De herboekmail: klanten vanzelf laten terugkomen

Na een afspraak krijgt je klant na de termijn die jij kiest een mail: tijd voor je volgende afspraak. Met één knop komt je klant op je boekingspagina, met dezelfde behandeling, optie en extra's al gekozen. Heeft je klant al een nieuwe afspraak voor die behandeling, dan gaat er niets.

Zo zet je de herboekmail aan

1. Ga naar Instellingen›Herboekmail.
2. Tik onder Per behandeling op een behandeling. De regel klapt open.
3. Zet Herinnering sturen aan.
4. Kies onder Versturen na na hoeveel weken de mail gaat: 2, 3, 4, 6 of 8 weken.
5. Heeft de behandeling opties, zoals een nieuwe set en opvullen? Kies dan onder Andere termijn per optie voor elke optie een eigen termijn, of laat de termijn van de behandeling staan.

Alles wordt meteen bewaard, er is geen knop om op te slaan. Naast de kop van de mail staat dan even Bewaard.

De termijn is dezelfde als die van het voorstel voor een vervolgafspraak na het boeken. Pas je hem hier aan, dan verandert die ook. In het formulier van de dienst staat dezelfde schakelaar, bij Herboekmail sturen.

De tekst aanpassen

1. Kies onder Toon van de tekst een begin: Warm, Kort of Zakelijk.
2. Tik in de mail rechts op het onderwerp, de titel, de tekst, de knop of de groet. De zin wordt een tekstvak.
3. Typ je eigen tekst en tik ernaast. De mail laat meteen zien wat je klant leest.

De grijze woorden vult Avana zelf in: de voornaam van je klant, de behandeling en de naam van je salon. In het tekstvak staan die woorden tussen accolades, zoals {voornaam}. Laat die accolades staan, dan wordt het woord ingevuld. Wil je terug naar de tekst van de gekozen toon, tik dan op Standaardtekst terugzetten.

Onderaan elke mail staan een afmeldlink en de reden waarom je klant de mail krijgt. Dat deel kun je niet aanpassen.

Wat je erbij kunt zetten

• Stel een tijd voor: de mail noemt een vrij moment in je agenda, zo veel mogelijk op dezelfde weekdag en tijd als de vorige keer, bij dezelfde medewerker als die dan plek heeft. Met de knop Boek dit moment staat dat moment klaar op je boekingspagina.
• Korting als je klant snel boekt: kies 5, 10 of 15 procent of 5 euro, en of de korting 7 of 14 dagen geldig is. Elke klant krijgt een eigen code die één keer werkt. Via de knop in de mail staat de korting bij het afrekenen al ingevuld. Deze codes staan niet tussen je eigen kortingscodes.
• Nog één keer herinneren: boekt je klant niet, dan volgt een week later één korte mail. Daarna niets meer. De tekst van die mail staat vast, je groet en afsluiting komen er wel in.
• Eigen afsluiting: je naam, een P.S. of je openingstijden. Zet de schakelaar aan en typ de afsluiting onderaan in de mail.

Staat de opvolgmail aan, dan kies je boven de mail tussen Eerste mail en Opvolgmail om de twee mails te bekijken.

Eerst zelf bekijken

Tik op Stuur mij een testmail. Je krijgt de mail op het e-mailadres van je account, met je eigen tekst en de behandeling die openstaat. De kortingscode in een testmail is een voorbeeld en werkt niet. Je kunt vijf testmails per uur sturen.

Wanneer de mail gaat

• Op de dag van de afspraak plus de termijn, om 10:00.
• Alleen als je klant bij het online boeken de melding zag dat je deze mail stuurt en daar geen nee tegen zei, of als je klant ja zei tegen aanbiedingen.
• Niet als je klant al een nieuwe afspraak heeft voor dezelfde behandeling.
• Niet als je agenda de drie weken erna vol zit. De mail wacht dan tot er plek is, en vervalt na twee weken zonder plek.
• Niet bij een afspraak die is afgezegd of waar je klant niet kwam.
• Nooit meer dan één herboekmail per week aan dezelfde klant, ook als die meer behandelingen had.

Veelgestelde vragen