Zelf een herinnering sturen naar je klant
Open de afspraak, tik op de drie puntjes en kies Herinnering sturen. De klant krijgt dezelfde mail als de automatische herinnering. Dat kan één keer per afspraak, alleen voor een afspraak die nog moet komen en alleen als er een e-mailadres bij de klant staat.
De automatische herinnering
Een klant met een e-mailadres krijgt vanzelf een herinnering per mail, standaard vier uur voor de afspraak. Het moment kies je zelf bij Instellingen›Meldingen. Daar hoef je niets voor te doen. Soms wil je een klant eerder een seintje geven, bijvoorbeeld bij een afspraak vroeg in de ochtend of een klant die het weleens vergeet. Daarvoor is de knop Herinnering sturen.
Zo stuur je een herinnering
- Klik of tik in je agenda op de afspraak.
- Tik bovenaan op de drie puntjes.
- Kies Herinnering sturen.
De klant krijgt de herinnering meteen per mail. Daarna staat in het menu Herinnering verstuurd, grijs, zodat je ziet dat hij al weg is. Op de klantkaart staat de knop ook, bij de afspraken die nog moeten komen.
Wat de klant krijgt
Dezelfde mail als de automatische herinnering: de dag en de tijd, het adres van je salon en een knop om de afspraak te bekijken. Heeft de klant nog iets te betalen, dan staat dat er ook in.
Heb je zelf een herinnering gestuurd, dan gaat de automatische herinnering niet meer. De klant krijgt dus nooit twee keer hetzelfde bericht.
Wanneer de knop er staat
Je ziet Herinnering sturen alleen als het ook zin heeft:
- de afspraak is vandaag of later (is hij al begonnen, dan meldt Avana dat het niet meer kan);
- er staat een e-mailadres bij de klant;
- de afspraak is niet afgezegd, afgerond of als no-show gemarkeerd;
- de afspraak staat niet alleen in je administratie.
Je kunt per afspraak één keer zelf een herinnering sturen. Zo krijgt een klant er nooit vijf omdat iemand een paar keer tikte.
Herinnering of bevestiging opnieuw sturen?
In hetzelfde menu staat ook Bevestiging opnieuw versturen. Een bevestiging zegt dat de afspraak staat. Een herinnering zegt dat hij eraan komt. Is de eerste mail niet aangekomen, stuur dan de bevestiging opnieuw. Wil je de klant eraan helpen denken, stuur dan de herinnering.
Vergeten klanten vaak hun afspraak? Een sms valt meer op dan een mail. Zie sms-herinneringen.
Veelgestelde vragen
Ik zie de knop Herinnering sturen niet.
Dan mist er een e-mailadres bij de afspraak, is de afspraak voorbij, afgezegd of afgerond, staat hij alleen in je administratie, of is het nog een aanvraag die je niet hebt geaccepteerd. Stuurde je al een herinnering, dan staat er Herinnering verstuurd.
Krijgt de klant ook een sms?
Nee, deze herinnering gaat per mail. Sms-herinneringen gaan vanzelf, als je sms-tegoed hebt. Zie sms-herinneringen.
Kan ik de herinnering nog een keer sturen?
Nee, zelf sturen kan één keer per afspraak. Komt de mail niet aan, kijk dan bij klant krijgt geen mail.
Kan ik het tijdstip van de automatische herinnering veranderen?
Ja. Kies bij Instellingen›Meldingen, onder Mail aan je klant, 4 uur, 1 dag, 2 dagen of 3 dagen van tevoren. Dat geldt voor al je afspraken. Onder elke keuze staat wat je klant dan krijgt, ook als je sms-herinneringen gebruikt. Wil je één klant eerder een seintje geven, stuur de herinnering dan zelf met deze knop.