Bezoekers van Urban Sports Club en ClassPass in je les zetten

Urban Sports Club en ClassPass zijn nog niet met Avana gekoppeld. Een boeking bij het platform komt dus niet vanzelf in je rooster. Je zet de bezoeker er zelf in, of je laat de bezoeker dat doen. Hieronder staan drie manieren, van een naam typen aan de deur tot een hele lijst in één keer.

In de les: een bezoeker toevoegen

1. Tik in het menu op Rooster en tik op de les.
2. Tik onderaan op Deelnemer toevoegen.
3. Kies bij Hoe komt deze persoon binnen? het platform: USC of ClassPass. Je hoeft die vooraf nergens aan te zetten. Wat je de vorige keer koos, staat al klaar.
4. Vul de Naam in.
5. Vul het E-mailadres in als je het hebt. Dat mag leeg blijven.
6. Tik op Zet in de les, of druk op Enter.

Het venster blijft open, zodat je de volgende bezoeker meteen kunt typen. Onder de velden zie je hoeveel bezoekers je al aan deze les toevoegde. Ben je klaar, ga dan terug naar de les. Daar staat de bezoeker tussen je deelnemers met het label van het platform. Vink de bezoeker aan als die er is, net als een lid.

Wie eerder kwam, tik je aan

Kwam iemand eerder via hetzelfde platform, dan staat de naam onder Was er eerder via Urban Sports Club of ClassPass, met hoe vaak. Tik op Zet erin en de bezoeker staat in de les. Typ je een paar letters, dan blijven alleen de namen over die passen. Stond er bij een eerder bezoek een e-mailadres, dan gaat dat vanzelf mee.

Met een e-mailadres

Vul je een e-mailadres in, dan krijgt de bezoeker een bevestiging met de les, de tijd, het adres en een link om de les in de agenda te zetten. In de mail staat ook dat afzeggen bij het platform gaat. Er staat geen knop om in te loggen, want de bezoeker heeft geen account bij jou.

Het adres blijft bij de bezoeker bewaard. Tik je diezelfde bezoeker een volgende keer aan bij de namen van wie eerder kwam, dan hoef je het niet opnieuw te typen. Heb je het adres pas later, vul de naam dan nog een keer in met het adres erbij. De bezoeker komt er niet dubbel in, het adres wordt aangevuld en de bevestiging gaat alsnog.

Geen naam bij de hand?

Tik op Naam niet bij de hand? Zet een gast in de les. Er komt een deelnemer met de naam Gast bij. De plek telt mee, en je kunt zoveel gasten toevoegen als er plek is. Weet je de naam later wel, tik dan op de gast, kies Reservering annuleren en zet de bezoeker er met naam in.

De bezoeker meldt zich zelf aan

Wil je aan de deur niets typen, laat de bezoeker het dan zelf doen. De bezoeker scant een code van jou, kiest de les en vult een naam in. Een e-mailadres mag erbij, dan krijgt de bezoeker de bevestiging.

1. Ga naar Instellingen›Inchecken met QR.
2. Zet bij Bezoekers melden zich zelf aan de schakelaar op Aan.
3. Tik op Bewaar de code en print hem, of tik op Kopieer link om de link zelf te delen.
4. Hang de code bij de deur, naast de code van het platform.

• Aanmelden kan vanaf een uur voor de les tot een kwartier na de start. Zo bezet een code die rondgaat geen plekken van morgen.
• Alleen zolang er plek is. Is de les vol, dan staat er dat de bezoeker het aan de docent moet vragen.
• In je les staat de bezoeker met het label Zelf aangemeld. Vink de bezoeker aan als die er echt is.
• Scant iemand twee keer, dan komt die er niet dubbel in.

Een hele lijst in één keer: de export

Heb je veel bezoekers, download dan de boekingen bij het platform als CSV en zet je alle boekingen in één keer in je lessen.

1. Ga naar Instellingen›Overstappen.
2. Tik op Boekingen van Urban Sports Club en ClassPass.
3. Kies het platform en het bestand, en kies welke kolom wat is.
4. Tik op Bekijk wat er gebeurt. Je ziet per regel of de bezoeker erbij komt, er al staat, of niet kan.
5. Tik op de knop onderaan, bijvoorbeeld 12 boekingen toevoegen.

