Een klant krijgt geen bevestiging of herinnering
Laat de klant eerst in de map ongewenste mail kijken. Controleer daarna het e-mailadres op de klantkaart, pas het zo nodig aan, en stuur de bevestiging opnieuw via de drie puntjes in de afspraak.
Welke mails je klant krijgt
Na een boeking krijgt de klant een bevestiging, en voor de afspraak een herinnering. Verzet of zeg je de afspraak af, dan krijgt de klant daar ook een mail over. De mails komen van de naam van je salon via Avana. Antwoordt de klant op een mail, dan komt dat antwoord bij het e-mailadres van je salon terecht.
Loop deze punten na
- Ongewenste mail. Vraag de klant in de map ongewenste mail of spam te kijken, en bij Gmail ook in het tabblad Reclame. Staat de mail daar, laat de klant hem dan als veilig markeren. De volgende mails komen dan meestal gewoon binnen.
- Het e-mailadres. Open de klant bij Klanten en kies Gegevens bewerken. Kijk bij E-mailadres of het adres klopt: een typfout zoals gmail.nl of hotmial.com is de meest voorkomende oorzaak. Pas je het adres aan, dan gebruikt Avana het ook voor de afspraken die nog komen.
- Alleen voor je administratie. Heb je de afspraak zelf gemaakt met Alleen voor mijn administratie aan, dan krijgt de klant bewust geen mail, geen herinnering en geen factuur. Bij een afspraak in het verleden staat die schakelaar vanzelf aan.
- Geen e-mailadres. Staat er bij de klant geen e-mailadres, dan kan Avana niets sturen. Vul het aan bij Gegevens bewerken.
De bevestiging opnieuw sturen
Open de afspraak in je agenda, tik bovenaan op de drie puntjes en kies Bevestiging opnieuw versturen. Dat kan één keer per afspraak. Kwam de vorige poging niet aan, dan telt die niet mee.
Kwam een mail aantoonbaar niet aan, dan zie je in de afspraak De mail aan de klant kwam niet aan. Vul daar bij Juiste e-mailadres het goede adres in en tik op Opnieuw sturen. Het nieuwe adres wordt meteen bij de klant bewaard. In de geschiedenis op de klantkaart zie je zo'n mail als niet afgeleverd, met de knop Ander adres proberen.
Wat niet de oorzaak is
Bij Instellingen›Berichten›Meldingen stel je alleen in welke mails jij krijgt, zoals bij een nieuwe boeking. Wat je daar uitzet, verandert niets aan de mails van je klanten.
Een herinnering per sms komt ook aan als een mail in de spam belandt. Zie sms-herinneringen.
Veelgestelde vragen
Kan ik de herinnering ook zelf sturen?
Ja, voor een afspraak van vandaag of later bij een klant met een e-mailadres. Open de afspraak, tik op de drie puntjes en kies Herinnering sturen.
Ik krijg de melding dat de bevestiging al opnieuw verstuurd is.
Opnieuw sturen kan één keer per afspraak. Controleer het e-mailadres en laat de klant in de map ongewenste mail kijken. De afspraak staat hoe dan ook vast in je agenda.
Ik krijg zelf geen mail bij een nieuwe boeking.
Kijk bij Instellingen›Berichten›Meldingen welke meldingen aanstaan, en kijk ook in je eigen map ongewenste mail.
Kan ik de klant ook anders bereiken?
Ja. Het telefoonnummer staat op de klantkaart. Met sms-tegoed kan Avana ook een sms sturen, zie sms-herinneringen. Meer over wat klanten krijgen lees je in berichten aan klanten.