Een klant die steeds niet komt: blokkeren of vooruit laten betalen
Een klant blokkeren kan in Avana niet: wie je link heeft, kan online boeken. Wel markeer je elke keer dat de klant wegbleef als no-show, zodat je team het ziet. Vraag vooruitbetalen of een aanbetaling, of accepteer online boekingen eerst zelf. Dan beslis jij of een boeking doorgaat.
Waarom blokkeren niet kan
Avana heeft geen knop om één klant uit te sluiten. Je klant boekt zonder account, met een naam, een e-mailadres en een telefoonnummer, en dat kan iedereen invullen. Een blokkade op naam of adres zou je klant met een ander adres zo omzeilen. Daarom werkt Avana met drempels die voor iedereen gelden.
1. Leg vast dat je klant niet kwam
Kwam je klant zonder bericht niet opdagen, open dan de afspraak, tik op de drie puntjes en kies Markeer als no-show. Op de klantkaart staat onder de afspraken daarna hoeveel annuleringen en no-shows er waren, en bij een nieuwe afspraak van deze klant ziet je team het aantal no-shows bovenaan. Zie een no-show registreren.
Zet er gerust een label bij, zoals Let op, of schrijf een notitie. Zie notities en labels bij een klant.
2. Laat vooruit betalen
Met een aanbetaling of het hele bedrag vooraf betaalt je klant al bij het online boeken. Komt je klant dan niet, dan houd je wat er betaald is. Kies je daarbij voor Alleen nieuwe klanten, dan betaalt alleen wie nog nooit een afspraak had die doorging. Een klant die alleen no-shows heeft, betaalt dan dus nog steeds vooruit. Kwam je klant wel eens echt, dan telt die als vaste klant en betaalt die niet vooruit. Wil je zeker weten dat ook die klant betaalt, kies dan voor Iedereen. Hoe je dit instelt, lees je in no-shows voorkomen.
3. Accepteer online boekingen eerst zelf
Wil je per boeking kiezen, laat een online boeking dan eerst een aanvraag zijn. De tijd staat voor je vast, en jij tikt op Accepteren of wijst hem af. Dat geldt wel voor al je online boekingen. Zie boekingen eerst zelf accepteren.
Een boeking die je niet wilt
Staat er toch een afspraak van deze klant in je agenda, dan zeg je die zelf af. Je klant krijgt daar een mail over. Zie een afspraak verplaatsen of afzeggen.
Laat je klant bij het boeken een telefoonnummer invullen en stuur een sms-herinnering. Wie een dag van tevoren een sms krijgt, vergeet de afspraak minder snel. Zie sms-herinneringen.
Veelgestelde vragen
Kan ik een e-mailadres of telefoonnummer weigeren?
Nee. Er is geen lijst met adressen of nummers die niet mogen boeken.
Ziet mijn klant dat er een no-show bij staat?
Nee. Het markeren van een no-show stuurt je klant geen bericht, en de telling zie je alleen in je dashboard.
Mijn klant betaalt niet vooruit terwijl er no-shows bij staan.
Staat Wie vooruit betaalt op Alleen nieuwe klanten, dan betaalt een klant die ooit een afspraak had die doorging niet vooruit, ook met no-shows erbij. Kies Iedereen als je dat wel wilt.