Een afspraak bewerken: andere dienst, tijd of medewerker

Komt een klant voor iets anders dan geboekt, wil iemand er een behandeling bij, of neemt een collega het over? Dan pas je de afspraak aan. Je hoeft hem niet af te zeggen en opnieuw te maken.

Alles aanpassen

1. Klik of tik in je agenda op de afspraak.
2. Tik bovenaan op de drie puntjes en kies Afspraak bewerken.
3. Het venster van een nieuwe afspraak gaat open, met alles al ingevuld. Pas aan wat anders moet: de dienst, een extra dienst, een optie of add-on, Datum & starttijd, de medewerker, de kamer of de gegevens van de klant.
4. Tik op Wijzigingen opslaan. Op je telefoon loop je eerst met Volgende door de stappen.

Je ziet daarna de melding Opgeslagen. De eindtijd rekent Avana opnieuw uit met de duur van wat je gekozen hebt. Past het niet meer, omdat er daarna al iemand staat, dan zegt Avana dat voordat je opslaat.

Snel bewerken: datum, tijd en diensten

1. Open de afspraak en tik op het tabblad Overzicht naast de kop Diensten op Bewerken. Er opent Afspraak bewerken.
2. Bovenin staat Datum en tijd. Tik op de datum om een andere dag te kiezen in de kalender, en pas de tijd aan. Onder de velden staan de eerstvolgende vrije tijden van die dag; tik er een aan om hem te kiezen.
3. Staat er op dat moment al een afspraak, dan zie je dat meteen onder de velden en kies je een andere tijd. Valt de tijd in een blokkade of buiten je openingstijden, dan staat dat er ook, maar opslaan kan wel.
4. Zoek eronder een dienst of product, zet er iets bij of haal iets weg.
5. Tik op Verplaatsen en opslaan. Blijft de tijd gelijk, dan heet de knop Opslaan.

Na het opslaan met een nieuwe tijd zie je Verplaatst naar met de nieuwe dag en tijd, en of je klant een mail krijgt. Hoort de afspraak bij een boeking met meer behandelingen, dan gaan die mee. Een afgezegde of afgeronde afspraak verplaats je niet; daar staat geen datum en tijd bovenin.

Is de factuur van deze afspraak al definitief, dan kun je de diensten die erop staan niet meer weghalen. Wat je dan nog toevoegt, zoals een product, komt op een nafactuur. Zie facturen maken.

Een afspraak langer of korter maken

De duur volgt altijd uit de dienst, de gekozen optie en de add-ons. Een eigen aantal minuten typen kan niet. Wil je meer tijd, kies dan een langere optie of een add-on met extra tijd. Heb je vaker een uitloop nodig, geef de dienst dan zelf een langere duur of een buffertijd. Zie buffertijd tussen afspraken.

Duurt een behandeling bij één klant altijd langer, bijvoorbeeld kleuren bij iemand met een volle bos krullen? Plan die klant in, tik onder de eindtijd op + Extra tijd voor deze klant en kies hoeveel minuten extra. De afspraak wordt zoveel langer, en Avana onthoudt het: de volgende keer dat je deze klant voor die dienst inplant, staat de extra tijd er vanzelf bij. Dit geldt voor wat je zelf inplant. Boekt de klant online, dan telt de gewone duur, want daar weet Avana pas wie er boekt nadat er een tijd gekozen is.

Krijgt de klant bericht?

• Andere datum of tijd: ja. Dat gaat net als Verplaatsen, en de klant krijgt een mail met de nieuwe tijd. Herinneringen schuiven mee.
• Andere dienst, medewerker of kamer: nee. De klant krijgt daar geen mail over. Vertel het de klant zelf als dat nodig is.
• Staat Alleen voor mijn administratie aan: dan krijgt de klant nooit bericht, ook niet bij een andere tijd.

Veelgestelde vragen