Een klant zoeken en je klantenlijst filteren of sorteren
Open Klanten en typ een naam of e-mailadres in het zoekveld bovenaan. Met Filters kies je bijvoorbeeld een behandeling, een maand of het aantal afspraken, en met het keuzeveld ernaast sorteer je op meeste afspraken, meest besteed, laatste bezoek of naam.
Een klant zoeken
- Open Klanten in het menu.
- Tik in het zoekveld bovenaan. Er staat Zoek op naam of e-mail….
- Typ een deel van de naam of het e-mailadres. De lijst past zich aan terwijl je typt.
- Tik op de klant om de klantkaart te openen.
Hoofdletters maken niet uit, en een stukje van de naam is genoeg: jans vindt ook Anna Jansen. Heeft iemand ooit onder een andere naam geboekt met hetzelfde e-mailadres, dan vindt Avana de klant ook op die naam. In de lijst staat dan onder de naam Ook geboekt als met de andere naam erbij.
Zoeken op telefoonnummer kan in de klantenlijst niet. Heb je alleen een nummer, zoek dan in je agenda naar de afspraak, of typ de naam die de klant noemt.
Filteren
Tik op Filters, naast het zoekveld op een computer en eronder op je telefoon. Er klapt een paneel open met deze keuzes:
- Aantal afspraken: klanten die één keer, twee tot vijf keer, zes tot tien keer of vaker dan tien keer zijn geweest.
- Besteed totaal: hoeveel een klant in totaal bij je besteedde, in vier groepen van laag naar hoog.
- Behandeling: alleen klanten die een bepaalde behandeling hebben gehad.
- Behandelmaand: alleen klanten met een afspraak in die maand.
- Marketing: klanten die wel of geen toestemming gaven voor aanbiedingen.
Je kunt filters combineren, bijvoorbeeld een behandeling en een maand. Op de knop Filters staat hoeveel filters er aanstaan, en ernaast zie je hoeveel klanten er overblijven van het totaal. Met Wis filters zet je alles terug.
Sorteren
Naast Filters staat een keuzeveld. Standaard staat de lijst op Meeste afspraken. Je kunt ook kiezen voor Meest besteed, Laatste bezoek of Naam (A–Z).
Bij Naam (A–Z) staat de lijst per beginletter. Bij Laatste bezoek in groepen: Deze maand geweest, 1 tot 3 maanden geleden, Langer dan 3 maanden geleden en Nog niet geweest. Zo zie je in één keer wie je al een tijd niet hebt gezien.
Wat je in de lijst ziet
Bij elke klant staat hoe vaak die geweest is en hoe lang geleden het laatste bezoek was. Heb je labels gegeven, zoals Vaste klant, dan staan die er ook bij. Een geel driehoekje betekent dat er bij de klant iets staat om op te letten, zoals een allergie. Zie notities en labels bij een klant.
Wil je klanten terugzien die lang niet geweest zijn? Sorteer op Laatste bezoek en kijk in de groep Langer dan 3 maanden geleden. Met een marketingcampagne stuur je die klanten in één keer een bericht.
Veelgestelde vragen
Waarom vind ik een klant niet?
Kijk eerst of er nog een filter aanstaat: op de knop Filters staat dan een getal. Tik op Wis filters en zoek opnieuw. Zoek daarna op een deel van de naam of het e-mailadres.
Ik ben medewerker en zie maar een paar klanten.
Een medewerker met een eigen login ziet alleen de klanten die bij die persoon een afspraak hadden. De eigenaar ziet de hele lijst.
Waarom staat iemand twee keer in mijn lijst?
Meestal heeft de klant een keer met een ander e-mailadres geboekt, of een keer zonder. Kijk op beide kaarten welk adres er staat. Hoe je dat voortaan voorkomt, lees je in een klant toevoegen.
Onthoudt Avana mijn filters?
Nee. Open je Klanten opnieuw, dan staat alles weer op de standaard: geen filters en gesorteerd op meeste afspraken.
Kan ik mijn klanten naar Excel exporteren?
Een knop om je klantenlijst te downloaden is er niet: zo neemt niemand zomaar je klantenbestand mee. Heb je een kopie van je klantgegevens nodig, bijvoorbeeld omdat je overstapt, neem dan contact met ons op, dan regelen we het. Bij Facturen download je wel per maand een zip-bestand met je facturen en een overzicht voor Excel, met per factuur onder meer de klant en het bedrag. Zie facturen voor je boekhouder.