Je afspraken in Google Agenda zetten
Ga naar Instellingen > Integraties > Google Agenda en tik op Doorgaan met Google. In je Google Agenda komt dan een eigen agenda Avana met al je afspraken, die zich binnen een minuut bijwerkt. Staat Bezet in Google is dicht in Avana aan, dan kan niemand online boeken als je privé iets in je hoofdagenda in Google hebt staan.
Wat de koppeling doet
Met de koppeling zie je je werk en je privé-agenda op één plek. De koppeling doet twee dingen:
- Je afspraken in Google. In je Google Agenda komt een eigen agenda Avana, naast je eigen afspraken. Een nieuwe, verzette of afgezegde afspraak staat binnen een minuut goed in Google.
- Privé bezet, dicht voor klanten. Staat er iets in je eigen Google Agenda, dan kunnen klanten op dat moment niet online boeken.
Zo koppel je Google Agenda
- Ga naar Instellingen›Integraties en kies Google Agenda.
- Tik op Doorgaan met Google.
- Kies je Google-account en log in bij Google zelf. Avana krijgt je wachtwoord nooit te zien.
- Google vraagt of Avana een agenda mag maken en mag zien wanneer je bezet bent. Laat beide vinkjes aan en tik op Toestaan.
- Je komt terug in Avana met de melding Google Agenda is gekoppeld. Je afspraken staan er binnen een minuut in.
Werk je in de Avana-app, dan opent Google in je browser. Rond het koppelen daar af en ga daarna terug naar de app. Het scherm werkt zichzelf dan bij.
Wat Google van je klanten ziet
Per afspraak zet Avana de naam van je klant, de dienst, het teamlid en het telefoonnummer in Google, met een link die de afspraak in Avana opent. E-mailadressen en notities gaan niet mee. Je klanten krijgen van Google nooit een uitnodiging.
Een online boeking met twee diensten is in Google één afspraak, net als in je Avana-agenda. Afgezegde afspraken haalt Avana uit Google.
Bezet in Google is dicht in Avana
Onder Je eigen agenda staat de schakelaar Bezet in Google is dicht in Avana. Die staat aan als je bij het koppelen toestemming gaf. Heb je dan privé iets in je Google Agenda staan, bijvoorbeeld het ophalen van de kinderen, dan kan een klant op dat moment niet online boeken. Dat geldt op je boekingspagina, in de widget op je eigen website en bij verzetten door je klant.
- Avana kijkt naar je hoofdagenda in Google (de agenda met je eigen naam) en naar wat je zelf in de agenda Avana zet. Zet je iets in een andere agenda, zoals een gedeelde werkagenda of een agenda voor het gezin, dan telt het niet.
- Avana ziet alleen dát je bezet bent. Wat er staat en met wie, ziet Avana nooit.
- Een afspraak die je in Google op beschikbaar zet, telt niet mee. Een afspraak voor de hele dag staat in Google meestal vanzelf op beschikbaar. Wil je die dag dicht, zet hem in Google dan op bezet.
- Het telt alleen binnen je openingstijden, per kwartier.
- Een nieuwe afspraak in Google telt binnen twee minuten mee.
- Werk je alleen, dan gaat je hele salon op dat moment dicht. Werk je met een team, dan gaat alleen jouw agenda dicht en blijven je collega's gewoon te boeken.
In je agenda in Avana zie je die tijden als grijs blok Bezet in Google Agenda. Aanpassen doe je in Google. Bij een nieuwe afspraak stelt Avana die tijden niet voor. Zelf inplannen kan wel: je ziet dan dat je in je Google Agenda bezet bent, en je kiest zelf.
Welke afspraken erin komen
Werk je met een team, dan kies je bij Afspraken van wiens afspraken er in Google komen: Iedereen, of alleen die van jou of van één collega. Wat er niet meer bij hoort, haalt Avana uit Google.
Wijzigen doe je in Avana
Avana houdt de agenda Avana in Google bij. Verander je in Google iets aan een afspraak uit Avana, dan zet Avana het terug. Verplaatsen en afzeggen doe je dus altijd in Avana, dan krijgt je klant ook bericht. Zie een afspraak verplaatsen of afzeggen.
Heb je de agenda Avana in Google verwijderd, dan komen er geen nieuwe afspraken meer in. Tik in Avana op Zet de agenda terug, dan maakt Avana hem opnieuw aan.
Ontkoppelen
Tik onderaan op Ontkoppelen en bevestig. De agenda Avana verdwijnt uit je Google Agenda en Avana kan er niet meer bij. Je afspraken in Avana blijven gewoon staan.
Andere koppelingen
Bij Instellingen›Integraties staan alleen koppelingen met je eigen agenda: Google Agenda en de iPhone- en Outlook-agenda. Een koppeling met een ander boekingsplatform, zoals Treatwell, is er niet. Boekingen die je daar krijgt, komen dus niet als afspraak in Avana. Zet je zo'n afspraak zelf in je hoofdagenda in Google, dan gaat die tijd wel dicht voor online boeken, als Bezet in Google is dicht in Avana aan staat.
Zie je de agenda Avana niet op je telefoon? Open Google Agenda, tik op het menu en zet Avana aan.
Veelgestelde vragen
Ik zie Google Agenda niet bij Integraties.
Dan is de koppeling voor jouw account nog niet beschikbaar. Gebruik in de tussentijd de agenda-link, zie je afspraken in je iPhone- of Outlook-agenda.
Kan een medewerker Google Agenda koppelen?
Nee, alleen de eigenaar van de salon kan de koppeling aanzetten. Met Afspraken van kies je wel wiens afspraken erin komen.
De koppeling staat op Verbroken. Wat nu?
Dat gebeurt als je de toestemming bij Google introk of je wachtwoord daar veranderde. Open Google Agenda in Avana en tik opnieuw op Doorgaan met Google. Meer oplossingen staan bij Google Agenda werkt niet.
Ik heb iets in Google Agenda gezet, maar de tijd is nog vrij.
Kijk of Bezet in Google is dicht in Avana aan staat. Zie je daar dat je die toestemming niet gaf, koppel dan opnieuw en laat beide vinkjes aan. Controleer daarna in Google dat de afspraak in je hoofdagenda of in de agenda Avana staat en op bezet, en dat je in Google met hetzelfde account werkt als waarmee je koppelde. Welk account dat is, zie je in Avana bij Google Agenda. Het telt alleen binnen je openingstijden, en het kan twee minuten duren. Werk je met een team, dan is alleen jouw agenda dicht.
Een afspraak staat niet in Google.
Wacht een minuut: zo lang duurt het bijwerken. Staat hij er daarna nog niet, tik dan op Nu bijwerken.