Een klant heeft nog niet betaald
Staat er Betaalt op locatie of Aanbetaling, dan rekent je klant (de rest) bij jou af: doe dat in de afspraak. Wacht op betaling staat er alleen als je klant een betaallink kreeg en nog niet betaalde. Rondt je klant een online boeking niet af, dan komt die niet in je agenda en is de tijd na een paar minuten weer vrij.
Wat de labels betekenen
- Betaalt op locatie: er is niets vooraf betaald. Je klant rekent bij jou af. Dat is normaal bij afspraken die je zelf zet en als je klant in de salon betaalt.
- Aanbetaling: je klant heeft online een deel betaald. De rest rekent je klant bij jou af.
- Wacht op betaling: je klant kreeg een betaallink en heeft nog niet betaald. Wanneer dat gebeurt, staat hieronder.
- Betaald: alles is binnen, online of bij jou.
Het open bedrag afrekenen
Open de afspraak. Vanaf de starttijd staat onderin een knop met het open bedrag. Tik erop, kies hoe er betaald is en tik op Bevestigen. Eerder afrekenen kan op het tabblad Betaling met Markeer als betaald. Hoe dat precies gaat, lees je bij een afspraak afrekenen in de salon.
Wanneer je klant een betaallink krijgt
Zelf een losse betaallink sturen kan niet. Een afspraak die je zelf in de agenda zet, rekent je klant in de salon af. Je klant krijgt alleen een betaallink bij een behandeling uit een pakket waarvoor je kiest dat je klant online betaalt. De betaalknop staat in de bevestigingsmail.
Betaalt je klant niet via die link, dan blijft de afspraak gewoon staan, met Wacht op betaling. Je rekent het bedrag dan in de salon af.
Accepteer je online boekingen zelf, dan komt er nooit een betaallink. Bij Instellingen›Boekingsregels›Online boekingen bevestigen kies je of je klant meteen online betaalt bij de aanvraag, of de aanvraag zonder te betalen doet en bij de afspraak afrekent.
Als je klant online niet betaalt
Moet je klant bij het boeken vooraf betalen, dan staat de tijd even vast terwijl je klant betaalt. Rondt je klant de betaling niet af, dan vervalt de boeking na een paar minuten vanzelf. Avana sluit dan de betaalpagina en de tijd komt weer vrij voor een ander. Zo'n boeking zie je niet in je agenda: er is nooit een afspraak geweest.
Je klant ziet dat de betaling is afgebroken, dat er niets is afgeschreven en dat de afspraak niet vastligt. Wie het alsnog wil, boekt opnieuw op je boekingspagina. Er gaat geen mail met een betaallink naar je klant.
Als de betaling toch nog binnenkomt
Heel soms komt een betaling pas binnen nadat de boeking al vervallen is, bijvoorbeeld omdat de bank traag bevestigt. Er gaat dan nooit vanzelf geld terug. Wat er gebeurt, hangt af van de tijd:
- De tijd is nog vrij: de afspraak gaat alsnog door en staat gewoon in je agenda. Je klant krijgt de gewone bevestiging.
- De tijd is intussen bezet, of de dag is al voorbij: de afspraak staat als Geannuleerd in je agenda, met bovenin Betaald na het vervallen. Je krijgt daar een mail over, en je klant krijgt een mail dat de betaling binnen is en dat jij contact opneemt. Op Betalingen staat bij die betaling Tijd al bezet: verzet of betaal terug.
Betaald na het vervallen oplossen
- Open de afspraak in je agenda en neem contact op met je klant.
- Kiest je klant een ander moment, tik dan op het tabblad Overzicht onderin op Verplaatsen en kies de nieuwe tijd. De afspraak staat daarna weer bevestigd, met de betaling erbij.
- Wil je klant geen nieuwe afspraak, ga dan naar het tabblad Betaling, tik op Terugbetalen en daarna op Volledig terugbetalen. De servicekosten gaan niet mee terug.
Belt een klant dat betalen niet lukte? Zet de afspraak dan zelf in je agenda met een afspraak maken en laat je klant in de salon afrekenen. Zo ben je de klant niet kwijt.
Veelgestelde vragen
Hoe lang blijft een tijd vastgehouden tijdens het betalen?
Een paar minuten. Is de betaling dan niet rond, dan vervalt de boeking en kan iemand anders die tijd weer kiezen.
Krijg ik een melding als een klant niet betaalt?
Nee. Zolang er niet betaald is, is er geen afspraak. Je krijgt pas een melding bij een boeking die rond is, of een mail als een betaling binnenkomt voor een tijd die al bezet is.
Kan ik Wacht op betaling zelf op betaald zetten?
Ja, als je klant bij jou betaald heeft. Open de afspraak, ga naar Betaling, tik op Markeer als betaald, kies hoe er betaald is en tik op Bevestigen.
Een klant zegt betaald te hebben, maar ik zie niets.
Open Betalingen en zoek op naam of bedrag bij Wie heeft betaald. Kijk ook in je agenda op de dag van de afspraak: een betaling die na het vervallen binnenkwam, staat daar bij een geannuleerde afspraak. Staat het nergens, vraag je klant dan om het bewijs van de bank en neem contact met ons op via Instellingen›Contact opnemen. Hoe de lijst op Betalingen werkt, lees je bij een betaling staat niet op Betalingen.