Je leden overzetten uit je vorige programma
Exporteer je leden uit je oude programma als CSV- of Excel-bestand. Tik in Avana op Leden en dan op Leden overzetten, en kies het bestand. Avana herkent de kolommen zelf, laat eerst zien wie nieuw is en welke rij niet overgaat, en zet elk lid erin met het tegoed dat het nog had. Leden krijgen alleen een mail als jij de uitnodiging aanzet.
Eerst: je leden uit je oude programma halen
Exporteer in je oude programma, zoals Momoyoga of Eversports, je leden als CSV of Excel. Het e-mailadres moet erin staan: daarmee logt een lid straks in en ziet het zijn tegoed. Staan er ook de lessen in die nog over zijn en tot wanneer de kaart geldig is, dan neemt Avana dat tegoed mee. Er kunnen tot 2.000 leden in één keer over, in een bestand van hooguit 5 MB.
Zo zet je je leden over
- Tik in het menu op Leden en dan op Leden overzetten. Op de telefoon staat die knop onder de lijst.
- Tik op Kies je bestand, of sleep het bestand in het vak.
- Bij Kloppen de kolommen? zie je per veld welke kolom Avana koos, met een voorbeeld. Klopt er een niet, kies dan de goede kolom. Alleen het E-mailadres is nodig.
- Is uit het bestand niet te zien of de dag of de maand eerst staat, kies dan bij Hoe staan de datums erin? de goede volgorde.
- Tik op Bekijk wat er gebeurt.
- Kies bij Op welke kaart komt het tegoed? en zet eventueel Uitnodiging mailen aan.
- Tik op de knop onderaan, bijvoorbeeld Zet 148 rijen over. Laat het venster open tot het klaar is.
Wat je ziet voordat je overzet
- Hoeveel leden nieuw zijn, en hoeveel er al in je lijst staan.
- Hoeveel lessen tegoed er meegaan, op hoeveel kaarten.
- Welke rijen niet overgaan, met de reden. Bijvoorbeeld een rij zonder e-mailadres.
- Met de pillen Nieuw, Bestaat al en Gaat niet over bekijk je de rijen per soort.
Wat er met het tegoed gebeurt
- Elk lid krijgt een lessenkaart met de lessen die nog over waren, tot de einddatum uit het bestand. Er wordt niets afgerekend.
- Kies je Overgezet tegoed, dan geldt de kaart voor al je lessen. Hij houdt de naam uit het bestand, of heet Overgezet tegoed. Kies je Een kaart uit Pakketten, dan krijgt elk lid die kaart, voor dezelfde lessen als die kaart.
- Staat er bij een rij geen einddatum, dan kies je hoe lang dat tegoed geldt: 3 maanden, 6 maanden of 1 jaar.
- Een kaart die al verlopen is, of onbeperkt lessen, gaat niet over als tegoed. Het lid komt er wel in.
- Een abonnement gaat niet over. Het lid komt erin en sluit in Avana opnieuw een abonnement af. Stop het abonnement in je oude programma zelf.
De uitnodiging
Standaard mailen we niemand. Zet je Uitnodiging mailen op Aan, dan krijgt elk nieuw lid één mail met de titel Je studio werkt nu met Avana, met het tegoed erbij en hoe het lid inlogt. Met Bekijk de mail zie je hem eerst. Wil je het liever zelf vertellen, laat de uitnodiging dan uit.
Ging er iets mis, of heb je het bestand aangepast? Zet hetzelfde bestand gewoon nog een keer over. Een lid komt er nooit dubbel in, en tegoed dat al overgezet is, komt er niet nog eens bij.
Veelgestelde vragen
Welke programma's herkent Avana?
Een export uit Momoyoga en Eversports herkent Avana meteen. Een bestand uit een ander programma of een eigen lijst werkt ook: dan kijk je bij Kloppen de kolommen? zelf welke kolom wat is.
Het tegoed van een lid klopt niet. Wat nu?
Pas het aan met Tegoed geven in de kaart van het lid. Opnieuw overzetten verandert tegoed dat er al staat niet.
Kan een docent leden overzetten?
Nee. Alleen de eigenaar van de studio ziet de knop Leden overzetten.
Zit overzetten in elk pakket?
Ja. Leden overzetten kan in elk studiopakket.