Bestanden en foto's bij een klant bewaren
Open de klantkaart en tik bij Documenten op + Bestand toevoegen. Je bewaart een PDF, JPG, PNG of WebP tot 10 MB, zoals een getekende verklaring of een foto voor en na. Alleen jij en je team zien het. Hoeveel opslag je hebt, hangt af van je pakket.
Een bestand toevoegen
- Open Klanten en tik op de klant.
- Tik bij Documenten op + Bestand toevoegen.
- Kies het bestand. Op je telefoon kun je ook een foto kiezen die je net hebt gemaakt.
- Kies het soort: Verklaring, Overeenkomst, Identificatie, Intake of Overig. Vul eventueel een korte omschrijving in.
- Tik op Opslaan.
Je bewaart een PDF, JPG, PNG of WebP van maximaal 10 MB per bestand. Een Word-document of video kan niet; zet een document eerst om naar PDF. Een bestand bewaren kan alleen bij een klant met een naam, e-mailadres of telefoonnummer.
Werk je liever vanuit een lijst, open dan Klanten en wissel bovenaan naar Bestanden. Daar staan de bestanden van al je klanten bij elkaar. Met Bestand uploaden kies je eerst de klant en daarna het bestand.
Bekijken, ook op je telefoon
Tik op Bekijken. Het bestand opent in Avana zelf, ook een PDF en ook in de app. Onderaan staat een knop om het te bewaren: op een computer is dat Downloaden, op een iPhone of iPad Bewaren of delen. Dan kies je waar het heen gaat, zoals Foto's, Bestanden of een berichtje. In de Android-app staat die knop er nog niet; open je dashboard dan in de browser op je telefoon.
Ook in de afspraak zie je de documenten van de klant, onder Documenten. Zo heb je een verklaring of foto bij de hand tijdens de behandeling.
Een bestand aanpassen of verwijderen
Met Wijzigen geef je een bestand een andere naam of een ander soort. Met Verwijderen gaat het definitief weg, na een vraag of je het zeker weet. De ruimte komt dan meteen weer vrij.
Hoeveel opslag je hebt
- Business: 1 GB
- Business Plus: 5 GB
- Business Max: 20 GB
Boven de lijst bij Bestanden en in Instellingen›Bestanden zie je hoeveel je gebruikt en hoeveel er nog vrij is. Vanaf 80% krijg je een melding. Is je opslag vol, dan kun je niets meer toevoegen tot je iets verwijdert of een groter pakket neemt.
Een foto van je telefoon is vaak een paar MB. Voor voor-en-nafoto's is dat prima; in 1 GB passen al honderden foto's.
Veelgestelde vragen
Kan mijn klant de bestanden zien?
Nee. Bestanden staan alleen in je dashboard. Je klant heeft er geen toegang toe, ook niet via de bevestiging van een afspraak.
Kan mijn team de bestanden zien?
Ja. Iedereen in je team die de klantkaart opent, ziet de documenten en kan er een toevoegen of verwijderen.
Wat is het verschil met de klantfoto?
De klantfoto is een klein profielplaatje dat je kiest bij het toevoegen van een nieuwe klant. Het telt niet mee voor je opslag. Voor foto's van een behandeling gebruik je Documenten.
Gaat het document van een verklaring ook naar de klantkaart?
Nee. Het document dat je bij een dienst zet, gaat als bijlage mee met de bevestigingsmail. Wil je een getekend exemplaar bewaren, voeg het dan zelf toe bij Documenten. Zie intakevragen en een verklaring.