Overzetten: klanten die al in Avana staan
Lijkt een klant uit je bestand op iemand die al in Avana staat, dan vraagt Avana per klant: Is dit dezelfde persoon? Je ziet beide naast elkaar en waarom Avana het denkt. Kies Ja, dezelfde persoon om samen te voegen, of houd de twee los. Pas als je elke klant hebt bekeken, kun je overzetten.
Wanneer Avana het vraagt
Na het kiezen van je bestanden staat onder Dit komt erbij bijvoorbeeld 3 klanten kennen we misschien al. Tik erop. Avana laat de klanten één voor één zien: wat er nu in Avana staat en wat er in je bestand staat. Daaronder staat waarom Avana denkt dat het dezelfde persoon is:
- hetzelfde e-mailadres;
- hetzelfde telefoonnummer, met dezelfde of een anders geschreven naam;
- bijna hetzelfde e-mailadres, waarschijnlijk een typefout;
- dezelfde naam en dezelfde geboortedatum;
- alleen dezelfde naam, zonder verder iets om op te vergelijken. Twijfel je, houd de twee dan apart.
Je keuze
- Ja, dezelfde persoon: het wordt één klant. De naam in Avana blijft staan. Wat in Avana nog leeg is, zoals een telefoonnummer of adres, vult Avana aan uit je bestand. Wat er al staat, blijft staan. Avana zegt erbij wat er wordt aangevuld en hoeveel afspraken de klant samen krijgt.
- Nee, twee klanten: de klant uit je bestand komt er als aparte klant bij.
- Nee, laat Avana zoals het is: deze knop zie je als de twee hetzelfde e-mailadres hebben. Twee klanten met hetzelfde e-mailadres kan niet, dus dan verandert Avana niets aan de klant die er al staat.
- De rest apart houden: voor alle klanten die je nog niet bekeek, in één keer nee.
Zolang je niet hebt overgezet, kun je je keuzes nog aanpassen. Tik dan weer op de regel en kies Opnieuw bekijken.
Achteraf toch twee klanten
- Ga naar Instellingen›Gegevens overzetten.
- Tik onder Eerder overgezet op de keer dat je overzette.
- Onder Samengevoegd staan de klanten die je samenvoegde. Tik bij de klant op Toch apart.
Avana haalt dan weg wat bij die klant was aangevuld, en de afspraken uit je bestand gaan terug naar de naam waarmee die binnenkwamen. De rest van wat je overzette, blijft staan.
Staat een klant in je bestand zelf twee keer, dan zet Avana die maar één keer over. Dit werkt voor elk klantenbestand, uit welk programma of welke lijst ook.
Veelgestelde vragen
Waarom kan ik nog niet op Overzetten naar Avana tikken?
Er zijn nog klanten die je niet hebt bekeken. Onder de knop staat hoeveel. Bekijk die klanten of tik op De rest apart houden.
Wordt een naam in Avana overschreven door de naam uit mijn bestand?
Nee. Bij samenvoegen blijft de naam uit Avana staan, ook boven de afspraken uit je bestand.
Na het overzetten staat iemand toch dubbel.
Dan was er geen overeenkomst te zien, bijvoorbeeld door een ander e-mailadres en telefoonnummer. Een knop om twee klanten op de klantkaart samen te voegen is er niet.