Een afspraak maken in je agenda
Klik op een computer op Afspraak toevoegen of op een lege plek in je agenda. Op je telefoon tik je op Nieuw en dan op Nieuwe afspraak. Kies de klant, de dienst en de tijd, en sla op: de klant krijgt een bevestiging als er een e-mailadres bij staat.
Zo begin je
- Op een computer. Klik bovenin je agenda op Afspraak toevoegen. Of klik op een lege plek in je agenda en kies Afspraak toevoegen: dan staan de dag en de tijd al goed.
- Op je telefoon. Tik in de menubalk onderaan op Nieuw en kies Nieuwe afspraak. In de dagweergave kun je ook op Plannen tikken bij een vrij stuk van de dag, en in de weekweergave op een lege dag.
De afspraak invullen
- Typ bij Naam klant een naam. Kent Avana de klant al, kies die dan uit de lijst. Is het iemand nieuws, kies dan Nieuwe klant aanmaken en vul het e-mailadres en eventueel het telefoonnummer in.
- Controleer bij Datum & starttijd de dag en de begintijd. De eindtijd rekent Avana uit met de duur van de dienst.
- Kies de dienst of diensten. Je kunt er ook producten bij zetten. Werk je met een team, kies dan de medewerker.
- Wil je iets voor jezelf onthouden, gebruik dan Interne notitie. Die zien alleen jij en je team.
- Klik of tik op Afspraak maken. Op je telefoon loop je eerst met Volgende door drie korte stappen.
Je ziet daarna de melding Afspraak staat erin, met een regel eronder die zegt of de klant een bevestiging kreeg.
Krijgt de klant een bevestiging?
Ja, als er een e-mailadres bij de klant staat. De klant krijgt dan een bevestiging met een link om de afspraak te bekijken, en later een herinnering. Staat er een telefoonnummer bij en heb je sms-tegoed, dan kan er ook een sms uitgaan.
Wil je de afspraak alleen voor je eigen overzicht vastleggen, zet dan Alleen voor mijn administratie aan. Dan krijgt de klant geen mail, geen herinnering en geen factuur. Voor een afspraak in het verleden staat deze schakelaar vanzelf aan, zodat niemand een bevestiging krijgt van iets dat al voorbij is.
Staat er geen e-mailadres bij, dan waarschuwt Avana je dat de klant geen bevestiging krijgt. Je kunt het adres later aanvullen en de bevestiging alsnog sturen: open de afspraak, tik op de drie puntjes en kies Bevestiging opnieuw versturen.
Een klant die vaak belt, kun je ook je boekingslink sturen. Dan kiest de klant voortaan zelf een tijd. Zie je boekingslink delen.
Veelgestelde vragen
Kan ik een afspraak maken in een geblokkeerde tijd?
Ja. Avana waarschuwt je en je kiest voor Toch inplannen. Klanten zelf kunnen op die tijd niet online boeken.
Hoe voeg ik een afspraak uit het verleden toe?
Kies gewoon een datum in het verleden. Alleen voor mijn administratie gaat dan vanzelf aan, zodat de klant er geen mail over krijgt.
Kan ik de bevestiging nog een keer sturen?
Ja, één keer per afspraak. Open de afspraak, tik op de drie puntjes en kies Bevestiging opnieuw versturen. Komt de mail niet aan, kijk dan bij klant krijgt geen mail.
Kan ik een afspraak slepen naar een andere tijd?
Nee, slepen kan niet. Open de afspraak en kies Verplaatsen. Zie een afspraak verplaatsen of afzeggen.