Het scherm Bestanden: alle klantbestanden op één plek
Ga naar Instellingen›Bestanden. Daar staan de bestanden van al je klanten bij elkaar, met bovenaan hoeveel opslag je nog hebt. Zoek op bestandsnaam of klant, filter op soort en tik op Bestand uploaden om er een toe te voegen. Op een telefoon of tablet vind je dezelfde lijst ook onder Klanten bij Bestanden.
Elk bestand hoort bij een klant en staat ook op de klantkaart, onder Documenten. Het scherm Bestanden is dezelfde verzameling, maar dan voor al je klanten tegelijk. Handig als je een verklaring zoekt en niet meer weet bij wie.
Waar je het vindt
- Op een computer: Instellingen›Bestanden.
- Op een telefoon of tablet: ook via Instellingen, of sneller via Klanten. Bovenaan wissel je tussen Klanten en Bestanden. Wat je al in het zoekveld had getypt, blijft staan: dan zie je meteen de bestanden van die klant.
Wat je per bestand ziet
De naam, het soort (Verklaring, Overeenkomst, Identificatie, Intake of Overig), de omschrijving als je die invulde, en op één regel: de klant, de grootte, de datum en wie het bestand heeft toegevoegd. Tik op de naam van de klant om naar de klantkaart te gaan. Onder elk bestand staan Bekijken, Wijzigen en Verwijderen.
Zoeken, filteren en sorteren
- Zoeken: typ het begin van een woord uit de bestandsnaam of de naam van de klant. Vanaf twee letters. Hoofdletters en accenten maken niet uit: anais vindt Anaïs. Een stuk uit het midden van een woord vindt niets: klaring vindt verklaring niet.
- Filteren: tik op een soort, zoals Verklaring. Tik nog een keer of op Alles om weer alles te zien.
- Sorteren: kies Nieuwste eerst, Oudste eerst, Grootste eerst of Kleinste eerst.
Er komen 25 bestanden tegelijk in beeld. Onderaan staat Meer laden voor de volgende. Levert een zoekopdracht veel op, dan zie je de eerste 200 en zegt Avana dat erbij. Typ dan een woord meer om het kleiner te maken.
Een bestand toevoegen vanaf dit scherm
- Tik op Bestand uploaden.
- Zoek bij Klant op naam en kies de klant.
- Kies bij Bestand het bestand: een PDF, JPG, PNG of WebP tot 10 MB.
- Kies het Documenttype en vul eventueel een Omschrijving in.
- Tik op Opslaan. Je ziet de voortgang; laat het venster open tot het klaar is.
Geef je bestanden een naam waar de klant of het soort in staat, zoals Verklaring gelpolish. Daar zoek je later het snelst op.
Veelgestelde vragen
Ik zie Bestanden niet bij Klanten.
De keuze tussen Klanten en Bestanden staat alleen op een telefoon of tablet. Op een computer gebruik je Instellingen›Bestanden.
Mijn medewerker ziet dit scherm niet.
Dat klopt. Een medewerker komt niet in Instellingen en ziet de keuze Bestanden bij Klanten niet. Een medewerker ziet en voegt bestanden toe op de klantkaart, onder Documenten. Zie wie de bestanden van je klanten ziet.
Zoekt Avana ook in de omschrijving of in de tekst van een PDF?
Nee. Zoeken kijkt alleen naar de naam van het bestand en de naam van de klant.