Een dubbele boeking in je agenda
Avana boekt nooit twee afspraken op dezelfde plek tegelijk, online niet en in je agenda ook niet. Die plek is je salon, of per medewerker als Meerdere klanten tegelijk aanstaat. Staat een klant twee keer in je agenda, dan zijn het twee losse boekingen. Haal de extra afspraak weg: tik op de drie puntjes in de afspraak en kies Afspraak verwijderen. Is er online betaald, kies dan Afspraak afzeggen.
Hoe Avana dubbel boeken tegenhoudt
- Online: een tijd die bezet is, ziet je klant niet. Boeken twee mensen tegelijk dezelfde tijd, dan krijgt alleen de eerste die tijd. De tweede moet een andere tijd kiezen.
- In je agenda: zet je zelf een afspraak op een tijd die al bezet is, dan zegt Avana bijvoorbeeld Om 10:00 staat er al een afspraak. Je ziet wie er staat en een paar tijden die wel kunnen.
Wat bezet is, hangt af van Meerdere klanten tegelijk bij Instellingen›Boekingsregels. Staat die uit, en zo staat hij als je niets instelt, dan is er per locatie één klant tegelijk, ook als je met een team werkt. Staat hij aan, dan heeft elke medewerker een eigen klant op hetzelfde uur. Dan botsen alleen afspraken bij dezelfde medewerker, afspraken in dezelfde behandelkamer en afspraken zonder medewerker. De schakelaar zie je als er minstens twee mensen in je team actief zijn. Zie twee klanten tegelijk bij je team.
Een afspraak die precies eindigt als de volgende begint, botst niet. Die passen achter elkaar.
Wat het dan wel kan zijn
- Dezelfde klant heeft twee keer geboekt, op twee tijden, of één keer online en één keer via jou. Dat zijn twee echte afspraken. Zoek de klant op bij Klanten: op de klantkaart zie je allebei de afspraken.
- Twee medewerkers op hetzelfde moment. Staat Meerdere klanten tegelijk aan, dan kunnen twee klanten tegelijk bij twee verschillende mensen staan. Dat is geen dubbele boeking. Op een computer zie je met de weergave Vandaag elke medewerker in een eigen kolom. Zie de agenda per medewerker.
- Een afgezegde afspraak. Die blijft in het rood staan, en op dezelfde tijd kan al een nieuwe afspraak zijn geboekt. De tijd is dan gewoon vrij gekomen.
De extra afspraak weghalen
- Open in je agenda de afspraak die weg moet.
- Tik bovenaan op de drie puntjes.
- Is er niets online betaald, kies dan Afspraak verwijderen en bevestig met Verwijderen. De klant krijgt geen mail en de tijd komt weer vrij.
- Is er wel online betaald, kies dan Afspraak afzeggen. Kies bij Wie zegt af? De salon, zodat het bedrag teruggaat, en kies bij Reden Foutieve of dubbele boeking. Bevestig met Afzeggen.
Bij afzeggen krijgt je klant wel een mail dat de afspraak niet doorgaat. Laat je klant daarom even weten welke afspraak blijft staan. Meer over het verschil lees je in een afspraak verplaatsen, afzeggen of verwijderen.
Wil je dat online boekingen niet vanzelf vaststaan, zodat je elke boeking eerst ziet? Laat online boekingen dan als aanvraag binnenkomen, zie boekingen eerst zelf accepteren.
Veelgestelde vragen
Kan ik toch twee afspraken tegelijk bij mezelf inplannen?
Niet over een andere afspraak heen. Wel over een blokkade of buiten je openingstijden: dan vraagt Avana of je toch wilt inplannen.
Ik werk met een team en krijg geen twee klanten tegelijk geboekt.
Zet Meerdere klanten tegelijk aan bij Instellingen›Boekingsregels. Staat die uit, dan is er per locatie één klant tegelijk. Zie twee klanten tegelijk bij je team.
Moet ik bij een dubbele boeking afzeggen of verwijderen?
Verwijderen als er niets betaald is en de afspraak er per ongeluk in kwam: dan krijgt de klant geen mail. Afzeggen als er online betaald is, zodat het geld terug kan. Zie terugbetalen.
Mijn Google Agenda en Avana lijken dubbel te boeken.
Heb je Google Agenda gekoppeld, dan kunnen klanten online niet boeken op een moment dat je in Google bezet bent. Zelf inplannen over zo'n moment kan wel. Zie Google Agenda koppelen.