Een klant heeft geboekt, maar je ziet het niet in je agenda
Zoek de klant eerst op bij Klanten: op de klantkaart staan alle afspraken. Staat er niets, dan is de boeking meestal niet afgerond, bijvoorbeeld omdat de betaling niet lukte. Staat hij er wel, kijk dan of je in de agenda de goede dag en locatie bekijkt. Een medewerker met een eigen login ziet alleen de eigen afspraken.
Zoek eerst de klant op
- Open Klanten.
- Typ in het zoekveld de naam, het e-mailadres of het telefoonnummer van de klant.
- Open de klant. Op de klantkaart staan de afspraken die gepland staan en die er eerder waren.
Staat de afspraak op de klantkaart, dan bestaat hij en staat hij ook in je agenda. Ga dan verder bij De afspraak staat er wel, maar je ziet hem niet. Vind je de klant of de afspraak niet, lees dan het stuk hieronder.
De boeking is niet afgerond
- De betaling lukte niet. Vraag je bij het boeken een aanbetaling of vooruitbetaling, dan staat de afspraak pas in je agenda als je klant betaald heeft. Stopt je klant bij het betalen of mislukt de betaling, dan is er geen afspraak en komt de tijd na een paar minuten weer vrij.
- De klant kwam niet tot het einde. Zonder de laatste stap is er niets geboekt. Na een gelukte boeking krijgt je klant een mail van je salon. Heeft je klant die mail niet, dan is er waarschijnlijk niet geboekt.
- Geboekt bij een andere salon. Vraag je klant de bevestigingsmail erbij te pakken. Daar staat de naam van de salon in.
Laat je klant in die gevallen gewoon opnieuw boeken, of zet de afspraak zelf in je agenda, zie een afspraak maken. Lukt boeken je klant steeds niet, loop dan klant kan niet boeken of klant kan niet betalen na.
De afspraak staat er wel, maar je ziet hem niet
- Een andere dag of week. Blader in je agenda naar de datum die op de klantkaart staat.
- Een andere locatie. Heb je meer vestigingen, kijk dan op een computer rechtsboven in de agenda of er Alle locaties staat. Staat er één vestiging, dan zie je de afspraken van de andere niet.
- Je logt in als medewerker. Een medewerker met een eigen login ziet alleen de eigen afspraken. Een afspraak bij een collega zie je dan niet; de eigenaar ziet alles. Zie de agenda per medewerker.
- Het is een aanvraag. Accepteer je online boekingen eerst zelf, dan staat de aanvraag in je agenda en wacht die op jou. Open hem en tik op Accepteren. Zie boekingen eerst zelf accepteren.
- Afgezegd. Een afgezegde afspraak staat in het rood met Geannuleerd. Zie een afgezegde afspraak terugvinden.
Je kijkt in de agenda van je telefoon
Zie je je afspraken via de agenda-link in de agenda van je iPhone, Mac of Outlook, dan duurt het even voor een nieuwe boeking daar staat. Hoe vaak die agenda ververst, bepaalt die app zelf: een iPhone of Mac meestal binnen een uur, Outlook een paar keer per dag. In Avana zelf staat de boeking meteen. Zie de agenda-link voor iPhone en Outlook.
Wil je bij elke boeking direct bericht? Zet de meldingen voor nieuwe boekingen aan, zie meldingen voor jezelf. Dan weet je het meteen als er iets binnenkomt.
Veelgestelde vragen
Mijn klant heeft wel betaald, maar ik zie geen afspraak.
Zoek de klant op bij Klanten en kijk op Betalingen of de betaling er staat. Vind je hem niet, stuur ons dan de naam van de klant en de datum via contact opnemen met Avana.
Ik heb de afspraak per ongeluk verwijderd. Kan die terug?
Een verwijderde afspraak kun je zelf niet terughalen. Zet hem opnieuw in je agenda. Zie een afgezegde of verwijderde afspraak terugvinden.
Ik zie de afspraak op mijn computer wel, maar in de app niet.
Ververs de app: sluit hem helemaal af en open hem opnieuw. Log je in de app in met een ander account, zoals dat van een medewerker, dan zie je alleen de afspraken van dat account.