Privacy: welke klantgegevens Avana bewaart en hoe je die verwijdert
Avana bewaart per klant wat bij het boeken en op de klantkaart is ingevuld: naam, contactgegevens, afspraken en wat jij toevoegt. Vraagt een klant om verwijdering, tik dan bij Gegevens op Bewerken en kies onderaan Klant verwijderen. Alles van de klant gaat weg of wordt anoniem, behalve facturen: die moet je wettelijk bewaren.
Wat er van een klant in Avana staat
- Bij elke afspraak: naam, e-mailadres en telefoonnummer, wat er geboekt is, de opmerking die de klant bij het boeken schreef, antwoorden op intakevragen en een eventueel akkoord op een verklaring.
- Op de klantkaart: wat jij of je team toevoegt, zoals adres, geboortedatum, notities, klantlabels, voorkeuren en de toestemming voor marketing.
- Bij Documenten en Rapporten: de bestanden die je uploadt, de klantfoto en je behandelrapporten.
- Elders in Avana: een plek op de wachtlijst, reviews, verstuurde sms'en en mails, cadeaubonnen, pakketten, shopbestellingen en de spaarkaart.
- Facturen: de naam en gegevens die op een factuur horen.
Een geboortedatum is nooit verplicht. Vraag alleen wat je echt nodig hebt voor de behandeling.
Wat je klant zelf ziet
Je klant heeft geen account bij Avana. Na het boeken krijgt je klant een link naar de bevestiging van die ene afspraak. Daar staan de tijd, het e-mailadres, wat er geboekt is, de betaling en je afzegregels. Notities, klantlabels, documenten en je rapporten ziet je klant nooit. Wat je klant verder zelf kan, lees je in heeft je klant een account bij Avana.
Op die bevestiging kan je klant zelf Aanbiedingen van je salon ontvangen aan- of uitzetten. Onderaan elke campagnemail en -sms staat bovendien een afmeldlink. Na afmelden krijgt je klant geen aanbiedingen meer, maar wel gewoon bevestigingen en herinneringen.
Gegevens verwijderen op verzoek
- Open Klanten en tik op de klant.
- Tik bij Gegevens op Bewerken en kies helemaal onderaan Klant verwijderen.
- Lees de vraag en tik op Ja, verwijder.
Wat er dan gebeurt
- Weg: de klantkaart met notities, labels, adres, geboortedatum en de toestemming voor marketing, de klantfoto, alle documenten, je behandelrapporten, een plek op de wachtlijst en de spaarkaart. De klant gaat ook uit je marketinglijsten.
- Anoniem: op alle afspraken, ook in de prullenbak, staat Verwijderde klant. Het e-mailadres, het telefoonnummer, de opmerking van het boeken, de antwoorden op intakevragen, het akkoord op de verklaring en jouw notities bij de afspraak gaan eraf. De afspraken zelf blijven staan, zodat je omzet klopt.
- Anoniem, met het geld erbij: een review houdt de sterren maar verliest de naam. Een cadeaubon houdt zijn code en saldo, een pakket of bestelling houdt de betalingen. Van verstuurde sms'en blijft alleen staan dat er een is verstuurd.
- Blijft: facturen. Die moet je wettelijk bewaren (in Nederland zeven jaar), dus daarop blijven de naam en gegevens staan. En een afmelding voor aanbiedingen blijft, zodat je deze persoon nooit per ongeluk nog iets stuurt.
- In je gekoppelde Google Agenda staat binnen een minuut Verwijderde klant, in de agenda-link na het verversen van je agenda-app. De link naar de bevestiging werkt voor je klant niet meer.
Heeft de klant nog een afspraak staan, een pakket dat nog niet op of betaald is, of een bestelling die nog weg moet? Dan zegt Avana dat eerst, en gebeurt er nog niets. Zeg de afspraak af of rond het af, en verwijder daarna. Verwijderen kun je niet terugdraaien.
Een behandelrapport hangt alleen aan een naam. Heb je nog een klant met precies dezelfde naam maar een ander e-mailadres, dan weet Avana niet van wie het rapport is en blijft het staan. Kijk dan zelf onder Rapporten.
Avana en de AVG
Voor de gegevens van je klanten ben jij verantwoordelijk, en Avana is je verwerker. De afspraken die de AVG daarvoor vraagt, staan in de algemene voorwaarden van Avana. Een apart document tekenen hoeft dus niet. Wil je toch een ondertekend exemplaar, neem dan contact met ons op.
- Avana verwerkt de gegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte. Gaat er toch iets daarbuiten, dan alleen op een grond die de wet toestaat.
- Voor hosting, betalen en het versturen van mail en sms schakelt Avana andere partijen in, met verwerkersafspraken.
- Avana gebruikt de gegevens van je klanten niet voor eigen doeleinden, niet voor advertenties en niet om je klanten zelf te benaderen.
Vraagt een klant wat je bewaart? Open de klantkaart: daar staan de gegevens, de afspraken, de documenten en de facturen bij elkaar. Een knop om dat als bestand te downloaden is er niet.
Veelgestelde vragen
Kan mijn klant zelf de gegevens verwijderen?
Nee. Je klant vraagt het aan jou, en jij verwijdert de klant in je dashboard. Iedereen in je team die de klantkaart kan openen, kan dat.
Wat als ik per ongeluk een afspraak verwijder?
Avana bewaart een verwijderde afspraak nog 30 dagen, daarna gaat die definitief weg. Zelf terugzetten kan niet in je dashboard; mail binnen die tijd naar support-nl@getavana.com. Een klant verwijderen kun je niet terugdraaien.
Mag ik klanten zonder toestemming een aanbieding sturen?
Een klant die online boekt, staat standaard op geen aanbiedingen. Zet de toestemming voor marketing alleen aan als je klant daarom heeft gevraagd. Lees wie je aanbiedingen krijgt.
Waar lees ik hoe Avana zelf met gegevens omgaat?
In het privacybeleid van Avana. De afspraken over de gegevens van je klanten staan in de algemene voorwaarden.