Wie je al met de hand bij die les zette, staat in het voorbeeld bij Staat er al en komt er niet nog een keer in. Hetzelfde bestand nog een keer importeren doet ook niets dubbel.

Wat er wel en niet gebeurt

• De bezoeker telt mee in de bezetting van de les en in de plekken voor platforms.
• De bezoeker komt niet in Leden. Het is een lid van het platform, niet van jou.
• Er gaat geen geld en geen tegoed via Avana. Het platform betaalt jou per bezoek.
• Avana stuurt geen herinnering voor de les. Alleen de bevestiging, en alleen als er een e-mailadres is.
• Dezelfde naam via hetzelfde platform komt maar één keer in dezelfde les.
• Bij Inzichten zie je per maand hoeveel bezoekers er kwamen, per platform en per andere plek. Lees hieronder hoe je bijhoudt wat een platform je betaalt.

Bijhouden wat een platform je betaalt

Urban Sports Club en ClassPass betalen jou per bezoek, buiten Avana om. Daarom komt er geen betaling, geen factuur en geen omzet in Avana. Zo telt het nooit dubbel in je boekhouding. Wat je wel kunt: bijhouden wat je ongeveer mag verwachten, en dat naast de afrekening van het platform leggen.

1. Tik in het menu op Inzichten.
2. Zoek het blok Bezoeken via platforms en andere plekken. Het staat er zodra er de laatste maanden iemand via een platform of een andere plek kwam.
3. Vul bij Wat krijg je per bezoek? per platform het bedrag in, bijvoorbeeld 7,50. Dat staat in je contract of op de afrekening van het platform.
4. Tik op Opslaan.

Tik daarna op een maand. Je ziet per platform hoeveel bezoeken er waren en ongeveer wat het platform je betaalt, en onderaan het totaal. Avana rekent met het bedrag keer de bezoeken, zonder wie je als niet gekomen markeerde. Lessen die deze maand nog komen, tellen mee. Bezoekers via Instagram, Facebook of een ander programma staan er ook bij, met het aantal en zonder bedrag.

Het bedrag later aanpassen doe je met Bedrag per bezoek aanpassen onder in het blok. Het bedrag invullen kun je als eigenaar, en als manager.

Kom je van een ander programma?

Werkte je eerder met een programma dat wel met Urban Sports Club of ClassPass gekoppeld was, zoals Eversports? Zodra je daar stopt, komen de boekingen van het platform nergens meer vanzelf binnen. Je ziet die boekingen dan in het partneroverzicht van het platform. Zet de bezoekers in Avana met een van de manieren hierboven.

• Zet je je leden over, laat bezoekers van een platform dan uit je bestand, of sla die regels over. Anders worden het leden in Avana. Lees je leden overzetten.
• Eerdere bezoeken uit je vorige programma gaan niet mee. De namen bij Was er eerder via vullen zich vanzelf zodra je bezoekers in Avana toevoegt.
• Wil je dat Avana de koppeling met je platform aanvraagt? Laat het ons weten. Een studio die al partner is, helpt ons bij de aanvraag.

Via Instagram, Facebook of een ander programma

OneFit hoort sinds 2022 bij Urban Sports Club. Komt iemand met OneFit, kies dan USC.

Boekte iemand via een bericht op Instagram of Facebook, of in een ander programma, kies dan Anders.

1. Tik in de les op Deelnemer toevoegen en kies bij Hoe komt deze persoon binnen? Anders.
2. Kies bij Waar komt deze persoon vandaan? Instagram, Facebook of Ander programma. Bij een ander programma mag je bij Welk programma? de naam invullen, bijvoorbeeld het programma waar je vroeger mee werkte.
3. Vul de Naam in, en het E-mailadres als je het hebt.
4. Tik op Zet in de les.

De bezoeker staat in de les met een label waar die vandaan kwam, zoals Instagram of de naam van het programma. Het werkt verder net als bij een platform: geen lid, geen geld via Avana, en met een e-mailadres een bevestiging. In die mail staat dat de bezoeker het jou laat weten als die toch niet kan. Wie eerder via dezelfde plek kwam, tik je weer aan.

Wil je wel dat het in je ledenlijst komt en dat Avana bijhoudt wat er betaald is, kies dan Eigen lid met In de studio. Gaat het om meer lessen, zoals bij een deal via een bedrijf, geef dan eerst tegoed met Tegoed geven. Lees een lid toevoegen en tegoed geven.

Veelgestelde vragen