Gegevens overzetten: wat er per bestand meekomt

Hoe Avana je bestand leest

Avana kijkt naar de naam van elke kolom, in het Nederlands, Engels, Frans of Duits, en naar wat erin staat, zoals e-mailadressen, telefoonnummers en datums. Een export die Avana al kent, gaat in één keer. Bij een ander bestand staat de regel geel of groen onder Je bestanden. Tik erop en je ziet per kolom wat Avana ervan maakt:

• Links staat de kolom uit je bestand, met een voorbeeld. Rechts staat wat Avana ervan maakt. Tik op het vak rechts om het te veranderen.
• Een kolom die Avana niet kent, zoals een klantnummer, staat op Niet overzetten. Die laat Avana weg.
• Bovenaan kies je wat er in het bestand staat: klanten, afspraken, diensten of producten.
• Onderaan zie je de eerste rijen zoals die straks in Avana staan.

Staat er in je hele bestand geen dag boven de 12, dan weet Avana niet of 03-02-2025 3 februari of 2 maart is. Dan vraagt Avana het, met beide datums als knop. Tot je kiest, kun je niet overzetten, zodat er geen afspraak op de verkeerde dag komt.

Per soort bestand

• Klanten: naam (ook als voornaam, tussenvoegsel en achternaam los staan), e-mailadres, telefoonnummer (het mobiele nummer als dat er is), adres, postcode, plaats, bedrijfsnaam, geboortedatum en een notitie. De notitie komt bij Voorkeuren & bijzonderheden. Toestemming voor aanbiedingen komt nooit mee: die geeft een klant zelf.
• Afspraken: datum, tijd, duur, prijs, behandeling, medewerker, klant en de notitie bij de afspraak. Staat er een eindtijd in plaats van een duur, dan rekent Avana de duur uit. Afspraken in het verleden staan als afgerond, komende als bevestigd. Een afgezegde afspraak zet Avana niet over, een no-show wel, als no-show.
• Diensten: naam, categorie, prijs, duur en omschrijving. Een categorie die je nog niet had, komt erbij. Een dienst zonder prijs of duur staat nog niet online.
• Producten: naam, prijs, inkoopprijs, btw, voorraad, EAN-code, merk en categorie. Die komen in je Shop. Heeft een product een btw-percentage dat je als tarief hebt, dan staat het meteen te koop. Anders blijft het verborgen tot je een tarief kiest.

Uit een export die Avana al kent, komen ook vrije dagen van je medewerkers, behandelverslagen (bijlagen als link) en verwijderde afspraken mee, als afgezegde afspraak.

Staat een klant alleen in het afsprakenbestand en niet in het klantenbestand, dan maakt Avana die klant aan uit de afspraak. In de telling bij Dit komt erbij staat die klant gewoon bij Klanten.

Wat niet meekomt

• Fooien en productverkopen: Avana herkent die bestanden, maar kan die nog niet overzetten. Onder de telling staat dan We slaan over.
• Voorraad als los bestand: die zit al in je productenbestand.
• Locaties: die maakt Avana nooit zelf aan. Een afspraak op een locatie die Avana niet kent, komt op je hoofdlocatie. Heb je meer vestigingen, maak die dan eerst aan met dezelfde naam als in je oude programma. Zie een extra locatie.
• Betalingen en facturen uit je oude programma: die komen niet mee.

Wat Avana erbij maakt

Behandelingen, medewerkers en kamers die in je afspraken staan maar nog niet in Avana, maakt Avana aan. Een behandeling krijgt de prijs en duur van hoe die het vaakst geboekt werd; kwam een behandeling in meer lengtes voor, dan worden de andere lengtes opties bij die dienst. Stond een dienst ook in je dienstenlijst, dan gebruikt Avana die en maakt er geen tweede bij.

Veelgestelde vragen