Een klant toevoegen en de klantkaart gebruiken
Ga naar Klanten, kies Nieuwe klant, vul minstens een voornaam in en tik op Klant toevoegen. Wie online boekt, komt vanzelf in je klantenlijst. Tik op een klant om de klantkaart te openen, met notities, documenten, geschiedenis en facturen.
Zo voeg je een klant toe
- Open Klanten in het menu.
- Tik op Nieuwe klant.
- Vul de voornaam in. Achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, geboortedatum en een foto zijn optioneel.
- Kies eventueel een behandeling. Dan wordt de knop Toevoegen en afspraak maken en ga je meteen door naar de agenda, met klant en behandeling al ingevuld.
- Tik op Klant toevoegen.
Hoort het e-mailadres of telefoonnummer al bij een andere klant, dan zegt Avana dat eerst. Je kiest dan zelf of je toch toevoegt. Een buitenlands nummer vul je in met de landcode, zoals +32.
Je hoeft niet iedereen met de hand in te voeren. Iedereen die online boekt, of voor wie jij een afspraak in de agenda zet, staat vanzelf in je klantenlijst. Kom je van een ander systeem, lees dan klanten importeren.
Wat er op de klantkaart staat
Tik op een klant in de lijst en de klantkaart gaat open. Bovenaan staan de Gegevens en de afspraken: wat er gepland staat en wat er eerder was. Daaronder vind je deze blokken:
- Notities: wat je bij deze klant wilt onthouden, zoals een kleurnummer of een allergie. Een notitie kun je vastpinnen, zodat die bovenaan blijft. Notities opslaan kan alleen als de klant een e-mailadres of telefoonnummer heeft.
- Geschiedenis: elke afspraak, mail en sms op een rij, zodat je ziet wat de klant van je heeft gekregen.
- Documenten: verklaringen, overeenkomsten en andere papieren. Met Bestand toevoegen upload je een PDF, JPG, PNG of WebP van maximaal 10 MB.
- Facturen en Rapporten: de facturen van deze klant en de behandelrapporten die je na een behandeling vastlegt.
Met Gegevens bewerken pas je naam, contactgegevens en adres aan. Daar staan ook Voorkeuren & bijzonderheden, Klantlabels zoals Vaste klant of Allergie, en de Toestemming voor marketing. Die toestemming gaat alleen over aanbiedingen en acties. Bevestigingen en herinneringen krijgt de klant altijd.
Alle documenten bij elkaar
Bovenaan de klantenlijst wissel je tussen Klanten en Bestanden. Onder Bestanden zie je de documenten van al je klanten samen en zoek je op bestandsnaam of klantnaam. Met Bestand uploaden voeg je daar ook een nieuw bestand toe.
Een klant verwijderen
Open Gegevens bewerken en kies onderaan Klant verwijderen. De persoonsgegevens worden dan op alle afspraken onherkenbaar gemaakt. Facturen blijven bewaard, want die moet je wettelijk houden. Dit kun je niet terugdraaien.
Staat iemand twee keer in je lijst, bijvoorbeeld met en zonder e-mailadres? Een afspraak zonder e-mailadres telt Avana mee bij de klant met precies dezelfde naam. Vul je bij het boeken steeds hetzelfde e-mailadres in, dan blijft alles op één kaart.
Veelgestelde vragen
Moet ik elke klant zelf invoeren?
Nee. Wie online boekt of voor wie je een afspraak in de agenda zet, komt vanzelf in je klantenlijst. Met de hand toevoegen is handig voor iemand die belt of langskomt.
Waarom kan ik geen notitie opslaan?
Notities hangen aan het e-mailadres of telefoonnummer van de klant. Voeg er een toe via Gegevens bewerken, dan kun je daarna notities opslaan.
Kan ik twee klanten samenvoegen?
Op de klantkaart zit geen knop om twee klanten samen te voegen. Dat kan alleen als je klanten overzet uit een ander programma: dan vraagt Avana per klant of het dezelfde persoon is. Zie klanten importeren.
Ziet mijn klant wat ik in de notities zet?
Nee. Notities, labels, documenten en rapporten staan alleen in je dashboard.