Privacy: welke klantgegevens Avana bewaart en hoe je die verwijdert
Avana bewaart per klant wat bij het boeken en op de klantkaart is ingevuld: naam, contactgegevens, afspraken en wat jij toevoegt. Vraagt een klant om verwijdering, verwijder dan eerst de documenten op de klantkaart en kies daarna bij Gegevens bewerken onderaan Klant verwijderen. Facturen blijven bewaard, want die moet je wettelijk houden.
Wat er van een klant in Avana staat
- Bij elke afspraak: naam, e-mailadres en telefoonnummer, wat er geboekt is, de opmerking die de klant bij het boeken schreef, antwoorden op intakevragen en een eventueel akkoord op een verklaring.
- Op de klantkaart: wat jij of je team toevoegt, zoals adres, geboortedatum, notities, klantlabels, voorkeuren en de toestemming voor marketing.
- Bij Documenten: de bestanden die je zelf uploadt.
- Facturen: de naam en gegevens die op een factuur horen.
Een geboortedatum is nooit verplicht. Vraag alleen wat je echt nodig hebt voor de behandeling.
Wat je klant zelf ziet
Je klant heeft geen account bij Avana. Na het boeken krijgt je klant een link naar de bevestiging van die ene afspraak. Daar staan de tijd, het e-mailadres, wat er geboekt is, de betaling en je afzegregels. Notities, klantlabels, documenten en je rapporten ziet je klant nooit.
Op die bevestiging kan je klant zelf Aanbiedingen van je salon ontvangen aan- of uitzetten. Onderaan elke campagnemail en -sms staat bovendien een afmeldlink. Na afmelden krijgt je klant geen aanbiedingen meer, maar wel gewoon bevestigingen en herinneringen.
Gegevens verwijderen op verzoek
- Open Klanten en tik op de klant.
- Verwijder eerst de bestanden onder Documenten. Die gaan niet vanzelf mee met de klant.
- Tik op Gegevens bewerken en kies helemaal onderaan Klant verwijderen.
- Lees de vraag en tik op Ja, verwijder.
Wat er dan gebeurt
- Op alle afspraken wordt de naam Verwijderde klant, en gaan het e-mailadres, het telefoonnummer en de geboortedatum eraf. De afspraken zelf blijven staan, zodat je omzet en agenda kloppen.
- De klantkaart met notities, labels, adres en de toestemming voor marketing wordt verwijderd.
- Facturen veranderen niet. Een factuur moet je voor de belastingdienst zeven jaar bewaren.
- De link naar de bevestiging werkt voor je klant niet meer.
De antwoorden op intakevragen en de opmerking van het boeken blijven bij de afspraak staan. Verwijderen kun je niet terugdraaien. Het werkt op het e-mailadres of telefoonnummer van de klant; heeft een klant alleen een naam, kijk dan na afloop of alles weg is.
Vraagt een klant wat je bewaart? Open de klantkaart: daar staan de gegevens, de afspraken, de documenten en de facturen bij elkaar. Een knop om dat als bestand te downloaden is er niet.
Veelgestelde vragen
Kan mijn klant zelf de gegevens verwijderen?
Nee. Je klant vraagt het aan jou, en jij verwijdert de klant in je dashboard. Iedereen in je team die de klantkaart kan openen, kan dat.
Wat als ik per ongeluk een afspraak verwijder?
Een verwijderde afspraak staat nog 30 dagen in de prullenbak. Daarna gaat die definitief weg. Een klant verwijderen kun je niet terugdraaien.
Mag ik klanten zonder toestemming een aanbieding sturen?
Een klant die online boekt, staat standaard op geen aanbiedingen. Zet de toestemming voor marketing alleen aan als je klant daarom heeft gevraagd. Lees een marketingcampagne versturen.
Waar lees ik hoe Avana zelf met gegevens omgaat?
In het privacybeleid van Avana.