Een medewerker toevoegen
Ga naar Instellingen›Team, tik op Toevoegen, vul naam en e-mailadres in en tik op Medewerker toevoegen. Je collega krijgt een uitnodiging per mail, kiest daarmee zelf een wachtwoord en logt in. Past er niemand meer bij in je pakket, dan koop je een extra medewerker bij voor € 5,99 per maand.
Zo voeg je een medewerker toe
- Ga naar Instellingen›Team.
- Tik op Toevoegen.
- Vul de naam en het e-mailadres in. Naar dat adres gaat de uitnodiging; een wachtwoord vul je niet in.
- Vul eventueel de rol in die klanten op je salonpagina zien, en een telefoonnummer.
- Kies of deze persoon een mail krijgt bij een nieuwe afspraak. Later zet je dat aan of uit op het scherm van die persoon, onder Toegang bij Meldingen.
- Tik op Medewerker toevoegen.
Je collega krijgt een mail met een link die zeven dagen werkt, kiest daarmee zelf een wachtwoord en logt in op de inlogpagina of in de app, bij Ik werk bij een salon. Na het toevoegen zie je meteen of de mail is aangekomen. In de teamlijst zie je per persoon Kan inloggen, Uitnodiging verstuurd, Mail kwam niet aan, Nog geen account of Zonder login.
Rooster en diensten per medewerker
Tik op iemand in de teamlijst. Het scherm van die persoon heeft vier tabbladen: Profiel, Werk, Gegevens en Toegang. Onder Werk regel je wat iemand doet en wanneer:
- Welke diensten: standaard staat Alle diensten aan, ook voor diensten die je later toevoegt. Zet je dat uit, dan vink je aan wat deze persoon doet. Klanten kunnen iemand alleen kiezen bij de diensten die aanstaan.
- Werkdagen: standaard Zelfde als de salon, dus je openingstijden. Zet je dat uit, dan geef je per dag eigen tijden op. Een pauze is het gat tussen twee tijdblokken.
- Afwezig: vakantie, een cursusdag of een losse vrije middag. Die tijden gaan dicht in de agenda en offline op je boekingspagina.
- Hoe vol de dag mag worden: een maximum aantal afspraken per dag, als je dat wilt. Zie een maximum aantal afspraken per dag.
- Heb je meer vestigingen, dan kies je ook waar deze persoon werkt.
Werken er meer mensen, dan kan je klant op je boekingspagina kiezen bij wie die komt. In je boekknop op je eigen website zet je die keuze aan of uit bij Instellingen›Boekingswidget, met Medewerker laten kiezen.
Wat een teamlid mag zien
Onder Toegang kies je of iemand kan inloggen: Geen inlog (staat alleen in de agenda en logt zelf niet in) of Medewerker. Daaronder zet je per persoon aan wat die verder mag zien. Alles zien en alles doen blijft bij jou als eigenaar. Wat een medewerker met een inlog ziet:
- In de agenda alleen de eigen afspraken. Jij als eigenaar ziet alle agenda's.
- Je Diensten, met prijs en duur. Wijzigen of toevoegen kan een medewerker niet.
- Instellingen komen niet in beeld. Die zijn alleen voor jou.
- Omzet en facturen: het overzicht van Facturen, de Betalingen en het btw-overzicht alleen als je die schakelaar aanzet. Afrekenen en een factuur maken bij een afspraak kan elke medewerker.
- Inzichten, Marketing en de Shop alleen als je die schakelaar aanzet.
- Bij Alle klanten inzien uit ziet je collega alleen de klanten van de eigen afspraken.
Een medewerker kan de eigen pagina openen om een foto, bio of telefoonnummer bij te werken. Wat iemand mag zien, de beloning en je interne notitie ziet en verandert alleen jij.
Onder Toegang stuur je ook een nieuwe uitnodiging of een resetmail voor het wachtwoord. Gaat iemand weg of met verlof, kies dan Deactiveren. Die persoon verdwijnt van je boekingspagina, maar de afspraken en cijfers blijven kloppen. Verwijderen kan ook als er al afspraken aan hangen; de naam blijft dan op die afspraken staan. Lees een medewerker deactiveren of verwijderen.
Hoeveel medewerkers je pakket heeft
- Business: alleen jijzelf.
- Business Plus: 2 medewerkers, jij meegerekend.
- Business Max: 3 medewerkers, jij meegerekend.
Wil je meer mensen, dan hoef je niet over te stappen. Zit je op het maximum, dan staat er in de teamlijst Extra medewerker toevoegen. Een extra medewerker kost € 5,99 per maand en komt op je bestaande abonnement, naar rato verrekend. Heb je een plek die niemand meer gebruikt, dan zeg je die op met Eén extra plek opzeggen. Bijkopen en opzeggen doe je via de website, niet in de app. Meer over de pakketten lees je in een pakket kiezen of wijzigen.
Twijfel je over de rol op je salonpagina? Laat het veld leeg, dan kiest Avana een woord dat bij je salon past.
Veelgestelde vragen
Moet elke medewerker kunnen inloggen?
Nee. Kies onder Toegang voor Geen inlog. Die persoon staat dan wel in je agenda en op je boekingspagina, maar logt zelf niet in.
Mijn collega heeft de mail met het wachtwoord niet gekregen.
Open de medewerker, ga naar Toegang en stuur een resetmail of een nieuwe uitnodiging. Hoe dat gaat, lees je in een medewerker laten inloggen.
Kan een medewerker de agenda van collega's zien?
Nee. Een teamlid dat inlogt ziet in de agenda alleen de eigen afspraken. Alleen jij als eigenaar ziet alle agenda's naast elkaar.
Kan een medewerker mijn omzet zien?
Alleen als je dat aanzet. Open de medewerker, ga naar Toegang en zet Omzet en facturen aan. Staat het uit, dan ziet je collega geen facturenoverzicht, geen betalingen en geen btw-overzicht. Afrekenen bij een eigen afspraak kan wel.
Waarom kan een klant een medewerker niet kiezen?
Kijk bij die persoon onder Werk of de dienst aanstaat en of er op die dag werktijden staan. Loopt het nog niet, lees dan klant kan niet boeken.
Kunnen twee aparte bedrijven samen in één agenda werken?
Ja, maar dan werk je in Avana als één salon. Je voegt de ander toe als medewerker, met een eigen agenda, eigen werktijden en eigen diensten, en je klant kiest bij het boeken bij wie die komt. Wat je dan deelt: online betalingen komen op één rekeningnummer binnen, en op de facturen staan één bedrijfsnaam en één btw-nummer. Wil ieder zijn eigen geld en eigen facturen, dan heeft ieder een eigen Avana-account nodig.