De wachtlijst gebruiken
Zet de wachtlijst aan bij Instellingen›Online boeken›Wachtlijst. Is een dag vol, dan kan je klant zich aanmelden. Zegt iemand af, dan krijgen de wachtenden een mail, vanzelf of pas als jij kiest wie. Wie het eerst boekt, heeft de plek. De wachtlijst zit in Business Plus en Business Max.
Zo werkt het voor je klant
Is er op een dag geen enkele tijd meer vrij, dan ziet je klant op je boekingspagina een knop om op de wachtlijst voor die dag te komen. Komt er een plek vrij doordat iemand afzegt, dan krijgt je klant een mail met de knop Boek deze plek. Die opent je boekingspagina met de behandeling, de dag en de tijd al ingevuld. De plek wordt niet vastgehouden: wie het eerst boekt, heeft hem. Dat staat ook in de mail.
Aanzetten
- Ga naar Instellingen›Online boeken›Wachtlijst.
- Zet de schakelaar op Aan.
- Kies bij Wie hoort het hoe een vrije plek wordt verdeeld (zie hieronder).
Wie het hoort als er een plek vrijkomt
- {{knop:@wlst.o_auto}}: Avana mailt alle wachtenden voor die plek zodra hij vrijkomt. Het snelst, en je hoeft niets te doen.
- {{knop:@wlst.o_manual}}: je krijgt een mail dat er een plek is vrijgekomen. Jij kiest wie de mail krijgt en wanneer.
Zelf kiezen wie de plek krijgt
- Tik in de mail op Kies wie hem krijgt, of open het scherm Wachtlijst. Bovenaan staat Vrije plekken.
- Tik bij de plek op Kies wie hem krijgt.
- Vink aan wie de mail krijgt. Wie past en nog geen mail had, staat al aangevinkt.
- Kies wanneer: Nu, Morgen om 9:00 of Kies een tijd. Een eigen tijd moet minstens een kwartier voor de plek liggen.
- Tik op de knop om te versturen of te plannen.
Boekt niemand, dan mail je nog iemand met Nog iemand mailen. Een geplande mail stop je met Niet versturen. Voordat er een mail gaat, kijkt Avana of de plek nog vrij is. Is hij al weg, dan gaat er niets en staat de plek op Al weg.
Wat je verder instelt
- {{knop:@wlst.diensten}}: alle behandelingen, of alleen de behandelingen die jij kiest.
- {{knop:@wlst.max}}: 5, 10 of 20, of geen grens. Is het maximum bereikt, dan kan niemand meer bij voor die dag.
- {{knop:@wlst.verval}}: 1 week, 2 weken, 1 maand of Tot de dag zelf.
- {{knop:@wlst.notitie}}: je klant schrijft erbij wanneer het wél uitkomt.
- {{knop:@wlst.sms}}: naast de mail ook een sms. Dat kost per bericht één sms'je van je tegoed.
- {{knop:@wlst.medewerker}}: alleen als je met meer mensen werkt. Je klant kiest dan bij wie er gewacht wordt.
Onder Wie er wacht zie je per dag wie er wacht. Met Van de lijst halen haal je iemand eraf.
Werk je met vaste starttijden, dan krijgen wachtenden alleen bericht als er een van je starttijden in de vrije plek past. Zie vaste starttijden.
Veelgestelde vragen
Wanneer gaat de wachtlijst af?
Als een afspraak wordt afgezegd, door je klant of door jou, en ook als je een afspraak verwijdert. Bij een no-show niet: dan is de tijd al voorbij.
Wat als twee klanten tegelijk op de knop tikken?
Wie het eerst de boeking afrondt, heeft de plek. De ander ziet dat de tijd niet meer vrij is en kan een andere tijd kiezen.
Ik zie de schakelaar wel, maar kan hem niet aanzetten.
De wachtlijst zit in Business Plus en Business Max. Hoe je overstapt, lees je in pakket kiezen en wijzigen.
Krijgen wachtenden nog bericht als ik de wachtlijst uitzet?
Nee. Zolang de wachtlijst uit staat, gaat er geen bericht. Het scherm zegt je hoeveel klanten er dan nog wachten.