Klanten importeren uit een ander systeem
Ga naar Instellingen›Gegevens overzetten, tik op Bestanden kiezen en kies de Excel- of CSV-bestanden uit je oude programma. Avana kijkt zelf welke kolom wat is; tik op een bestand om dat na te kijken. Controleer wat erbij komt en tik op Overzetten naar Avana. Uit welk programma je komt, maakt niet uit.
Eerst je bestanden uit het oude programma halen
- Log in bij je oude programma. Op een computer gaat dit het makkelijkst.
- Zoek naar Exporteren of Downloaden. Vaak staat dat bij Instellingen, Rapporten of je klantenlijst.
- Download je klanten, afspraken en wat er verder is, als Excel of CSV. Bewaar de bestanden op een vaste plek.
Zo zet je alles over naar Avana
- Ga naar Instellingen›Gegevens overzetten.
- Tik op Bestanden kiezen en kies alle bestanden in één keer. Op een computer kun je de bestanden ook op het vak slepen.
- Avana kijkt per bestand wat erin staat en welke kolom wat is. Een export die Avana al kent, staat meteen groen. Tik op een ander bestand om per kolom te zien wat Avana ervan maakt, en pas het met één tik aan. Onderaan zie je de eerste rijen zoals die in Avana komen.
- Staat een bestand geel, dan is er iets na te kijken, zoals of de dag of de maand voorop staat. Kies het goede antwoord en tik op Klaar.
- Avana laat zien wat erbij komt, bijvoorbeeld 209 klanten en 1.240 afspraken. Lijkt iemand al in Avana te staan, dan vraagt Avana per klant of het dezelfde persoon is, met het bewijs erbij. Kies Ja, dezelfde persoon of houd de twee apart.
- Tik op Overzetten naar Avana. Avana zet het in stukjes over, met een teller.
Tot je op Overzetten naar Avana tikt, wordt er niets opgeslagen. Je kunt dus rustig kijken, een bestand toevoegen of opnieuw beginnen.
Wat er meekomt
- Klanten: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, bedrijfsnaam, geboortedatum en een notitie. De notitie komt bij Voorkeuren & bijzonderheden.
- Afspraken, ook die in de toekomst. Afgezegde afspraken zet Avana niet over.
- Diensten en producten. Een dienst zonder prijs of duur en een product zonder btw-tarief blijven eerst verborgen, zodat je die eerst kunt afmaken.
- Behandelingen en medewerkers die in je afspraken staan maar nog niet in Avana, maakt Avana voor je aan.
Meer per soort, ook over vrije dagen en behandelverslagen, lees je in wat er per bestand meekomt. Wat al in Avana staat, zoals een afspraak op dezelfde dag en tijd, laat Avana staan.
Krijgen je klanten nu mail?
Bij het overzetten krijgt niemand een mail, en geen enkele klant krijgt toestemming voor aanbiedingen mee. Komende afspraken krijgen wel de gewone herinnering vlak voor de afspraak, per mail en als je sms-herinneringen gebruikt ook per sms. Zie overgezette afspraken en mails.
Iets niet goed? Draai het terug
Na het overzetten staat onder Eerder overgezet elke keer dat je iets hebt overgezet. Open die regel en kies Alles terugdraaien. Avana haalt dan alles weg wat die keer is overgezet. Wat je daarna zelf hebt toegevoegd, blijft staan. Heb je twee klanten samengevoegd die er niet bij horen, dan maak je daar ook weer twee klanten van.
Zet eerst je klanten over en kijk in Klanten of alles klopt. Daarna kun je met Nog iets overzetten de rest erbij zetten.
Veelgestelde vragen
Kan ik een eigen Excel-lijst of een export uit een ander programma inlezen?
Ja. Avana leest elk Excel- of CSV-bestand en herkent kolomnamen in het Nederlands, Engels, Frans en Duits. Klopt een kolom niet, tik erop en kies wat het is.
Mijn naam staat in één kolom, of juist in drie.
Allebei goed. Een volledige naam splitst Avana in voornaam en achternaam; losse kolommen voor voornaam, tussenvoegsel en achternaam voegt Avana samen.
Worden dubbele klanten samengevoegd?
Alleen als jij dat zegt. Avana laat per klant zien waarom het denkt dat het dezelfde persoon is. Kies je niets, dan komt iedereen er als aparte klant bij.
Kan ik later nog een bestand toevoegen?
Ja. Kies Nog iets overzetten en voeg de volgende bestanden toe. Elke keer staat apart onder Eerder overgezet, en je kunt elke keer los terugdraaien.
Wat als ik in mijn oude programma de afspraken al had bevestigd?
Overgezette afspraken krijgen geen nieuwe bevestiging. Wel de herinnering vlak voor de afspraak.