Notities, allergieën en labels bij een klant
Open de klant in Klanten. Een losse notitie zet je in het blok Notities met ＋ Notitie. Iets wat altijd geldt, zoals een allergie, zet je bij Gegevens onder Bewerken in Voorkeuren & bijzonderheden. Daar geef je ook Klantlabels zoals Vaste klant of VIP. Je klant ziet hier niets van.
Op de klantkaart zijn er drie plekken om iets vast te leggen. Welke je kiest, hangt af van wat het is: iets van één keer, iets wat altijd geldt, of een kenmerk waarop je de klant snel herkent. Een verslag van een behandeling leg je vast in een behandelrapport.
Notities: wat je wilt onthouden
- Open Klanten en tik op de klant.
- Tik in het blok Notities op ＋ Notitie.
- Typ wat je wilt onthouden, zoals een kleurnummer of hoe de vorige behandeling ging.
- Tik op Opslaan.
Bij elke notitie staat wie hem schreef en wanneer. Een belangrijke notitie kun je vastpinnen met Vastpinnen: die blijft dan bovenaan staan. Een notitie kun je later bewerken of verwijderen.
Notities horen bij het e-mailadres of telefoonnummer van de klant. Heeft de klant geen van beide, dan kun je geen notitie opslaan. Vul er dan eerst een in bij Gegevens.
Voorkeuren en bijzonderheden: wat altijd geldt
- Tik op de klantkaart bij Gegevens op Bewerken.
- Typ in het veld Voorkeuren & bijzonderheden bijvoorbeeld een allergie, een voorkeur voor een bepaalde medewerker of dat de klant slecht ter been is.
- Tik op Opslaan.
Deze tekst staat als eigen blok op de klantkaart. Noem je daarin woorden als allergie, let op, overgevoelig, intolerantie, zwanger, epilepsie of medicatie, dan kleurt het blok geel en heet het Let op. In je klantenlijst staat bij die klant dan een geel driehoekje.
Klantlabels: de klant snel herkennen
- Tik bij Gegevens op Bewerken.
- Tik onder Klantlabels op Label.
- Typ een naam, zoals Vaste klant, VIP of Allergie, en kies een kleur.
- Tik op Toevoegen en daarna op Opslaan.
Labels staan in je klantenlijst naast de naam, en in de afspraak op het tabblad Klant. Een label weghalen doe je met het kruisje erop, in hetzelfde scherm. Vergeet niet op te slaan.
Wat je ziet bij een afspraak
- Op het tabblad Klant van een afspraak staan de labels, en staat er een allergie of iets anders om op te letten in een notitie, dan zie je daar Let op. met die tekst.
- Op het tabblad Notities van de afspraak lees je de notities van de klant terug, en kun je er meteen een bijschrijven.
- Maak je een nieuwe afspraak voor een bekende klant, dan staan de notities die er al zijn in beeld.
Zet een allergie in Voorkeuren & bijzonderheden: dan staat die in geel op de klantkaart, hoeveel notities er later ook bij komen. Wil je hem ook in elke afspraak meteen zien, schrijf hem dan ook in een notitie en pin die vast.
Veelgestelde vragen
Ziet mijn klant de notities of labels?
Nee. Notities, labels en voorkeuren staan alleen in je dashboard. Niets daarvan komt in mails, op facturen of op je boekingspagina.
Zien mijn medewerkers de notities?
Ja. Wie in je team de klantkaart of de afspraak opent, leest de notities. Bij elke notitie staat wie hem schreef.
Waarom wordt Voorkeuren niet geel?
Het blok wordt alleen geel als er een woord als allergie, let op of medicatie in staat. Schrijf bijvoorbeeld: Let op, allergisch voor latex.
Waar zie ik wat de klant bij het boeken invulde?
De antwoorden op je intakevragen staan in een eigen blok op de klantkaart en in de afspraak. Zie intakevragen en een verklaring. Wat je klant zelf in het notitieveld schreef, staat in de afspraak: zie de notitie van je klant bij het boeken.