Facturen maken

Eerst je bedrijfsgegevens

1. Open Facturen in je menu en tik rechtsboven op het tandwiel.
2. Kies het tabblad Bedrijf.
3. Vul je bedrijfsnaam, adres, KVK-nummer en btw-nummer in. Voor een salon in België is dat je ondernemingsnummer.
4. Voeg eventueel je logo, IBAN, e-mailadres en telefoonnummer toe.
5. Tik op Opslaan.

Deze gegevens zijn wettelijk verplicht op een factuur. Ontbreekt er iets, dan krijgt een factuur geen nummer en kun je hem niet versturen. Er staat dan een oranje bolletje op het tandwiel, op het tabblad Bedrijf en bij wat nog mist.

Automatisch na elke afspraak

Binnen een uur nadat de eindtijd van een afspraak voorbij is, maakt Avana een concept met de behandelingen, de extra's, de producten en de juiste btw. Tot het concept definitief wordt, komt alles wat je nog aan de afspraak toevoegt op dezelfde factuur.

Wanneer het definitief wordt, kies je achter het tandwiel op het tabblad Factuurinstellingen: Aan het einde van de dag (aanbevolen), Een vast aantal uren na de afspraak of Na een paar dagen. Bij die laatste kies je 1 dag, 2 dagen of 1 week na de afspraak; de factuur wordt dan aan het eind van die dag definitief. Handig als je achteraf nog bijwerkt wat je klant kreeg of kocht. Tik daarna op Instellingen opslaan. Afgezegde afspraken krijgen geen factuur. No-shows ook niet, tenzij je daar No-shows factureren aanzet en een percentage kiest.

Je klant krijgt de factuur niet vanzelf gemaild. Wil je hem versturen, tik dan in het overzicht op de drie puntjes naast de factuur en kies Naar klant sturen. De pdf gaat dan als bijlage naar je klant.

Concept of definitief

• Concept: nog geen nummer. Je kunt het aanpassen of verwijderen.
• Definitief: een doorlopend nummer uit je reeks, en daarna niet meer aan te passen. Dat is een eis aan je boekhouding.

Zelf een factuur maken

1. Open Facturen en tik op Nieuwe factuur.
2. Kies een boeking die nog geen factuur heeft, of tik op + Lege factuur.
3. Vul de klant in, voeg regels toe met Regel toevoegen en controleer het voorbeeld ernaast.
4. Tik op Concept opslaan, of maak de factuur meteen definitief.

Typ je bij een lege factuur een klant die nog een afspraak zonder factuur heeft, dan zegt de editor dat. Tik op Hoort bij deze afspraak: de behandeling, het bedrag en de datum komen dan uit die afspraak, en de factuur hangt eraan. Zo maak je die afspraak later niet nog een keer.

Factuurdatum en behandeldatum

De factuurdatum is de dag dat je de factuur maakt. Die zet je niet terug, ook niet als de behandeling eerder was. Daarvoor is de Behandeldatum: die staat onder elke regel op de factuur. Begin je vanuit een afspraak, dan vult Avana de datum van de afspraak zelf in. Bij een lege factuur kies je hem zelf.

Valt de behandeling in een andere maand dan de factuurdatum, dan staat de behandeldatum altijd op de factuur. Zo ziet je boekhouder in welk kwartaal de omzet hoort, ook als je de factuur pas later maakt.

Kies je in een afspraak Factuur maken, dan opent dezelfde editor met die afspraak erin. Je kijkt de regels na, zet er eventueel een product of korting bij, en pas als je hem definitief maakt krijgt hij een nummer.

Een fout herstellen

Een definitieve factuur pas je aan via de drie puntjes naast die factuur, met Corrigeren. De oude factuur blijft staan en wordt tegengeboekt, en je maakt een nieuwe met een eigen nummer. Gaat de hele factuur niet door, kies dan Crediteren / annuleren: er komt een creditnota die de factuur tegenboekt. Dat is niet terug te draaien. Stap voor stap staat het in een factuur corrigeren of crediteren.

Veelgestelde vragen