Overstappen naar Avana: zo pak je het aan
Download de exportbestanden uit je oude programma, als Excel of CSV, en zet die over bij Instellingen›Gegevens overzetten. Uit welk programma je komt, maakt niet uit: Avana kijkt zelf welke kolom wat is. Loop daarna je diensten, prijzen en team na, zet je openingstijden goed, doe een testboeking en deel dan pas je nieuwe boekingslink.
1. Haal je gegevens uit je oude programma
Log in bij je oude programma, het liefst op een computer, en zoek naar Exporteren of Downloaden. Vaak staat dat bij Instellingen, Rapporten of je klantenlijst. Download je klanten, afspraken en wat er verder is, zoals diensten en producten. Kies Excel of CSV. Losse bestanden zijn prima.
2. Zet alles over naar Avana
Ga naar Instellingen›Gegevens overzetten, tik op Bestanden kiezen en kies alle bestanden in één keer. Avana kijkt per bestand wat erin staat en welke kolom wat is. Bij een bestand dat Avana niet eerder zag, zie je per kolom wat Avana ervan maakt, en pas je het met één tik aan. Hoe dat gaat, lees je in klanten importeren.
Daarna zie je wat erbij komt. Avana vraagt bij klanten die er misschien al zijn of het dezelfde persoon is, en zet pas iets over als je op Overzetten naar Avana tikt. Kom je er toch niet uit, stuur je bestanden dan naar support-nl@getavana.com.
3. Loop na wat Avana voor je aanmaakte
- Diensten: behandelingen uit je afspraken of je dienstenlijst die nog niet in Avana stonden, staan nu bij Diensten. Een dienst zonder prijs of zonder duur staat nog niet online. Vul die aan en zet de dienst aan voor je je link deelt.
- Medewerkers: staan erbij met hun naam, maar zonder eigen login. Er komen zoveel medewerkers actief bij als er plekken vrij zijn in je pakket. De rest staat op gedeactiveerd, met de afspraken gewoon in je agenda; koop een plek bij en activeer die medewerkers bij Team. Direct na het overzetten kun je elke actieve medewerker uitnodigen, zie hieronder.
- Producten: staan in je Shop. Een product met een btw-percentage dat je in Avana als tarief hebt, staat meteen te koop. Staat er geen btw bij, of een percentage dat je niet hebt, dan blijft het product verborgen tot je een tarief kiest.
- Behandelkamers: stonden er kamers in je afspraken, dan staan die bij Behandelkamers.
4. Je team een eigen login geven
Na het overzetten staat onder de uitkomst Medewerkers uitnodigen. Vul per medewerker een e-mailadres in en tik op Uitnodigen. Pas dan krijgt die medewerker een mail en een eigen login. Later doe je dat via je team, zie een medewerker laten inloggen.
5. Klaar om te boeken
- Zet je openingstijden goed, zie je rooster instellen.
- Doe een testboeking om te zien wat je klant ziet.
- Deel je nieuwe boekingslink en vervang de oude link op je website en Instagram.
Komende afspraken die je hebt overgezet, krijgen van Avana een herinnering, en een sms als je sms-herinneringen gebruikt. Zet de herinneringen in je oude programma uit, anders krijgt je klant er twee. Zie overgezette afspraken en mails.
Veelgestelde vragen
Moet ik alles in één keer overzetten?
Nee. Je kunt eerst je klanten overzetten en later de rest. Elke keer staat apart onder Eerder overgezet. Zie later nog iets overzetten.
Mijn oude programma staat nergens genoemd. Kan het toch?
Ja. Avana leest elk Excel- of CSV-bestand, ook een eigen lijst. Staat er een kolom op Niet overzetten die je wel wilt, tik erop en kies wat het is.
Kan ik mijn oude programma en Avana een tijdje naast elkaar gebruiken?
Ja. Zet vlak voor je overstapt een nieuwe export over. Afspraken die al in Avana staan, zet Avana niet dubbel.
Kost het overzetten iets?
Nee. Gegevens overzetten zit zonder extra kosten in elk pakket.