Een seizoen met vaste groepen

Een seizoen is een periode met vaste groepen, bijvoorbeeld 2026-2027 met Kleuterdans op woensdag en Streetdance op vrijdag. Een lid, of een ouder voor zijn kind, schrijft zich één keer in voor een groep en staat dan bij elke les van die groep in het rooster.

Stap 1: het seizoen

1. Tik in het menu op Lessen, dan op Toevoegen en kies Seizoen. Het venster Seizoen toevoegen gaat open.
2. Vul bij Het seizoen de Naam in, bijvoorbeeld 2026-2027, en kies de Eerste dag en de Laatste dag.
3. Zet onder Vrije weken je vakanties en feestdagen: kies Van en Tot en met, geef de week eventueel een Naam, zoals Kerstvakantie, en tik op Vrije week toevoegen. Dan is er geen les. Avana laat zien hoeveel lessen een groep op woensdag dan heeft.
4. Schrijf onder Op je pagina eventueel een Beschrijving.
5. Tik op Verder.

Stap 2: inschrijven en betalen

1. Kies onder Inschrijven wanneer inschrijven Opent op en Sluit na. Leeg betekent meteen, en tot de laatste dag.
2. Wil je leden van vorig seizoen eerder laten inschrijven, vul dan Voorrang vanaf en Voorrang tot en met in.
3. Vul onder Prijs de Prijs hele seizoen in. Per groep kun je later een andere prijs kiezen; 0 is gratis.
4. Kies bij Later instappen voor Naar rato, dan betaalt wie later instapt alleen voor de lessen die nog komen, of voor Hele prijs.
5. Kies onder Hoe leden betalen: In één keer, online, In de studio en, als je pakket dat heeft, In termijnen, met bij Hooguit het grootste aantal termijnen.
6. Kies onder Uitschrijven tot wanneer uitschrijven kosteloos is, bij Kosteloos tot en met, en wat er Daarna gebeurt: Het hele seizoen betalen, Betalen tot het einde van de maand of Lessen die nog komen als tegoed.
7. Tik op Seizoen toevoegen.

Het seizoen staat dan op het tabblad Seizoenen, met Nog niet open. Het staat nog niet op je pagina.

Groepen toevoegen

1. Tik op het tabblad Seizoenen bij het seizoen op Groep toevoegen.
2. Kies bij De groep een Les als basis. Kleur en icoon komen van die les. Geef de groep een naam, bijvoorbeeld Kleuterdans.
3. Kies onder Wanneer de Dag, Begint om en de Duur.
4. Vul onder Voor wie het aantal Plekken in en eventueel de leeftijd, Vanaf en Tot en met in jaren. Een groep tot 17 jaar is voor kinderen: dan schrijft een ouder het kind in.
5. Vul onder Prijs en docent eventueel een eigen prijs in en kies de Docent. Zet Een proefles in deze groep mag aan als iemand één les los mag proberen.
6. Tik op Groep toevoegen. De lessen van de groep staan meteen in je rooster.

Zijn de groepen klaar, tik dan bij het seizoen op de drie puntjes en kies Zet open voor inschrijven. Het seizoen staat dan op Open voor inschrijven.

Wat je leden zien

Op je studiopagina komt het tabblad Inschrijven, met de groepen van de open seizoenen. Leden filteren op dag en leeftijd en zien per groep de prijs en hoeveel plekken er nog zijn. Een lid logt in met het e-mailadres, kiest voor wie het is (zichzelf of een kind) en hoe het betaalt. Vraag je een gezondheidsverklaring of huisregels, dan komen die erna. Het lid krijgt een bevestiging per mail en ziet de groep in het eigen account.

Een volle groep en de wachtlijst

Is een groep vol, dan zet een lid zich op de wachtlijst. Komt er een plek vrij, dan krijgt de eerste die wacht een mail. Wie zich het eerst inschrijft, heeft de plek. Neemt die de plek niet binnen 48 uur, dan is de volgende aan de beurt. Tik op het tabblad Seizoenen op een groep: onder Wachtlijst zie je wie wacht, en onder de drie puntjes haal je iemand van de wachtlijst.

Wie er in een groep staat

Tik op een groep. Onder In de groep staat iedereen die ingeschreven is, met nog niet betaald als dat zo is. Met Lid toevoegen of Kind toevoegen zet je zelf iemand in de groep: die betaalt in de studio en krijgt een mail met de groep. Uitschrijven of naar een andere groep zetten doe je op de pagina van het lid, bij Lessen. Een lid kan zich ook zelf uitschrijven in het eigen account.

Wijzigen, een vrije week en stoppen

• Seizoen wijzigen: onder de drie puntjes bij het seizoen. Staan er al groepen, dan liggen de eerste en laatste dag vast.
• Vrije week toevoegen: ook onder de drie puntjes. De lessen van alle groepen in die periode gaan niet door en iedereen krijgt een mail. Je kiest of leden die online of in termijnen betaalden die lessen als tegoed krijgen.
• Groep wijzigen: tik op de groep en dan op Groep wijzigen. Staan er al leden in, dan liggen dag, tijd en duur vast.
• Groep annuleren: tik op de groep en dan op Groep annuleren. Alle lessen die nog komen gaan uit het rooster, iedereen krijgt een mail en termijnen stoppen meteen. Staat er nog niemand in, dan heet de knop Groep weghalen.
• Seizoen weghalen: kan zolang het seizoen nog niet open is en niemand ingeschreven staat.

Het volgende seizoen

Kies bij het seizoen onder de drie puntjes Volgend seizoen klaarzetten. Alle groepen komen erin, op de nieuwe data. Kies daarna bij het nieuwe seizoen Zet huidige leden door: iedereen die nu in een groep staat, krijgt een plek in de groep die erop volgt en een mail om die plek te bevestigen en te betalen. De plek blijft vrij tot en met de laatste dag van de voorrang. Bevestigt iemand niet op tijd, dan komt de plek vrij.

Veelgestelde vragen