Facturen maken
Avana maakt na elke afspraak vanzelf een factuur. Die staat eerst als concept klaar en wordt aan het eind van de dag definitief, met een doorlopend factuurnummer. Vul eerst je bedrijfsgegevens in: open Facturen, tik rechtsboven op het tandwiel en kies het tabblad Bedrijf. Zonder die gegevens blijft elke factuur een concept. Een losse factuur maak je met Nieuwe factuur.
Eerst je bedrijfsgegevens
- Open Facturen in je menu en tik rechtsboven op het tandwiel.
- Kies het tabblad Bedrijf.
- Vul je bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en btw-nummer in. Voor een salon in België is dat je ondernemingsnummer.
- Voeg eventueel je logo, IBAN, e-mailadres en telefoonnummer toe.
- Tik op Opslaan.
Deze gegevens zijn wettelijk verplicht op een factuur. Ontbreekt er iets, dan krijgt een factuur geen nummer en kun je hem niet versturen. Er staat dan een oranje bolletje op het tandwiel, op het tabblad Bedrijf en bij wat nog mist.
Automatisch na elke afspraak
Binnen een uur nadat de eindtijd van een afspraak voorbij is, maakt Avana een concept met de behandelingen, de extra's, de producten en de juiste btw. Tot het concept definitief wordt, komt alles wat je nog aan de afspraak toevoegt op dezelfde factuur.
Wanneer het definitief wordt, kies je achter het tandwiel op het tabblad Factuurinstellingen: Aan het einde van de dag (aanbevolen) of Een vast aantal uren na de afspraak. Tik daarna op Instellingen opslaan. Afgezegde afspraken krijgen geen factuur. No-shows ook niet, tenzij je daar No-shows factureren aanzet en een percentage kiest.
Je klant krijgt de factuur niet vanzelf gemaild. Wil je hem versturen, tik dan in het overzicht op de drie puntjes naast de factuur en kies Naar klant sturen. De pdf gaat dan als bijlage naar je klant.
Concept of definitief
- Concept: nog geen nummer. Je kunt het aanpassen of verwijderen.
- Definitief: een doorlopend nummer uit je reeks, en daarna niet meer aan te passen. Dat is een eis aan je boekhouding.
Zelf een factuur maken
- Open Facturen en tik op Nieuwe factuur.
- Kies een boeking die nog geen factuur heeft, of tik op + Lege factuur.
- Vul de klant in, voeg regels toe met + Regel toevoegen en controleer het voorbeeld ernaast.
- Tik op Concept opslaan, of maak de factuur meteen definitief.
Een fout herstellen
Een definitieve factuur pas je aan via de drie puntjes naast die factuur, met Corrigeren. De oude factuur blijft staan en wordt tegengeboekt, en je maakt een nieuwe met een eigen nummer. Gaat de hele factuur niet door, kies dan Crediteren / annuleren: er komt een creditnota die de factuur tegenboekt. Dat is niet terug te draaien. Stap voor stap staat het in een factuur corrigeren of crediteren.
Zeg je een betaalde afspraak af die al een definitieve factuur had, dan maakt Avana zelf de creditnota. Je hoeft dan niets te doen.
Veelgestelde vragen
Kan ik automatische facturen uitzetten?
Ja. Open Facturen, tik rechtsboven op het tandwiel en zet op het tabblad Factuurinstellingen de schakelaar Automatische facturen uit. Je maakt facturen dan zelf met Nieuwe factuur.
Staan de servicekosten van online betalen op mijn factuur?
Nee. Die betaalt je klant aan Avana, en het is geen omzet van je salon. Zie servicekosten.
Hoe zet ik een factuur op betaald?
Tik in het overzicht op de drie puntjes naast de factuur en kies Markeer als betaald. Kies daarna hoe er betaald is. De afspraak in je agenda loopt daarin mee. Meer in openstaande facturen.
Kan ik een factuur via Peppol versturen?
Ja, aan een zakelijke klant. Je activeert het één keer achter het tandwiel op het tabblad Peppol. Daarna staat Versturen via Peppol in het menu van de factuur. Zie facturen versturen via Peppol.
Kan ik een behandeling toevoegen nadat de factuur definitief is?
Ja, als Behandelingen toevoegen ná de factuur aanstaat, op het tabblad Factuurinstellingen achter het tandwiel. Het extra komt dan op een tweede factuur. De eerste factuur blijft zoals hij was.