Welke berichten je klanten krijgen
Je klant krijgt vanzelf een bevestiging na het boeken, een herinnering voor de afspraak (standaard vier uur van tevoren) en na een online boeking een reviewverzoek. Bij afzeggen of verzetten komt er ook een mail. Deze mails staan altijd aan; per afspraak zet je alles stil met Alleen voor mijn administratie.
De mails die vanzelf gaan
- Bevestiging: meteen na het boeken, ook als jij de afspraak in de agenda zet. Met de behandeling, het tijdstip, het adres, een knop om de afspraak in de eigen agenda te zetten en de knop Afspraak bekijken of verzetten.
- Herinnering: standaard vier uur voor de afspraak. Bij Instellingen›Meldingen kies je ook 1, 2 of 3 dagen van tevoren. Ook hierin kan de klant de afspraak bekijken of verzetten. Een aanvraag krijgt pas een herinnering als je hem hebt geaccepteerd.
- Reviewverzoek: na een online boeking, minstens drie uur na afloop en alleen tussen 9:00 en 21:00. Eindigt de afspraak 's avonds, dan komt het verzoek de volgende ochtend. Meer in reviews verzamelen.
- Afgezegd of verzet: zegt de klant af of kiest de klant een ander tijdstip, dan krijgt de klant daar een mail over. Zeg jij af, dan ook, met je eigen bericht erbij als je dat invult.
Een mail gaat alleen naar een klant met een e-mailadres. Beantwoordt je klant een mail, dan komt dat antwoord rechtstreeks bij jou.
Wat je zelf kunt aanpassen
De mails aan klanten kun je niet per soort aan of uit zetten. Wel heb je deze knoppen:
- Alleen voor mijn administratie: deze schakelaar staat onderaan als je een nieuwe afspraak maakt, boven de knop om op te slaan. Zet je hem aan, dan krijgt de klant geen bevestiging, herinnering of reviewverzoek. Handig voor een afspraak die al via WhatsApp of je oude systeem geregeld is. Bij een datum in het verleden staat dit vanzelf aan.
- Sms: naast de mail kun je een sms laten sturen. Dat regel je bij Instellingen›Sms, zie sms-herinneringen.
- Je afzegregels: wat in de bevestiging staat over afzeggen en verzetten, komt uit Instellingen›Afzeggen en verzetten.
Bij Instellingen›Meldingen stel je alleen in wat jij krijgt, zoals een mail of push bij een nieuwe boeking. Je klanten krijgen hun bevestiging en herinnering gewoon.
Zelf een mail opnieuw sturen
Open de afspraak in de agenda, tik rechtsboven op de drie puntjes en kies Bevestiging opnieuw versturen of Herinnering sturen. Een herinnering sturen kan ook vanaf de klantkaart, bij de afspraak in de Geschiedenis. Alles wat er naar een klant is gestuurd, zie je terug in de Geschiedenis op de klantkaart.
Gebruik je sms-herinneringen en koos je bij Meldingen 4 uur of 1 dag van tevoren, dan krijgt je klant 1 dag van tevoren alleen een sms, en geen mail. Koos je 2 of 3 dagen, dan krijgt je klant eerst de mail en 1 dag van tevoren ook nog een sms. Twee herinneringen vlak na elkaar krijgt je klant nooit.
Veelgestelde vragen
Kan ik het tijdstip van de herinnering zelf kiezen?
Ja. Ga naar Instellingen›Meldingen en kies onder Mail aan je klant 4 uur, 1 dag, 2 dagen of 3 dagen van tevoren. Valt dat moment na de termijn voor gratis afzeggen, dan zegt het scherm dat, en staat in de mail dat online afzeggen niet meer kan. Boekt iemand later dan het gekozen moment, dan komt de herinnering vier uur van tevoren. Onder elke keuze staat wat je klant dan krijgt, ook als je sms-herinneringen gebruikt.
Krijgt een klant die ik zelf inplan ook een bevestiging?
Ja, als er een e-mailadres bij staat. Wil je dat niet, zet dan bij het maken van die afspraak Alleen voor mijn administratie aan.
Mijn klant zegt geen mail te krijgen. Wat nu?
Kijk eerst of het e-mailadres klopt op de klantkaart en of de mail in de Geschiedenis staat. Meer stappen staan in klant krijgt geen mail.
Krijgt iedereen een reviewverzoek?
Alleen klanten die online boekten, met een e-mailadres. Niet bij een afgezegde afspraak, een no-show of een afspraak voor je administratie, en niet als je salonpagina niet openbaar is.