtlijst aan zodat een afgezegde plek weer vol raakt. Komt iemand toch niet, markeer de afspraak dan als no-show: dan betaalt die klant de volgende keer weer vooruit.
Een no-show voorkom je zelden met één maatregel. Wat werkt, is een klein beetje drempel bij het boeken en een geheugensteuntje vlak ervoor. Hieronder staat wat Avana daarvoor heeft, van sterk naar licht.
1. Een aanbetaling bij het boeken
Wie al iets betaald heeft, komt bijna altijd. Kies bij Instellingen›Betalingen›Wanneer je klant betaalt voor Een aanbetaling vooraf of Het hele bedrag vooraf. Komt je klant niet, dan blijft wat er betaald is gewoon bij jou. Zie een aanbetaling instellen.
Wil je je vaste klanten niet lastigvallen, kies dan bij Wie vooruit betaalt voor Alleen nieuwe klanten. Een klant die ooit niet kwam, telt dan niet als vaste klant, mits je die afspraak als no-show hebt gemarkeerd (zie punt 5).
2. Een duidelijke termijn voor afzeggen
Open Instellingen›Online boeken›Afzeggen en verzetten en kies bij Gratis afzeggen een aantal uur, bijvoorbeeld 24. Na die termijn kan je klant niet meer zelf online afzeggen en moet je klant je bellen. Kies de termijn zelf, ook als 24 uur je bevalt: dan weet je zeker dat de regel ook echt zo staat.
Bij Te laat of niet gekomen kun je een bedrag noemen voor te laat afzeggen of niet komen. Je klant leest dat bij het boeken en in de bevestiging. Avana schrijft dat bedrag niet vanzelf af: het is een afspraak tussen jou en je klant. Wil je bij een no-show zeker iets overhouden, dan is de aanbetaling de manier.
3. Een herinnering vlak ervoor
Elke klant met een e-mailadres krijgt vanzelf een herinneringsmail, ongeveer vier uur voor de afspraak. Een sms valt meer op: met sms-tegoed krijgt je klant 24 uur vooraf een sms. Is die sms verstuurd, dan slaat Avana de mail over. Zie sms-herinneringen.
Zet bij Instellingen›Online boeken›Boekingsregels ook Telefoonnummer vragen aan. Zonder telefoonnummer kan er geen sms gaan en kun je de klant niet even bellen.
4. De wachtlijst vult het gat
Zegt iemand op tijd af, dan wil je die plek snel weer kwijt. Met de wachtlijst krijgen klanten die op een volle dag wachten een mail zodra er iets vrijkomt. De wachtlijst zit in Business Plus en Business Max.
5. Markeer een no-show
- Open de afspraak in je agenda.
- Kies in het menu Markeer als no-show.
- Bevestig met Markeer no-show.
De afspraak staat dan op Niet verschenen en op de klantkaart zie je hoe vaak iemand niet kwam. Er gaat geen geld heen of terug: een aanbetaling blijft staan. Een no-show telt niet als bezoek, dus bij Alleen nieuwe klanten betaalt die klant de volgende keer weer vooruit.
Begin met een aanbetaling op je langste behandelingen. Daar kost een lege stoel het meest, en een korte behandeling boeken blijft voor iedereen makkelijk.
Veelgestelde vragen
Rekent Avana het no-showbedrag automatisch af?
Nee. Het bedrag bij Te laat of niet gekomen staat in je voorwaarden, maar wordt niet vanzelf afgeschreven. Wat je zeker hebt, is wat je klant vooraf betaalde met een aanbetaling.
Kan ik een no-show een factuur sturen?
Ja. Zet in je factuurinstellingen No-shows factureren aan en kies een percentage. Een no-show krijgt dan een factuur voor dat deel, die je zelf naar je klant stuurt. Zie facturen maken.
Kan ik een klant blokkeren die steeds niet komt?
Een klant blokkeren kan niet. Wel kun je bij Wie vooruit betaalt kiezen voor Alleen nieuwe klanten: markeer je de no-shows, dan betaalt zo iemand steeds vooruit.
Gaat de wachtlijst ook af bij een no-show?
Nee. De wachtlijst krijgt bericht als een afspraak wordt afgezegd. Bij een no-show is de tijd al voorbij.