Het boekingssysteem voor je studio, gym of sportschool

Zoek je studio software die je lessen, je leden en hun betalingen op één plek regelt? Een studio draait op vaste lessen, een maximum aantal plekken per les en leden die vooraf betalen met een kaart of een abonnement. Of je nu een reformerstudio hebt, een boksschool, een hyrox-gym of een sportschool met groepslessen: achter de balie werkt het bijna hetzelfde. Avana is gemaakt voor precies dat ritme, en neemt de appjes, lijstjes en betaalverzoeken over waar veel studio's mee beginnen.

Wat studio software moet kunnen

Een korte lijst om mee te beginnen. Lessen die elke week terugkomen en maanden vooruit te boeken zijn. Een plafond per les dat nooit overschreden wordt, ook niet als twee leden tegelijk boeken. Beurtenkaarten met een einddatum, abonnementen per maand en een proefles voor wie nieuw is.

Daarnaast: een afzegtermijn die jij bepaalt, een wachtlijst voor volle lessen en mails die vanzelf uitgaan, zoals een bevestiging, een herinnering en een bericht als een les niet doorgaat. Avana doet dit allemaal, en je leden hebben er geen app voor nodig.

Voor welke studio's Avana werkt

Avana werkt voor elke studio met lessen en leden. Een pilatesstudio of een reformerstudio verkoopt kleine groepen met een vast aantal matten of machines. Een yogastudio en een barrestudio draaien op vaste leden met een kaart of abonnement. Een hyrox-gym werkt met vaste trainingsgroepen en reeksen richting een wedstrijd. Een boksschool en een vechtsportschool zetten lessen per niveau en leeftijd naast elkaar, en een bootcamp traint vaak buiten, met bericht aan iedereen als een training niet doorgaat.

Ook een sportschool met groepslessen, een fysiopraktijk met groepstraining en medische fitness, een personal trainer met privé- en duolessen en een dansschool met lessen per stijl werken met Avana. Voor een praktijk van een kinesitherapeut regelt Avana het rooster en de betaling van de groepen; het ziekenfonds en het dossier blijven in je eigen praktijkprogramma.

Geef je meer soorten lessen, zoals hyrox, boksen en yoga in één gym, dan zet je ze naast elkaar in één rooster, elk met een eigen docent, zaal en aantal plekken. Per les kies je hoeveel er van een beurtenkaart afgaat, zodat een lid met één kaart je hele rooster kan boeken.

Gevonden worden door nieuwe leden

Steeds meer mensen zoeken een studio via Google, of vragen het aan een AI-assistent zoals ChatGPT. Die laten het liefst een pagina zien die snel opent en duidelijk zegt wat er te boeken is. Je studiopagina bij Avana laat precies dat zien: wie je bent, welke lessen er komen en wat ze kosten, wat je leden ervan vinden en de vragen die nieuwe leden vaak stellen.

Een nieuwe gast boekt er een losse les of een proefles zonder account, en wie vaker komt, maakt er een account met een inlogcode per mail. Deel dezelfde link in je Instagram-bio, en elke bezoeker komt op dezelfde plek uit. Een plek bovenaan kan niemand beloven. Wat je wel krijgt, is een pagina die zoekmachines en assistenten goed begrijpen.

Drie vragen voordat je kiest

Drie vragen maken het verschil snel duidelijk. Neemt de leverancier een percentage van je omzet? Zit je een jaar vast, of zeg je per maand op? En wat gebeurt er met het tegoed van je huidige leden als je overstapt? Bij Avana betaal je een vast bedrag per maand zonder commissie, je zegt elke maand op, en we helpen je gratis met overstappen: elk lid krijgt in Avana een kaart met de lessen die er nog op stonden. Wat de pakketten kosten, lees je bij de prijzen van Avana.

Wat Avana niet doet, zeggen we er eerlijk bij: er is geen video on demand, geen loonadministratie voor docenten en geen koppeling met toegangspoortjes.

Wat elk pakket doet

In elk pakket staan je rooster, je studiopagina, beurtenkaarten, abonnementen met domiciliëring, de wachtlijst, de app voor jou en je leden, automatische facturen en de urenregistratie van je docenten. Daarmee draait een studio met één docent volledig.

Studio Plus is voor de studio die groeit: tot drie docenten, zalen en locaties, de terugkommail en een vriendenactie, cadeaubonnen, plekken voor ClassPass en Urban Sports Club, privélessen en de gezondheidsverklaring. Studio Max is voor een studio met een team: onbeperkt docenten, de sms voor de les, e-mailcampagnes, een eigen plek per lid op een plattegrond, cursussen, rapporten, zakelijke abonnementen en contracten.

Facturen en je boekhouding

Na elke betaling maakt Avana vanzelf een factuur met de juiste btw, met een eigen nummering per studio en een creditnota als je iets terugbetaalt. Je omzet, je leden en je aankopen zet je met één knop klaar als bestand voor Excel of je boekhouder. Wie in de studio contant of met pin betaalt, zet je met één tik op betaald, en dan telt het gewoon mee.

Overstappen van Eversports of Momoyoga

Je leden en hun tegoed gaan mee. Je exporteert ze als CSV of Excel, Avana herkent de kolommen, en elk lid krijgt een kaart met de lessen die er nog op staan. Wij helpen je gratis. Lees hoe het gaat bij overstappen van Eversports of overstappen van Momoyoga.

Leden die blijven, en leden die terugkomen

Een studio draait op mensen die blijven komen. Avana helpt daar in elk pakket al bij: een herinnering voor elke les, een seintje als een kaart bijna op is en een bericht na de proefles, in je eigen woorden. In Studio Plus komt daar een welkom na de eerste les bij, een uitnodiging voor wie een paar weken wegblijft en een vriendenactie waarmee je leden iemand meenemen.

Met Studio Max maak je je eigen regels, bijvoorbeeld een bedankje na de tiende les of een bericht als een abonnement bijna afloopt, per mail, sms of in de app. In de rapporten zie je over het hele jaar hoeveel leden bleven, wat een lid gemiddeld oplevert en op welke uren je lessen het volst zitten. Zo weet je waar je op moet sturen.