Klanten importeren uit een ander systeem
Ga naar Instellingen›Account›Gegevens overzetten, tik op Bestanden kiezen en kies de exportbestanden uit je oude programma. Controleer wat erbij komt en tik op Overzetten naar Avana. Avana leest de exportbestanden van Salonized. Komt je lijst uit een ander programma, stuur de bestanden dan naar support-nl@getavana.com en wij zetten die voor je over.
Eerst je bestanden uit het oude programma halen
- Log in bij je oude programma. Op een computer gaat dit het makkelijkst.
- Zoek naar Exporteren. Bij Salonized staat dat onder Instellingen.
- Download de klanten, afspraken en producten. Je krijgt losse bestanden, als CSV of Excel. Bewaar de bestanden op een vaste plek.
Zo zet je alles over naar Avana
- Ga naar Instellingen›Account›Gegevens overzetten.
- Tik op Bestanden kiezen en kies alle bestanden in één keer. Op een computer kun je de bestanden ook op het vak slepen.
- Avana herkent per bestand wat erin staat en laat zien wat erbij komt, bijvoorbeeld 209 klanten en 1.240 afspraken.
- Lijkt iemand al in Avana te staan, dan vraagt Avana per klant of het dezelfde persoon is, met het bewijs erbij, zoals hetzelfde e-mailadres. Kies Ja, dezelfde persoon of houd de twee apart.
- Tik op Overzetten naar Avana.
Tot je op die laatste knop tikt wordt er niets opgeslagen. Je kunt dus rustig kijken, een bestand toevoegen of opnieuw beginnen.
Wat er meekomt
- Klanten: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, bedrijfsnaam, geboortedatum en of iemand aanbiedingen wil ontvangen. De let-op-melding uit je oude programma komt bij Voorkeuren & bijzonderheden.
- Afspraken, ook die in de toekomst, en verwijderde afspraken als geannuleerde afspraak.
- Producten, vrije dagen en behandelverslagen.
- Behandelingen en medewerkers die in je afspraken staan maar nog niet in Avana, maakt Avana voor je aan.
Fooien en productverkopen kan Avana nog niet overzetten. De voorraad zit al bij je producten. Wat al in Avana staat, zoals een afspraak op dezelfde dag en tijd, laat Avana staan.
Krijgen je klanten nu mail?
Voor overgezette afspraken gaat er geen bevestiging uit. Komende afspraken krijgen wel de gewone herinnering vlak voor de afspraak, zodat Avana het herinneren overneemt van je oude programma. Welke berichten dat zijn, lees je in berichten aan klanten.
Iets niet goed? Draai het terug
Na het overzetten staat onder Eerder overgezet elke keer dat je iets hebt overgezet. Open die regel en kies Alles terugdraaien. Avana haalt dan alles weg wat die keer is overgezet. Wat je daarna zelf hebt toegevoegd, blijft staan. Heb je twee klanten samengevoegd die er niet bij horen, dan maak je daar ook weer twee klanten van.
Zet eerst je klanten over en kijk in Klanten of alles klopt. Daarna kun je met Nog iets overzetten de rest erbij zetten.
Veelgestelde vragen
Kan ik een eigen Excel-lijst of een export van Treatwell inlezen?
Avana herkent de exportbestanden van Salonized. Een lijst in een andere vorm herkent het scherm niet. Stuur die bestanden naar support-nl@getavana.com, dan zetten wij die voor je over.
Worden dubbele klanten samengevoegd?
Alleen als jij dat zegt. Avana laat per klant zien waarom het denkt dat het dezelfde persoon is. Kies je niets, dan komt iedereen er als aparte klant bij.
Kan ik later nog een bestand toevoegen?
Ja. Kies Nog iets overzetten en voeg de volgende bestanden toe. Elke keer staat apart onder Eerder overgezet, en je kunt elke keer los terugdraaien.
Wat als ik in mijn oude programma de afspraken al had bevestigd?
Overgezette afspraken krijgen geen nieuwe bevestiging. Wel de herinnering vlak voor de afspraak.