Welke berichten je klanten krijgen
Je klant krijgt vanzelf een bevestiging na het boeken, een herinnering een paar uur voor de afspraak en na een online boeking een reviewverzoek. Bij afzeggen of verzetten komt er ook een mail. Deze mails staan altijd aan; per afspraak zet je alles stil met Alleen voor mijn administratie.
De mails die vanzelf gaan
- Bevestiging: meteen na het boeken, ook als jij de afspraak in de agenda zet. Met de behandeling, het tijdstip, het adres, een knop om de afspraak in de eigen agenda te zetten en de knop Afspraak bekijken of verzetten.
- Herinnering: ongeveer vier uur voor de afspraak. Ook hierin kan de klant de afspraak bekijken of verzetten.
- Reviewverzoek: na een online boeking, minstens drie uur na afloop en alleen tussen 9:00 en 21:00. Eindigt de afspraak 's avonds, dan komt het verzoek de volgende ochtend. Meer in reviews verzamelen.
- Afgezegd of verzet: zegt de klant af of kiest de klant een ander tijdstip, dan krijgt de klant daar een mail over. Zeg jij af, dan ook, met je eigen bericht erbij als je dat invult.
Een mail gaat alleen naar een klant met een e-mailadres. Beantwoordt je klant een mail, dan komt dat antwoord rechtstreeks bij jou.
Wat je zelf kunt aanpassen
De mails aan klanten kun je niet per soort aan of uit zetten. Wel heb je deze knoppen:
- {{knop:@ads.label}}: zet je dit aan bij een afspraak, dan krijgt de klant geen bevestiging, herinnering of reviewverzoek. Handig voor een afspraak die al via WhatsApp of je oude systeem geregeld is. Bij een datum in het verleden staat dit vanzelf aan.
- Sms: naast de mail kun je een sms laten sturen. Dat regel je bij Instellingen›Berichten›Sms, zie sms-herinneringen.
- Je afzegregels: wat in de bevestiging staat over afzeggen en verzetten, komt uit Instellingen›Online boeken›Afzeggen en verzetten.
Bij Instellingen›Berichten›Meldingen stel je alleen in wat jij krijgt, zoals een mail of push bij een nieuwe boeking. Je klanten krijgen hun bevestiging en herinnering gewoon.
Zelf een mail opnieuw sturen
Open de afspraak in de agenda en kies in het menu Bevestiging opnieuw versturen of Herinnering sturen. Dat laatste kan ook vanaf de klantkaart. Alles wat er naar een klant is gestuurd, zie je terug in de Geschiedenis op de klantkaart.
Krijgt je klant de sms-herinnering, dan slaat Avana de herinneringsmail over. Zo krijgt niemand twee herinneringen voor dezelfde afspraak.
Veelgestelde vragen
Kan ik het tijdstip van de herinnering zelf kiezen?
Nee. De herinneringsmail gaat ongeveer vier uur voor de afspraak. Wil je dat je klant een dag van tevoren een bericht krijgt, gebruik dan de sms-herinnering: die gaat 24 uur vooraf.
Krijgt een klant die ik zelf inplan ook een bevestiging?
Ja, als er een e-mailadres bij staat. Wil je dat niet, zet dan bij die afspraak Alleen voor mijn administratie aan.
Mijn klant zegt geen mail te krijgen. Wat nu?
Kijk eerst of het e-mailadres klopt op de klantkaart en of de mail in de Geschiedenis staat. Meer stappen staan in klant krijgt geen mail.
Krijgt iedereen een reviewverzoek?
Alleen klanten die online boekten, met een e-mailadres. Niet bij een afgezegde afspraak, een no-show of een afspraak voor je administratie, en niet als je salonpagina niet openbaar is.