Je klant zegt zelf af of verzet de afspraak
In de bevestiging en de herinnering staat de knop Afspraak bekijken of verzetten. Daarmee zegt je klant zelf af of kiest een ander tijdstip, tot de termijn die jij instelt bij Instellingen›Afzeggen en verzetten. Standaard is dat tot 24 uur voor de afspraak, voor afzeggen en verzetten allebei. Daarna kan het niet meer online en ziet je klant wie te bellen.
Hoe je klant zelf iets verandert
- Je klant opent de bevestiging of de herinnering en tikt op Afspraak bekijken of verzetten.
- Op die pagina staat de afspraak, met de keuze om te verzetten of af te zeggen.
- Bij verzetten kiest je klant een nieuwe dag en tijd. Alleen tijden die bij jou vrij zijn, staan erbij. Behandeling en prijs blijven hetzelfde.
- Je klant krijgt een mail met het oude en het nieuwe tijdstip, of een mail dat de afspraak is geannuleerd. Je agenda is meteen bijgewerkt.
Jij krijgt een melding van een afzegging of een verzette afspraak. Of dat een mail, een push of allebei is, kies je bij Instellingen›Meldingen. Gebruik je de wachtlijst, dan krijgen de mensen die op die dag wachten bericht zodra iemand afzegt.
Wat je zelf instelt
Ga naar Instellingen›Afzeggen en verzetten. Elke regel opent een blad met de keuzes.
- Gratis afzeggen: tot hoeveel uur voor de afspraak je klant online mag afzeggen. Je kiest Altijd, een vast aantal uur (2, 4, 12, 24, 48 of 72), een ander aantal uur, of Nooit online, alleen door te bellen.
- Zelf verzetten: of je klant zelf mag verzetten. Standaard geldt dezelfde termijn als bij afzeggen. Je kunt ook kiezen voor Ja, altijd gratis, tot 12 of 24 uur ervoor, of Nee, alleen door te bellen. Afzeggen blijft dan gewoon werken.
- Te laat of niet gekomen: een vast bedrag of een deel van de prijs voor wie te laat afzegt of niet komt. Je klant ziet het bij je voorwaarden.
- Wie belt je klant als het online niet meer kan: de naam en het nummer die je klant ziet als het online niet meer kan. Laat je die velden leeg, dan zet Avana je salonnaam en salonnummer erbij.
Binnen de termijn
Is de termijn voorbij, dan kan je klant niet meer online afzeggen of verzetten. De knop staat dan uit, met jouw bericht en een belknop. Je klant belt je dus, en jij beslist wat er gebeurt. Wil je de afspraak toch verplaatsen of afzeggen, dan doe je dat zelf in de agenda, zie een afspraak verplaatsen of afzeggen.
Het bedrag bij Te laat of niet gekomen is een afspraak tussen jou en je klant. Avana rekent het niet vanzelf af. Wil je bij een no-show zeker iets overhouden, vraag dan een aanbetaling.
Een ruime termijn voor verzetten en een krappere voor afzeggen werkt goed: wie niet kan, schuift liever op dan dat je een leeg gat in je agenda krijgt.
Veelgestelde vragen
Krijgt mijn klant geld terug als die zelf afzegt?
Niet vanzelf. Betaalde je klant vooraf en wil je iets teruggeven, dan doe je dat zelf. Hoe dat gaat, lees je in terugbetalen. Servicekosten komen nooit terug.
Mijn klant zegt later af dan mijn termijn. Moet die dan betalen, en hoe reken ik dat af?
Na je termijn kan je klant niet meer online afzeggen en belt of appt je. Zeg de afspraak dan zelf af en kies bij Wie zegt af? voor De klant. Wat je klant online vooruit betaalde, blijft dan bij jou. Betaalde je klant niets vooraf, dan rekent Avana niets vanzelf af. Wat je bij Te laat of niet gekomen invult, staat in je afzegregels als afspraak met je klant, en dat bedrag vraag je zelf. Voorbeeld: je termijn is 24 uur en je klant belt 2 uur van tevoren. Met een aanbetaling houd je die aanbetaling, zonder aanbetaling vraag je het bedrag zelf aan je klant.
Kan ik verzetten uitzetten maar afzeggen aan laten?
Ja. Kies bij Zelf verzetten voor Nee, alleen door te bellen. Je klant ziet dan geen verzetknop, maar kan nog wel afzeggen binnen je termijn.
Mijn klant heeft de mail niet meer. Wat nu?
Stuur de bevestiging opnieuw: open de afspraak in de agenda, tik op de drie puntjes en kies Bevestiging opnieuw versturen. Daar staat dezelfde knop in.
Wat staat er standaard ingesteld?
Als je niets hebt veranderd: gratis afzeggen tot 24 uur voor de afspraak, verzetten met dezelfde termijn, en geen kosten.