Wie kan de bestanden van je klanten zien?
Jij en je team. Je klant ziet de bestanden niet, ook niet via een mail of de bevestiging. Een medewerker ziet de bestanden op de klantkaart, maar niet in Instellingen. Staat Alle klanten inzien uit, dan alleen bij klanten met een afspraak bij die medewerker. Een bestand opent alleen als je bent ingelogd; er is geen link die je kunt doorsturen.
Per persoon
- Je klant: nee. Er is geen plek waar een klant de bestanden kan zien, en een bestand gaat nooit mee in een mail.
- Jij als eigenaar: ja, op de klantkaart, in een afspraak en in Instellingen›Bestanden.
- Je medewerkers: op de klantkaart en in een afspraak, onder Documenten. Daar kan een medewerker ook bestanden toevoegen, wijzigen en verwijderen. Het scherm Bestanden in Instellingen en de keuze Bestanden bij Klanten ziet een medewerker niet. Zet je Alle klanten inzien uit, dan geldt dat ook voor de bestanden: je medewerker opent, bewaart en verandert alleen bestanden van klanten die bij die medewerker een afspraak hebben.
- Avana: kan een bestand openen als dat nodig is om je te helpen, bijvoorbeeld als je ons vraagt mee te kijken. Elke keer dat iemand van Avana een bestand opent, wordt dat vastgelegd.
Geen losse links
Een bestand opent via Avana zelf en alleen als je bent ingelogd bij je salon. Er is geen link die je kunt kopiëren en die buiten Avana werkt. Wil je een bestand aan iemand geven, dan bewaar je het eerst en stuur je het zelf door. Zie een klantbestand bewaren.
Wat je beter niet bewaart
Bewaar alleen wat je echt nodig hebt voor de behandeling of je administratie. Een kopie van een legitimatiebewijs mag je niet zomaar bewaren; doe dat alleen als je daar een goede reden voor hebt, en haal het weg als die reden er niet meer is. Meer over klantgegevens lees je in privacy en klantgegevens.
Maak je een foto van een behandeling, vraag je klant dan eerst of dat goed is. Zet in de omschrijving dat de klant akkoord gaf.
Veelgestelde vragen
Kan een medewerker die alleen eigen klanten ziet, alle bestanden zien?
Nee. Staat Alle klanten inzien uit, dan ziet je medewerker alleen de bestanden van klanten die bij die medewerker een afspraak hebben. Dat geldt op de klantkaart, in een afspraak en bij het toevoegen van een bestand. Zie rechten van een medewerker.
Gaat een verklaring die ik bij een dienst zet ook naar de klantkaart?
Nee. Het document bij een dienst gaat als bijlage mee met de bevestiging aan je klant. Een getekend exemplaar zet je zelf bij de klant. Zie intakevragen en een verklaring.