Een factuur naar je klant mailen
Avana mailt een factuur nooit vanzelf. Open Facturen, tik op de drie puntjes naast de factuur en kies Naar klant sturen. Controleer het e-mailadres en tik op Versturen. Je klant krijgt de factuur als pdf in de bijlage.
Vanuit Facturen
- Open Facturen. Op een computer staat het in het menu links; op je telefoon open je het via Instellingen.
- Zoek de factuur. Op een computer tik je op de drie puntjes aan het eind van de regel, op je telefoon tik je op de factuur zelf.
- Kies Naar klant sturen. Is de factuur al eens verstuurd, dan staat er Opnieuw versturen.
- In het venster staat bij E-mailadres van de klant waar de factuur heen gaat. Klopt het niet, pas het dan aan.
- Tik op Versturen.
Een concept kun je zo niet versturen, want het heeft nog geen factuurnummer. Kies bij het concept eerst Definitief maken, of verstuur het vanuit de afspraak zoals hieronder staat. Maak je zelf een nieuwe factuur, dan kun je die met Definitief & versturen in één keer vastzetten en mailen.
Een ander e-mailadres
- Bij een definitieve factuur staat het adres van je klant op de factuur zelf. Vul je in het venster een ander adres in, dan gaat de mail daarheen en blijft de factuur zoals die is.
- Bij een concept komt een gewijzigd adres ook op de factuur te staan.
- Vink Ook opslaan bij deze klant aan als het nieuwe adres voortaan moet gelden. Volgende facturen en mails gaan dan vanzelf daarheen.
Vanuit de afspraak
- Open de afspraak en ga naar het tabblad Facturen.
- Tik op Versturen. Is de factuur al verstuurd, dan vind je Opnieuw versturen bij de drie puntjes.
- Is het nog een concept, dan vraagt Avana of het definitief mag. Tik op Definitief maken en versturen. Het concept krijgt dan een factuurnummer en ligt daarna vast.
Vanuit de afspraak gaat de factuur naar het e-mailadres van de klant. Staat er geen adres bij de klant, dan zie je Geen e-mailadres bekend voor deze klant. Vul het adres dan aan op de klantkaart, of verstuur de factuur vanuit Facturen, waar je het adres zelf intypt.
Meer facturen tegelijk
Vink in Facturen de facturen aan die weg moeten en tik op Versturen, met het aantal erachter. Elke factuur gaat naar het adres dat erop staat; een ander adres kiezen kan hier niet. Concepten en facturen zonder e-mailadres gaan niet mee.
Wat je klant krijgt
Een mail van je bedrijfsnaam, met als onderwerp Factuur, het factuurnummer en je bedrijfsnaam, en de factuur als pdf in de bijlage. Antwoordt je klant op de mail, dan komt dat binnen op het e-mailadres uit je factuurgegevens. Daarna zie je in de afspraak dat de factuur verstuurd is, en op de klantkaart staat het bij de berichten.
Vul eerst je bedrijfsgegevens helemaal in. Zonder die gegevens gaat er geen factuur de deur uit en vraagt Avana je die eerst aan te vullen. Je vult die gegevens in achter het tandwiel op Facturen, op het tabblad Bedrijf.
Veelgestelde vragen
Kan Avana elke factuur automatisch naar de klant mailen?
Nee. Avana maakt de factuur vanzelf, maar versturen doe je altijd zelf. Zo gaat er nooit een factuur de deur uit die je nog wilde nakijken.
Mijn klant zegt de factuur niet te hebben ontvangen.
Laat je klant in de map ongewenste mail kijken. Controleer het adres en kies Opnieuw versturen. Naar één adres gaan hoogstens tien facturen per dag.
Kan ik een creditnota ook mailen?
Ja, op dezelfde manier: tik op de drie puntjes naast de creditnota in Facturen en kies versturen.
Kan ik de tekst van de mail aanpassen?
Nee. Je klant krijgt een korte, vaste mail met de pdf in de bijlage. Alles wat je wilt zeggen, zet je op de factuur zelf.