Een afgezegde of verwijderde afspraak terugvinden
Een afgezegde afspraak blijft in je agenda staan, in het rood met Geannuleerd, en ook op de klantkaart. Terugzetten kan niet. Maak een nieuwe: open de afgezegde afspraak, tik op de drie puntjes en kies Kopieer naar nieuwe afspraak. Een verwijderde afspraak is helemaal weg uit je agenda; die kun je zelf niet terughalen.
Afzeggen en verwijderen lijken op elkaar, maar het verschil is groot. Bij afzeggen blijft de afspraak bewaard, zodat je later nog ziet wat er was. Bij verwijderen is de afspraak weg. Daarom vind je een afgezegde afspraak altijd terug, en een verwijderde niet.
Waar een afgezegde afspraak staat
- In je agenda, op dezelfde dag en tijd, in het rood. In de weekweergave is de naam doorgestreept, op je telefoon staat er Geannuleerd bij. De tijd zelf is wel vrij: iemand anders kan hem boeken.
- In de afspraak zelf. Open hem en je ziet bovenaan een rode balk met Geannuleerd, en waar mogelijk de reden.
- Op de klantkaart, onder Afspraken. Heeft de klant veel afspraken, tik dan op de knop om alle afspraken te tonen. Daar filter je met Geannuleerd op alleen de afgezegde.
Dat geldt voor elke afzegging: die van jou, en die van een klant die zelf afzegt via de link in de bevestiging. Een no-show blijft ook staan, met Niet verschenen.
Gaat de afspraak toch door?
Een afgezegde afspraak kun je niet terugzetten, en ook niet verzetten naar een andere tijd. Maak er een nieuwe afspraak van:
- Open de afgezegde afspraak in je agenda.
- Tik bovenaan op de drie puntjes en kies Kopieer naar nieuwe afspraak.
- De klant staat al ingevuld. Kies de dienst en de tijd.
- Sla op. De klant krijgt een nieuwe bevestiging, als er een e-mailadres bekend is.
Is er online betaald en ging het geld bij het afzeggen terug, dan betaalt de klant niet vanzelf opnieuw. Reken de nieuwe afspraak af in de salon, zie een afspraak afrekenen.
Per ongeluk verwijderd
Kies je in de afspraak Afspraak verwijderen, dan vraagt Avana eerst of je het zeker weet. Daarna verdwijnt de afspraak uit je agenda en van de klantkaart. De klant krijgt er geen bericht over, en een online betaling gaat niet vanzelf terug. In de app zelf kun je een verwijderde afspraak niet terughalen.
Avana bewaart een verwijderde afspraak nog een tijd. Was het een vergissing, mail dan zo snel mogelijk naar support-nl@getavana.com met de naam van de klant, de datum en de tijd. Wil je niet wachten, zet de afspraak dan opnieuw in je agenda, zie een afspraak maken.
Gaat een afspraak niet door, kies dan altijd Afspraak afzeggen en niet verwijderen. Dan blijft zichtbaar wat er gebeurde, telt het mee in de gegevens van de klant, en krijgt de klant netjes bericht. Verwijderen is voor een dubbele boeking of een test.
Veelgestelde vragen
Kan ik een afgezegde afspraak naar een andere tijd verzetten?
Nee. Onderin een afgezegde afspraak staat daarom Kopieer naar nieuwe afspraak: daarmee maak je in één keer een nieuwe afspraak met dezelfde klant en dienst. Dezelfde keuze staat ook in het menu met de drie puntjes.
Kan ik afgezegde afspraken uit mijn agenda halen?
Nee, die blijven staan, zodat je ziet wat er was. Een filter om afgezegde afspraken te verbergen is er niet. Alleen een afspraak die nooit echt geboekt is, zoals een online boeking waarbij de klant stopte bij het betalen, laat Avana zelf weg.
Een klant zegt dat de afspraak weg is, maar ik zie niets.
Zoek de klant op in Klanten en kijk bij Afspraken. Staat hij daar niet, dan is hij verwijderd of nooit afgerond. Zie ook een klant zoeken.
Krijgt de klant bericht als ik een nieuwe afspraak maak?
Ja, een gewone bevestiging, net als bij elke nieuwe afspraak. Wil je dat niet, zet dan bij het maken Alleen voor mijn administratie aan.