Intakevragen en een verklaring bij een dienst
Open een dienst bij Diensten en vul Intakevragen en Verklaring & toestemming in. Je klant beantwoordt de vragen en vinkt de verklaring aan tijdens het boeken. De antwoorden zie je daarna in de afspraak, onder Vragenlijst, en op de klantkaart bij Vragenlijsten.
Intakevragen instellen
- Open Diensten en tik op de dienst. Op je telefoon kies je daarna het tabblad Extra.
- Ga naar Intakevragen en tik op + Vraag toevoegen.
- Typ je vraag en kies het soort: Open vraag, Ja / nee of Meerkeuze.
- Bij Meerkeuze typ je de antwoorden met een komma ertussen. Zet Meer antwoorden toestaan aan als je klant meer dan één antwoord mag kiezen.
- Sla de dienst op.
Mag je klant meer antwoorden kiezen, dan kun je ook Laatste antwoord sluit de rest uit aanzetten. Zet dan als laatste antwoord iets als Niets hiervan is op mij van toepassing. Kiest je klant dat, dan gaan de andere vinkjes uit. Zo weet je zeker dat iemand de lijst echt heeft gelezen.
Een intakevraag is nooit verplicht. Je klant kan boeken zonder alles in te vullen. Moet je klant ergens echt mee akkoord gaan, gebruik dan de verklaring hieronder.
Een verklaring laten accepteren
- Open de dienst en ga naar Verklaring & toestemming.
- Zet Verklaring & toestemming inschakelen aan.
- Schrijf de tekst bij Verklaring, bijvoorbeeld over risico's, nazorg of wat je klant vooraf moet melden.
- Laat Akkoord van klant verplicht aan staan als je klant zonder akkoord niet mag boeken.
- Wil je een document meesturen, kies dan bij Verklaringsdocument voor Upload bestand. Dat mag een pdf, Word-document, tekstbestand of afbeelding zijn, tot 4 MB.
Wat je klant ziet bij het boeken
Na het kiezen van een tijd staan je vragen onder de kop Vragen van de behandelaar. Daaronder staat de verklaring in een apart vak, met een vinkje: Ik heb de bovenstaande verklaring gelezen en ga hiermee akkoord. Is akkoord verplicht en vinkt je klant het niet aan, dan kan de boeking niet door. Je klant zet geen handtekening; het vinkje is het akkoord.
De antwoorden staan ook in de bevestigingsmail aan je klant, en in de mail die jij over de nieuwe boeking krijgt. Heb je een document toegevoegd, dan zit dat als bijlage bij de bevestiging.
Waar je de antwoorden terugziet
- In de afspraak: open de afspraak in je agenda. Onder de datum staat de regel Vragenlijst, met hoeveel antwoorden er zijn en of er akkoord is gegeven. Tik erop en je ziet elke vraag met het antwoord, en het moment van akkoord. Met Tekst lezen lees je precies de tekst waar je klant mee akkoord ging.
- Op de klantkaart: het blok Vragenlijsten zet per afspraak de ingevulde antwoorden onder elkaar. Zo zie je bij een vaste klant meteen wat er eerder is ingevuld.
Staat bij een vraag Laatste antwoord sluit de rest uit aan en vinkt je klant iets anders aan dan dat laatste antwoord, dan staat die vraag in de afspraak meteen in een opvallende kleur. Zo zie je een allergie of aandachtspunt voordat je begint.
Pas je de tekst van de verklaring later aan, dan blijft bij oude afspraken de tekst staan waar de klant toen mee akkoord ging. Je kunt dus veilig bijschaven.
Veelgestelde vragen
Krijgt mijn klant de vragen ook als ik zelf een afspraak maak?
Nee. Intakevragen en de verklaring komen alleen in beeld als je klant zelf online boekt. Maak je de afspraak in de agenda, vraag het dan zelf na.
Kan mijn klant de vragen later nog invullen?
Nee, er gaat geen aparte mail uit om de vragen later in te vullen. De vragen staan alleen in het boekingsscherm.
Moet mijn klant iets ondertekenen?
Nee. Je klant vinkt de verklaring aan, en Avana bewaart de tekst met het moment van akkoord bij de afspraak. Heb je toch een getekend papier, bewaar het dan als document op de klantkaart. Zie klantbestanden en foto's.
Welk pakket heb ik nodig?
Intakevragen en de verklaring zitten in elk pakket.