Facturen en btw voor je boekhouder
Open Facturen en tik op Facturen downloaden. Kies de periode, bijvoorbeeld het vorige kwartaal, tik op Volgende en kies Zelf downloaden. Je krijgt één zip-bestand met elke factuur als pdf in een map per maand en een Excel-overzicht. Wil je het meteen naar je boekhouder sturen, zie dan facturen naar je boekhouder sturen.
De btw goed zetten
Avana zet de btw-tarieven voor je land klaar. In Nederland zijn dat BTW hoog (21%), BTW laag (9%), BTW 0% en BTW vrijgesteld. Eén tarief is je standaard: dat krijgt elke dienst en elk product waar je niets anders bij kiest.
- Open Facturen, tik rechtsboven op het tandwiel en kies het tabblad BTW-tarieven.
- Kies bij het juiste tarief Standaard. Dat is meteen bewaard.
- Wijkt een behandeling af, open dan die dienst en kies onder Betalen bij Btw een ander tarief.
Twijfel je welk tarief bij je behandelingen hoort, vraag het dan aan je boekhouder. Een tarief dat een dienst of product gebruikt, kun je niet verwijderen, alleen archiveren. Diensten op dat tarief gaan dan je standaardtarief gebruiken; facturen die er al zijn veranderen niet.
Een maand, kwartaal of jaar downloaden
- Open Facturen en tik naast de zoekbalk op Facturen downloaden. Op je telefoon is dat het map-icoon.
- Kies de periode: het vorige kwartaal, de maand die je in beeld hebt, het hele jaar, of Andere periode voor een eigen begin- en eindmaand. In de eerste maand van een kwartaal staat het vorige kwartaal al aan.
- Je ziet meteen hoeveel facturen en creditnota's erin zitten. Met Bekijk wat erin zit zie je de mappen per maand.
- Tik op Volgende en kies Zelf downloaden.
- Kies Pdf's en Excel en tik op Downloaden. Het zip-bestand komt in je downloads.
Wat er in het bestand zit
- Bovenin een Excel-overzicht met per factuur het nummer, de datum, de klant, de medewerker, het bedrag zonder btw, de btw per tarief, het totaal en de status. Bij meer dan één maand staat er een tweede tabblad met de totalen per maand.
- Per maand een map met elke factuur en creditnota van die maand als pdf.
- Een map voor-boekhoudprogramma met hetzelfde overzicht als CSV-bestand. Dat is voor het boekhoudprogramma van je boekhouder; zelf open je het Excel-bestand.
- Creditnota's staan als min-bedrag in het overzicht, met onderaan een totaalregel.
Alleen facturen met een factuurnummer gaan mee. Staan er nog concepten in de periode, dan zegt het venster hoeveel. Een concept dat in je administratie hoort, maak je eerst definitief.
Heb je meer vestigingen, dan kies je op een computer eerst de vestiging naast de maand. De download volgt de vestiging die je in beeld hebt. In de Avana-app op je telefoon kun je niet downloaden; open je facturen dan in de browser, of stuur je facturen vanuit de app naar je boekhouder.
Alleen een paar facturen
Vraagt je boekhouder om een paar losse facturen, vink die dan aan in de lijst en tik onderin op Downloaden. Je selectie blijft staan als je van maand wisselt, dus je kunt facturen uit meer maanden in één zip zetten.
Leest je boekhouder facturen in met een boekhoudprogramma, kies in de laatste stap dan UBL-bestanden. Dan krijgt je boekhouder elke factuur als UBL-bestand, met de pdf erin.
Veelgestelde vragen
Kan ik mijn facturen per kwartaal downloaden?
Ja. Kies in het venster het kwartaal, of bij Andere periode de eerste en de laatste maand die je wilt. Een periode mag hooguit 24 maanden zijn.
De download stopt en er staat dat een pdf ontbreekt. Wat nu?
Tik op Opnieuw proberen; dat lukt meestal. Blijft het misgaan, dan kun je Zonder deze factuur downloaden kiezen. In de zip staat dan een bestand ontbreekt.txt met het factuurnummer, en in het Excel-overzicht staat bij die factuur dat de pdf ontbreekt.
Ik ben vrijgesteld van btw. Wat stel ik in?
Open Facturen, tik op het tandwiel en zet op het tabblad BTW-tarieven het tarief BTW vrijgesteld op Standaard. Er komt dan geen btw-regel op je facturen.
Staan online betalingen en betalingen in de salon allebei in het overzicht?
Ja. Een afspraak krijgt een factuur, of er nu online of in de salon betaald is. Wat er online binnenkwam en wanneer het is uitbetaald, zie je bij uitbetalingen.
Waarom staat de datum als ######## in Excel?
Dan heb je het CSV-bestand geopend. Dat heeft geen kolombreedtes, dus een datum past soms net niet. Open het Excel-bestand bovenin de zip; daar staat elke datum gewoon in beeld.