Behandelkamers vastleggen en aan een afspraak koppelen

Voor wie

Behandelkamers zit in Business Max. In een ander pakket staat het niet in je instellingen. Heb je je gegevens overgezet uit je oude programma en stonden daar kamers in je afspraken, dan staan die kamers er ook, en heb je Behandelkamers ook in een ander pakket.

Een kamer toevoegen

1. Ga naar Instellingen›Behandelkamers.
2. Heb je meer vestigingen, dan staan de kamers per vestiging onder elkaar. Zoek de goede vestiging.
3. Tik op + Kamer toevoegen.
4. Typ een naam, bijvoorbeeld Behandelkamer 1 of Pedicureruimte.
5. Tik op Opslaan, of druk op Enter.

Twee kamers met dezelfde naam in één vestiging kan niet; dan zegt Avana dat de naam al in gebruik is. Staat er Stel eerst een locatie in, vul dan eerst je adres in bij Locaties.

Een afspraak aan een kamer koppelen

1. Maak een afspraak in de agenda, of open er een en pas hem aan.
2. Naast de medewerker staat Kamer. Kies de kamer, of Geen kamer.
3. Sla de afspraak op.

Je kiest alleen uit de kamers van de vestiging van de afspraak. Zet je de afspraak op een andere vestiging, dan valt de kamer weg en kies je opnieuw.

Waar je de kamer terugziet

• In de agenda, bij de naam van de klant op de afspraak.
• In de afspraak zelf, bij Behandelkamer.
• In de bevestiging die je klant per mail krijgt, als je de kamer koppelde voordat die mail uitging.

Een dienst die een kamer nodig heeft

Kan een behandeling alleen in een bepaalde kamer, bijvoorbeeld omdat daar de behandelstoel of het apparaat staat? Zet dat bij de dienst.

1. Ga naar Diensten en open de dienst.
2. Tik onder Extra bij Planning op Wijzigen. Op je telefoon staat dat op het tabblad Extra.
3. Zet Heeft een kamer nodig aan. Alle kamers staan dan aan.
4. Onder Welke kamers tik je de kamers uit waarin deze behandeling niet kan.
5. Tik op Wijzigingen opslaan.

Haal je de laatste kamer weg, dan gaat Heeft een kamer nodig vanzelf uit. Heb je nog geen kamers, dan staat er dat je eerst kamers toevoegt bij Behandelkamers. Heb je meer vestigingen, dan zie je de kamers van de vestigingen waar de dienst geboekt kan worden, met de naam van de vestiging erachter.

Online boeken

Klanten die online boeken kiezen een behandeling en een tijd, geen kamer. Heeft de dienst geen kamer nodig, dan zet jij de kamer bij de afspraak in je agenda, zoals hierboven.

Heeft de dienst wel een kamer nodig, dan ziet je klant alleen tijden waarop een van de gekozen kamers vrij is. Bij het boeken zet Avana een vrije kamer op de afspraak. Boeken twee klanten op hetzelfde moment, dan krijgen die twee nooit dezelfde kamer: wie als tweede komt en geen kamer meer heeft, kiest een andere tijd. Boekt je klant meer behandelingen in één keer, dan blijft hij zo mogelijk in dezelfde kamer.

Verzet je klant de afspraak zelf, dan krijgt hij alleen tijden te zien waarop er een kamer vrij is. Is zijn kamer op het nieuwe tijdstip bezet, dan krijgt hij een andere vrije kamer. Zegt hij af, dan is de kamer meteen weer vrij.

In je agenda

Maak je zelf een afspraak voor een dienst die een kamer nodig heeft, dan staat bij Kamer al een vrije kamer ingevuld. Je kunt een andere kiezen. Is er op dat moment geen kamer vrij, dan staat onder de kamer dat er geen behandelkamer vrij is. Je kunt de afspraak dan toch inplannen, zonder kamer. Dat bepaal je zelf.

Verzet je een afspraak in de agenda en is de kamer op het nieuwe tijdstip bezet, dan zet Avana een andere vrije kamer op de afspraak. Is er geen andere vrij, dan zegt Avana dat er op dat tijdstip al een afspraak staat. Stond de afspraak nog zonder kamer en is er geen vrij, dan verzet Avana hem toch en zie je een melding dat er geen kamer vrij was.

Twee afspraken in dezelfde kamer

Staat Meerdere klanten tegelijk uit, dan plant Avana in één vestiging geen twee afspraken op hetzelfde moment in, dus ook niet in dezelfde kamer. Staat hij aan, dan botsen twee afspraken in dezelfde kamer ook als die bij verschillende medewerkers staan. Kies je een tijd waarop er al iets staat, dan zegt het venster bijvoorbeeld Om 14:00 staat er al een afspraak, en zie je de eerstvolgende vrije tijden. Zie twee klanten tegelijk bij je team.

Veelgestelde vragen