Een afspraak achteraf vastleggen, zonder bericht aan je klant
Maak een nieuwe afspraak en zet Alleen voor mijn administratie aan. Bij een datum in het verleden staat die keuze vanzelf aan. De knop heet dan Vastleggen. De afspraak komt in je agenda, op de klantkaart en in je omzet, maar je klant krijgt geen bevestiging, herinnering, reviewverzoek of factuur.
Soms wil je een afspraak in Avana hebben die al elders geregeld is: een behandeling van vorige week die via WhatsApp liep, een afspraak uit je papieren agenda, of iemand die je al geholpen hebt. Normaal stuurt Avana bij een nieuwe afspraak een bevestiging en later een herinnering. Met Alleen voor mijn administratie gebeurt dat niet.
Zo zet je het aan
- Maak een nieuwe afspraak, zoals in een afspraak maken.
- Tik bovenin het venster op de titel Nieuwe afspraak en kies Alleen voor mijn administratie. Op een computer kun je ook het vinkje Alleen voor mijn administratie vlak boven de knop aanzetten.
- Vul de klant, de datum, de tijd en de dienst in.
- Tik op Vastleggen.
Kies je een datum in het verleden, dan staat Alleen voor mijn administratie al vanzelf aan. Bovenin staat dan Alleen administratie. Een tijd eerder op de dag van vandaag telt ook als verleden: die kun je alleen vastleggen met deze keuze aan.
Wat er wel en niet gebeurt
- Wel: de afspraak staat in je agenda en op de klantkaart, en telt mee in je omzet.
- Niet: geen bevestiging, geen herinnering per mail of sms, geen reviewverzoek en geen factuur.
Open je de afspraak later, dan staat bovenaan Alleen voor je administratie, met erachter dat er geen mail, herinnering of factuur uitgaat. Zo zie je meteen waarom je klant niets kreeg.
Veel oude afspraken?
Voor een paar afspraken werkt dit prima. Kom je over van een ander systeem met je hele klantenbestand, kijk dan eerst bij klanten importeren.
Wil je een afspraak die nog moet komen stil inplannen, bijvoorbeeld voor een klant die zelf geen mail wil? Zet Alleen voor mijn administratie dan zelf aan. Dat kan ook bij een datum in de toekomst.
Veelgestelde vragen
Kan ik er later toch een gewone afspraak van maken?
Ja. Open de afspraak, tik op de drie puntjes en kies Afspraak bewerken. Zet Alleen voor mijn administratie uit en tik op Wijzigingen opslaan. Moet de afspraak nog komen, dan krijgt je klant daarna gewoon de herinnering.
Telt zo'n afspraak mee in mijn omzet?
Ja. De afspraak staat in je agenda en in je omzet. Alleen de berichten aan je klant en de factuur blijven weg.
Waarom krijg ik een melding dat de starttijd al geweest is?
Een gewone afspraak kan niet in het verleden beginnen. Zet Alleen voor mijn administratie aan, dan kan het wel.