Deelnemers en betalingen van een evenement
Tik op Lessen, op het tabblad Evenementen en dan op het evenement. Je ziet elke deelnemer met wat er binnen is en de stand, zoals Aanbetaling binnen of Rest te laat. Onder de drie puntjes naast een naam zet je een overboeking op betaald of haal je iemand eraf. Met Exporteren gaat de lijst met alle antwoorden naar Excel.
De lijst met deelnemers
Tik in Lessen op het tabblad Evenementen op het evenement, of kies onder de drie puntjes Deelnemers. Bovenaan staan de data, de plaats en hoeveel plekken er bezet zijn. Daaronder staat elke deelnemer met hoeveel van de prijs er binnen is, tot wanneer de rest betaald moet zijn en de stand.
- Betaling loopt: het lid is aan het betalen. De plek ligt even vast.
- Aanbetaling binnen: de aanbetaling is betaald, de rest nog niet.
- Rest in termijnen: de rest wordt in termijnen betaald. Je ziet hoeveel termijnen al betaald zijn.
- Helemaal betaald: alles is binnen.
- Rest te laat: de datum voor de rest is voorbij en de rest is niet binnen.
Kies onder de drie puntjes Antwoorden bekijken, dan zie je het telefoonnummer en de antwoorden op je vragen.
Een overboeking op betaald zetten
- Tik naast de naam op de drie puntjes en kies Zet op betaald.
- Vul bij Bedrag in wat er binnenkwam. Laat je het leeg, dan staat alles wat nog open was op betaald.
- Tik op Zet op betaald.
Betaalt het lid de rest in termijnen, dan zet je het hier niet op betaald. Dat loopt via de termijnen.
Als de rest te laat is
- Is de rest op de datum niet binnen, dan staat de deelnemer op Rest te laat en zie je bovenaan een rode regel met hoeveel deelnemers het zijn.
- Je krijgt een mail met wie de rest niet op tijd betaalde, als je meldingen voor nieuwe boekingen aan hebt.
- Wie online betaalt, krijgt de dag na de datum een vriendelijke mail met een betaallink, en zeven dagen later nog één. Wie per overboeking betaalt of in termijnen, krijgt die mail niet.
- Daarna gebeurt er niets meer vanzelf. Niemand gaat eraf en er gaat geen geld terug. Jij zet een overboeking op betaald, of haalt iemand eraf.
De wachtlijst
Onder de deelnemers staat de Wachtlijst. Komt er een plek vrij, dan krijgt de eerste die wacht een mail, en staat er Gemaild: er is een plek vrij. Wie zich het eerst aanmeldt, heeft de plek.
Exporteren naar Excel
Tik op Exporteren. Je krijgt een bestand met per deelnemer de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, de stand, de prijs, wat er betaald is, wat nog openstaat, de datum voor de rest en een kolom per vraag. Handig voor de kamerindeling of de keuken.
Iemand eraf halen of afzeggen
Kies naast de naam Eraf halen. De plek komt vrij, de wachtlijst krijgt een mail en het lid krijgt bericht. Termijnen en een betaling die nog openstond, stoppen. Een lid kan zich ook zelf afmelden in het eigen account. Wie eraf is of zich afmeldde, staat onder Afgemeld of eraf, met wat er betaald is.
Gaat het hele evenement niet door, kies dan onder de drie puntjes bij het evenement Evenement annuleren. Iedereen krijgt een mail dat het niet doorgaat.
Geld teruggeven
Avana betaalt nooit vanzelf terug, ook niet bij afmelden of annuleren. Geld teruggeven doe je zelf in je Stripe-dashboard, volgens je eigen voorwaarden. Daarna telt dat bedrag bij de deelnemer vanzelf niet meer als betaald. Lees een storno of terugbetaling.
Staat er bij iemand twee keer betaald, dan kwam er meer binnen dan de prijs, bijvoorbeeld een online betaling na een overboeking. Dat bedrag geef je zelf terug in je Stripe-dashboard.
Veelgestelde vragen
Waar zie ik de betalingen van een evenement?
Op Betalingen staat elke online betaling met het label Evenement. Lees wie heeft betaald.
Kan ik iemand die te laat is toch laten meegaan?
Ja. Er gebeurt niets vanzelf, dus de deelnemer blijft gewoon op de lijst tot jij iets doet. Betaalt het lid alsnog, met de betaallink of per overboeking, dan staat het weer goed.
Krijgt een lid geld terug als het zich afmeldt?
Niet vanzelf. In de mail staat dat jij dat regelt volgens je voorwaarden. Wil je iets teruggeven, dan doe je dat in je Stripe-dashboard.