Facturen naar je boekhouder sturen
Open Facturen en tik op Facturen downloaden. Kies de periode, tik op Volgende, kies Naar je boekhouder, vul het e-mailadres van je boekhouder in en tik op Versturen. Je boekhouder krijgt een mail met een downloadlink naar al je facturen. Zet je Elk kwartaal vanzelf sturen aan, dan gaat dat voortaan elk kwartaal vanzelf.
Zo stuur je je facturen
- Open Facturen en tik naast de zoekbalk op Facturen downloaden. Op je telefoon is dat het map-icoon.
- Kies de periode. In de eerste maand van een kwartaal staat het vorige kwartaal al aan; dat is meestal wat je boekhouder wil.
- Tik op Volgende.
- Kies Naar je boekhouder en vul het e-mailadres van je boekhouder in. Dat adres wordt bewaard; de volgende keer staat het er al.
- Tik op Versturen. Je ziet meteen naar welk adres het ging en tot wanneer de link werkt.
Wat je boekhouder krijgt
- Een mail van je salon, met de periode, het aantal facturen en creditnota's en het totaal inclusief btw.
- Een knop in de mail die een pagina opent met de naam van je salon, de periode en een downloadknop.
- Eén zip-bestand met elke factuur als pdf in een map per maand, een Excel-overzicht en een CSV-bestand voor het boekhoudprogramma.
Beantwoordt je boekhouder de mail, dan komt het antwoord bij jou. Alleen facturen met een factuurnummer gaan mee; concepten niet.
Elk kwartaal vanzelf
Zet bij stap 4 Elk kwartaal vanzelf sturen aan. Op 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober krijgt je boekhouder dan 's ochtends de facturen van het kwartaal ervoor. Jij krijgt daarna een korte mail en een melding bovenaan je facturen, zodat je weet dat het gebeurd is. Op de 25e van de laatste maand van een kwartaal krijg je een melding als er nog concepten open staan, zodat je die op tijd definitief maakt.
Uitzetten doe je in hetzelfde venster, of bij Facturen achter het tandwiel, op het tabblad Factuurinstellingen onder Boekhouder. Het adres blijft bewaard, zodat je met de hand kunt blijven versturen.
Hoe lang de link werkt
Een downloadlink werkt standaard 7 dagen. Bij Boekhouder kies je zelf 1, 3, 7, 14 of 30 dagen. Korter is veiliger: een link die rondslingert, werkt dan niet lang. Daar zie je ook per verzending of je boekhouder de facturen al heeft gedownload.
Ging de mail naar het verkeerde adres? Tik bij Boekhouder bij die verzending op Link intrekken. De link werkt dan meteen niet meer.
Veelgestelde vragen
Is de link veilig?
Iedereen met de link kan de facturen downloaden, dus stuur hem alleen naar je boekhouder. De link werkt maar een paar dagen en hooguit 20 keer, de downloadpagina laat geen klantgegevens of bedragen zien, en je kunt hem altijd intrekken.
Er staat dat er niets verstuurd is omdat een pdf ontbreekt. Wat nu?
Tik op Opnieuw proberen; dat lukt meestal. Blijft het misgaan, kies dan Zonder deze factuur versturen. Je boekhouder krijgt dan alles behalve die pdf, met in de zip een bestand ontbreekt.txt met het factuurnummer. Mislukt een automatische verzending, dan krijg je een melding en probeert Avana het de volgende ochtend opnieuw.
Kan ik ook vanuit de app versturen?
Ja. Downloaden kan in de app niet, versturen naar je boekhouder wel.
Ik heb meer vestigingen. Wat gaat er mee?
Met de hand gaat mee wat je in beeld hebt: kies op een computer eerst de vestiging naast de maand. Elk kwartaal vanzelf stuurt de facturen van alle vestigingen samen.
Mijn boekhouder zegt dat de link niet meer werkt.
Dan is de termijn voorbij, is hij ingetrokken of al 20 keer gebruikt. Stuur de facturen gewoon opnieuw; je boekhouder krijgt dan een nieuwe link.